1 / 52

M ANAJEMEN RAPAT DAN NOTULENSI

M ANAJEMEN RAPAT DAN NOTULENSI. Mempersiapkan pertemuan / rapat Menyelenggarakan pertemuan / rapat Membuat catatan hasil pertemuan / rapat Mendistribusikan hasil pertemuan / rapat. Y ANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT. Rapat:.

reina
Download Presentation

M ANAJEMEN RAPAT DAN NOTULENSI

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. MANAJEMEN RAPAT DAN NOTULENSI Mempersiapkanpertemuan/rapat Menyelenggarakanpertemuan/rapat Membuatcatatanhasilpertemuan/rapat Mendistribusikanhasilpertemuan/rapat

  2. YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT Rapat: • Bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka, diselenggarakan oleh banyak organisasi. • Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. • Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat. • Komunikasi kelompok secara resmi. • Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi. • Pertemuan para anggota organisasi / para pegawai untuk membahas kepentingan organisasi.

  3. MenurutKamusBahasa Indonesia edisi ke-2 terbitanbalaipustaka Rapatadalahpertemuan (kumpulan) untukmembicarakansesuatusidangmajelis

  4. Tujuan Rapat : • Untukmemecahkansuatumasalah. • Untukmenyampaikaninformasi, perintah, pernyataan. • Sebagaialatkoordinasi antara peserta rapat dan perusahaan

  5. Prinsip dasar penyiapan rapat • Why : mengapa rapat perlu diselenggarakan • What : apa masalah yng akan dibicarakan • Who : siapa yang diundang • Where : dimana rapat diselenggarakan • When : kapan rapat diselenggarakan • How : bagaimana rapat akan diselenggarakan

  6. Jenis-jenisRapat BerdasarkanTujuan • RapatPenjelasan • RapatPemecahanMasalah • RapatPerundingan BerdasarkanSifat • Rapat Formal/ Resmi • Rapat Informal/ tidak resmi • Rapat Terbuka • RapatTertutup

  7. Berdasarkan Jangka Waktu • Rapat Mingguan • Rapat Bulanan • Rapat Semester • Rapat Tahunan Berdasarkan Frekuensi • Rapat Rutin • Rapat Insidental

  8. PersiapanRapat • MempersiapkanRuangan • MembuatDaftarAcara dan menentukan waktu • MembuatUndangan • MempersiapkanBahanRapat • MempersiapkanPeralatanRapat • MembuatCatatanRapat • MengirimkanCatatanHasilRapat • MelakukanPekerjaanTindakLanjut

  9. Pelaksanaan Rapat • Suasana Rapat berlangsung terbuka • Peserta Rapat berpartisipasi aktif • Adanya kendali dari ketua rapat • Hindarkan debat kusir • Bahasa harus komunikatif • Hindarkan monopoli ketika berbicara • Adanya keputusan dan kesimpulan rapat • Adanya Notulen • Acara Rapat • Media Rapat • Waktu

  10. Unsur-unsurrapat • TujuanRapat • Masalah yang akandibicarakan • PemimpinRapat • PesertaRapat • Media Rapat • Notulis

  11. Notula adalahCatatansingkattentang jalannyarapatsertahal yang dibicarakandandiputuskandalamrapat Notulis adalahseseorang yang menulisNotula Notulen adalah notula yang telah disahkan dalam sebuah laporan

  12. TeknikMenyusunNotuladan Resume Rapat • Macam-macamnotula - NotulaHarfiah, yaitulaporanataupencatatansecara katademikatadariseluruhpembicaraandalamrapat tanpamenghilangkanataumenambahkankata lain. - NotulaRangkuman, yaitulaporanringkastentang pembicaraandalamrapat

  13. FungsiNotula • Sebagaidokumendanalatbukti • Sebagaisumberinformasiuntukpeserta yang tidakhadir • Sebagaipedomanuntukrapatberikutnya • Sebagaialatpengingatuntukpesertarapat • Sebagaidokumen

  14. Judulnotulabesertanamaorganisasiatau unit organisasiatau yang menyelenggarakanrapat. • Hari, tanggal, tempat, danwaktudimulaidanberakhirnyarapat • Sifatrapatmisalnyarutin, tahunan, luarbiasa • Pemimpindannotulisrapat • Namapesertabaikpeserta yang hadirmaupun yang tidakhadir • Penyempurnaanrapatsebelumnyadanpengesahandaripemimpin rapat • Susunanacararapat • Ringkasanjalanyarapat • Hasilrapat • Hal-hal lain yang ikutdibicarakanrapat • Catatankhusus • Namadantandatanganpimpinandannotulisrapat Isinotula

  15. CONTOH PENYUSUNAN NOTULA NOTULA RapatPemilihanCalonKetuaJurusan SekretarisSekolahTinggiIlmuManajemen Yogyakarta 2012 Hari : Senin Tanggal : 24 April 2012 Jam : 09.00 – 12.30 WIB Tempat : RuangSerbaGuna Ketua : KetuaJurusan Sekretaris: SekretarisJurusan Hadir : 24 peserta TidakHadir : 4 peserta Acara : • Pembukaan • PenjelasamtentangtatacarapemilihancalonketuaJurusan • PemilihanCalonKetuaJurusan • Tanya jawabdan lain-lain • Penutup

  16. Risalah Pembicaraan Acara ke-1: • Jam 09.00 WIB Rapat dibuka oleh Sekretaris Jurusan • Sekretaris membacakan peserta yang hadir dan tidak hadir • Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Jurusan Acara ke-2: Penjelasan dari Ketua Jurusan • Syarat-syarat calon Ketua Jurusan • prosedur pencalonan • Prosedur pertimbangan • Prosedur penetapan • Pemilihan Acara ke-3: Pemilihan calon Ketua Jurusan Berdasarkan SK Dekan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen No. 24/IV/06 Pasal 4, terdapat 3 orang dosen yang dicalonkan, yaitu: • Dra. Hana Hasana • Dra. Nina Karmil • Drs. Pujo Hartono a. Dra. Hana Hasanah, tidak bersedia di calonkan b. Dra. Nina Karmila, dan c. Drs. Pujo Hartono, bersedia dicalonkan    Tampilan

  17. Acara ke-4: Tanya jawabdan lain-lain • Dra. Nina Karmila, prosedurpertimbangandanpenetapanketuajurusan • Drs. Puji Hartono, menayakankemungkinandimasamendatang. Acara ke-5: Penutup Tepatpada jam 12.30 WIB rapatditutupolehketuajurusandenganucapanterimakasih. Mengetahuidanmengesahkan Yogyakarta, 24 April 2012 K e t u a Sekretaris   Drs. YudiferiDra.Shadana NIP. 130777841 NIP. 131567321

  18. NOTULA RAPAT Tanggal : 23 Mei 2012 Lokasi : RuangSidang BPKLN 602 Lt. 6 Hari : RabuAcara : TAWARAN BEASISWA DARI PEMERINTAH Jam : 14.00 s.dselesai PesertaRapat: • Agus. S. Surtobrotodari FIK UniversitasNegeri Yogyakarta • Budi Valiantodari FIK UniversitasNegeri Medan • Khairuddindari FIK UniversitasNegeri Padang • TediCahyonodari FIK UniversitasNegeri Jakarta\ • Ferry Yulmarino • Abe Susanto • Tim BeasiswaUnggulan HasilRapat: • TawaranBeasiswapemerintahKubaterdiridari 10 beasiswamengenaiPendidikanOlahraga, 1 beasiswaTeknikMesinPertaniandan 1 beasiswakedokteranHewan • UntukBeasiswaPendidikanOlahraga, pengajuandapatdikirimkankepadaSekretarisBeasiswaUnggulan. UntukinformasimengenaibiayaPendidikandanbiayahidupdapatmenghubungiKedutaanBesarKubadi Jakarta, Telp. 021-3812982. • Jikaadakendalamengenaibiayamakadapatmemanfaatkanbeasiswaolahragawanatausubsidiatletuntukberlatihkeluarnegeri (bilabeasiswatidakseluruhnyaterserapolehatlet) ataudengansubsidikeberangkatankeLuarNegeri max. US $ 500. • Beasiswaunggulanjugamemberikanbeasiswapendidikanbagiolahragawanmelalui Program Double Degree U to U antaraUniversitasdi Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain) denganUniversitasdiKuba. • BagiPelatnasberprestasi yang sedangsekolahtetapibelummengajukanpermohonanbeasiswapendidikandenganditujukankeDiktitetapitembusanke Biro PKLN. • SegerakontakdenganKedutaanBesarKubadi Jakarta mengenaiinformasibeasiswa. Saran kepala: Sekitartanggal 15-20 Juni 2012 akandiundangkembalimengenai Progress beasiswaini. PemimpinRapat, Notulis, (Ade Susanto) (Carolina)

  19. HasilRapat: 1. TawaranBeasiswapemerintahKubaterdiridari 10 beasiswamengenaiPendidikanOlahraga, 1 beasiswaTeknikMesinPertaniandan 1 beasiswakedokteranHewan 2. UntukBeasiswaPendidikanOlahraga, pengajuandapatdikirimkankepadaSekretarisBeasiswaUnggulan. UntukinformasimengenaibiayaPendidikandanbiayahidupdapatmenghubungiKedutaanBesarKubadi Jakarta, Telp. 021-3812982. • Jikaadakendalamengenaibiayamakadapatmemanfaatkanbeasiswaolahragawanatausubsidiatletuntukberlatihkeluarnegeri (bilabeasiswatidakseluruhnyaterserapolehatlet) ataudengansubsidikeberangkatankeLuarNegeri max. US $ 500. • Beasiswaunggulanjugamemberikanbeasiswapendidikanbagiolahragawanmelalui Program Double Degree U to U antaraUniversitasdi Indonesia (UNJ sebagai playing bagi UN yang lain) denganUniversitasdiKuba.

  20. BagiPelatnasberprestasi yang sedangsekolahtetapibelummengajukanpermohonanbeasiswapendidikandenganditujukankeDiktitetapitembusanke Biro PKLN. 6. SegerakontakdenganKedutaanBesarKubadi Jakarta mengenaiinformasibeasiswa. Saran kepala: Sekitartanggal 15-20 Juni 2012 akandiundang kembalimengenai Progress beasiswaini. PemimpinRapat, Notulis, (Ade Susanto) (Carolina)

  21. Mempersiapkan Bahan Rapat • Acara atau Agenda Rapat • Hasil Rapat yg Lalu • Kertas Kerja yg akan dibahas • Bahan Referensi Rapat (peraturan2) • Bahan2 bagi peserta Rapat Modern Office Administration

  22. Mempersiapkan Peralatan Rapat • PapanTulisdanSpidol • LCD Proyektor dan Laptop • Blok Note danpulpenbagipeserta • Tape Recorder /video untukmerekamjalannyarapat • dll

  23. Notulen / risalah rapat Catatan singkat tentang pembicaraan • Ringkas, jelas & tegas. • Ditulis pokoknya saja. • Dibuat oleh seorang penulis yang cakap/mampu. Ditandatangani Ketua rapat Susunan notulen rapat : • Judul Notulen. • Waktu dan tempat serta jam (mulai & selesai). • Pemimpin (ketua dan sekretaris). • Jumlah yang diundang: Hadir : Tidak hadir : • Acara rapat (sebut secara berurutan). • Jalannya rapat. (Acara I sampai dengan penutup, termasuk keputusan rapat). • Tempat, tanggal, bulan dan tahun. • Pembuat notulen (Sekretaris). • Pengesahan notulen oleh ketua.

  24. MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN Macam-macam Tata Ruang Rapat • Perencanaan Cahaya • Perencanaan Warna • Perencanaan Udara • Penataan Suara

  25. PerencanaanCahaya CahayaPenerangan yang cukupmerupakanpertimbangan yang pentingdalamtataruangkantor. Kerugiandarikurangnyacahayamenimbulkanketeganganotot, kelelahanmata, sertakesalahandalambekerja, karenasuksesnyapekerjaankantormemerlukanpenerangancahaya yang baik.

  26. PerencanaanWarna Warnamerupakanfaktorpentinguntukmemperbesarefisienkerjaparapegawaidanwarnaakanmempengaruhiperasaansertapikiran. Makaseharusnyakitamenggunakanwarna yang sesuai, tepat, danbaik agar kantortampakmenarikdanmenyenangkan. Para ahlimembedakantigawarnapokok : • Warnamerahmenggambarkanpanasdankegembiraan • Warnakuningmenggambarkankehangatanmatahariberfungsiuntukmerangsangmatadansyaraf agar menimbulkanperasaanrianggembira • Warnabirumerupakanwarnalangitdansamudera yang menggambarkanketentraman.

  27. MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN Perencanaan Udara Mengatasi udara yang panas dan lembab itu perlu memperhatikan : • Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC. • Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja. • Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.

  28. PenataanSuara Suara-suarabisingdangaduhdapatmenggangukonsentrasikerjakarenadapatmenggangupikiranorang yang bekerjasehinggamempengaruhihasilkerjanya. Untukmengatasinya, diantaranya: • Langit-langit/dindingruanganmenggunakanlapisanpenyadapsuara. • Pesawattelepondibuatkanbilikkecil yang tertutuprapat. • Lantairuangandiberi alas daribahan yang tidakbanyakmengeluarkansuara.

  29. Teknik Menyusun Undangan Rapat • Surat Undangan resmi • Surat Undangan tidak resmi • Surat Undangan setengah resmi

  30. Surat Undangan Resmi Surat Undangan yang dibuat oleh suatu organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak yang mengundang. Contoh : Undangan Rapat dinas

  31. SuratUndangantidakresmi SuratUndangan yang dibuatolehperoranganmewakilidirinyasendiri agar pihak yang diundangdapathadirdalamacara yang diselenggarakanoleh yang mengundang. Contoh : UndanganPernikahan, Khitanan, danSyukuran.

  32. Surat Undangan Setengah Resmi Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu Organisasi untuk acara yang bersifat tidak resmi. Contoh : Halal bihalal dan Ulang tahun Perusahaan

  33. Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat : • Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan • Mengetahui tema dan tujuan rapat • Mengetahui keadaan calon peserta rapat • Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat • Mengetahui peralatan yang akan digunakan • Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat • Mengetahui keadaan ruang rapat • Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman • Mengetahui tata tertib rapat

  34. Yang harusdiperhatikandalammenyusunacararapat : • Acaradisusunsesuaidenganpokokpermasalahan • Urutanacararapatterdiridari : • Pembukaan • Pengarahandaripemimpinrapat • Pelaksanaanrapat • Pembawaacaramembacakanhasilrapat • Mengetahuidanmenguasaimasalah yang dibicarakan • Mengetahuitemadantujuanrapat

  35. Mengetahui keadaan calon peserta rapat • Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat • Mengetahui peralatan yang akan digunakan • Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat • Mengetahui keadaan ruang rapat • Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman • Mengetahui tata tertib rapat

  36. Contoh Agenda Rapat Pertemuan para eksekutif muda Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang Presidential Hotel Indonesia. Agenda : 1. Laporan dari rapat sebelumnya 2. Perkenalan produk baru 3. Tanggapan terhadap produk baru 4. Pemasaran produk/promosi 5. Pembagian wilayah pemasaran6. Persiapan promosi 7. Tanggal untuk rapat selanjutnya

  37. ContohSusunanAcaraRapat JudulRapat : PemasaranProdukTerbaruPerusahaan PemimpinRapat : DirekturUtamaBapakSusilo, S.E. Acara : • Pembukaandiawalidengandoa • LaporandarirapatsebelumnyaolehketuaPenyelenggararapat • PengarahanRapat • Perkenalanprodukbaru • Tanggapandantanyajawab • Pembagiankelompokkerja • Rapatplenomengenaihasilkerjakelompok • Cara pemasaranproduk/promosi • Pembagianwilayahpemasaran • Persiapanpromosi • Pembacaankeputusan-keputusanhasilrapat • Kesimpulanrapat • Penutupdiakhiridengandoa • Pemberitahuanrapatselanjutnya

  38. Contoh Isi Surat Undangan Rapat Dengan hormat, Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat yang akan diselenggarakan pada: Hari/tanggal : Senin/11 Juli 2004 Waktu : Pukul 1O.OO Tempat : Grand Mahakam Jl. Pattimura IV Jakarta Acara : Rapat kerja bagi Guru dan Tata Usaha Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada waktunya. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

  39. Teknik Membuka dan Menutup rapat Teknik Membuka rapat • Kalimat pembuka harus menarik • Kalimat Pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat • Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas • Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaraan • Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi menarik perhatian para pendengar • Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik : - Penggunaan data - Anekdot - Membuat Pertanyaan - Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa - Menggunakan Peribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci

  40. Teknik Menutup Rapat • Menyusun ringkasan atau kesimpulan Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi atau topik yang telah dibahas. • Kalimat Penutup Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan, yaitu : - Mengulangi inti pembicaraan dengan penjelasan yang singkat - Berisi anjuran kepada pendengar - Berisi Pujian/sanjungan kepada pendengar - Usahakan agar pendengar merasa senang, tersenyum, bahkan tertawa - Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari kitab suci, atau kata bijak.

  41. Teknik Memimpin Rapat Sikap dan sifat yang harus dimiliki seseorang pemimpin rapat, antara lain : • Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas • Seorang pemimpin rapat harus dapat mengendalikan jalannya rapat • Pemimpin rapat harus mempunyai sifat adil, jujur, berwibawa, dan tegas • Pemimpin rapat harus harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat • Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat • Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki kesempatan untuk memberikan gagasan • Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan

  42. Tata TertibRapat Secaragarisbesar, isitatatertibrapatantara lain sebagaiberikut : 1. Peraturansebelumrapatdimulai a. Pesertarapathadirtepatwaktu b. Pesertarapatmengisidaftarhadir c. Pesertarapatmembawaperlengkapanatau peralatansesuaidenganisisuratundangan d. Bilatidakdapathadiradapemberitahuan e. Mengenakanpakaiansesuaidengan pemberitahuandalamsuratundangan

  43. 2. Peraturan pada saat rapat dilaksanakan a. Mematuhi aturan main rapat yang telah ditentukan b. Tata tertib berbicara, bersikap c. Tata tertib bertanya d. Tata tertib mengerjakan tugas perorangan/kelompok e. Tata tertib istirahat/makan/minum 3. Peraturan pada saat selesai rapat a.Bila ada tugas mengerjakannya tepat waktu b. Mengikuti pelaksanaan rapat selanjutnya

  44. MENDISTRIBUSIKAN HASIL PERTEMUAN Mesin Pengganda • Mesin Foto Copy, cara Penggunaannya : - Hidupkan mesin dengan menekan tombol On - Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di - Tekan tombol pengatur hasil copy - Tekan tombol jumlah penggandaan yang dikehendaki - Tekan tombol start - Jika sudah selesai tekan tombol Off

  45. Mesin Stencil, cara penggunaannya : - Sediakan kertas yang akan diduplikasikan ditempat yang telah disediakan yang berada disebelah Up and down Botton - Tekan tombol power yang berada di bawah - Naikkan tombol Up and down Button yang berada disebelah tombol power - Letakkan master ditempat yang telah disediaka, kemudian sesuaikan ukuran master tersebut

  46. - Tekan tombol untuk memilih penduplikasian foto atau tulisan kemudian tombol menu utama. menu utama terbagi menjadi : a. Zoom (max 140 %) b. Organize Size (B4, A4, B5, A5, dan Post) c. Photo Mode/untuk mengukur tinta (dark, soft, normal) - Setelah selesai pemilihan menu untuk kembali ke pengaturan awal tekan menu utama hingga tertera tulisan osht 1 set….% - Kemudian tekan tombol untuk memasukkan master yang akan diduplikasi

  47. MengirimNotula • MesinFaximile 1. Pastikanfaximileberadadalamposisimenyala 2. Letakkkankertaspada feeder atauposisi system pengiriman (kertasterbalik) 3. Tekantomboltujuan, tunggusampaiterdengarbunyi beep….beep…. 4. Tekantombol start atau copy, makadenganotomatisdokumen yang dikirimakansampaiketujuan

  48. E-mail 1. Login ke account email anda, gunakan link berikut : http//mail.yahoo.co.id a. Sign In Yahoo Mail b. Masukkan Yahoo ID dan Password c. Klik tombol Sign In 2. Ada beberapa bagian menu yang nampak pada halaman Yahoo Mail 3. Klik tombol New (untuk memulai membuat pesan/message)

  49. 4. Akan muncul halaman untuk mengetik pesan . Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan : a. To : Isi dengan alamat e-mail tujuan b. Subject : diisi dengan topik/tema surat c. Untuk memasukkan file lampiran pilih tombol attach file 5. Untuk mengirim e-mail Klik tombol Send

  50. Pos Langsung 1. Mengetik naskah rapat/notulen 2. Menggandakan naskah hasil rapat yang akan dikirim 3. Mengecek naskah hasil rapat yang akan dikirim 4. Mencatat segala keterangan yang akan diposkan kedalam buku catatan perangko

More Related