SECRETARÍA DE SALUD DEL D.F

1. SECRETARÍA DE SALUD Subdirección de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública SECRETARÍA DE SALUD DEL D.F CURSO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

2. OBJETIVOS GENERALES • DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL. (8/Octubre/2008, GODF) • APLICAR EL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • ESTABLECER UN ADECUADO CONTROL Y TRANSFERENCIA DEL EXPEDIENTE. • ESTABLECER LAS FUNCIONES Y EL MANEJO DEL EXPEDIENTE. • EVITAR EL DETERIORO DEL EXPEDIENTE. • CREAR UNA CULTURA ARCHIVÍSTICA

4. CIRCULAR UNO 7.5.5 Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes o unidades de documentación simples o compuestas, constituidos por uno o varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trámite. Se entiende como Documento de Archivo, el que registra un acto Administrativo, Jurídico, Fiscal ó Contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de sus funciones y actividades de las Unidades Administrativas, de Apoyo Técnico Operativo, independientemente del soporte en que se encuentren. El “Análisis del ciclo vital”es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que van pasando los documentos, desde su creación, selección para su custodia permanente o hasta su baja o depuración. La “Integración de expedientes” deberá hacerse en fólderes, carpetas o legajos plenamente identificados, preferentemente con carátulas estandarizadas en todas las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades, con el objeto de homologar su clasificación y descripción. Los expedientes deberán foliarse para preservar la integridad de la información que contienen y también deberá evitarse incorporar a ellos, elementos que dañen o lastimen a los documentos que los constituyen, como clips o grapas.

5. CIRCULAR UNO 7.5.6 Los expedientes que se relacionen con el ejercicio de una función o atribución genérica, formarán parte de una Serie Documental. La “Identificación de series y funciones” constituye un concepto central en la organización de archivos, y se instituye como una categoría de agrupamiento e integración superior de los expedientes individuales. Los expedientes deberán asociarse siempre a la serie documental o función de la que derive su creación, y organizarse de conformidad con el Sistema de Clasificación que se establezca dentro de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades. La “Ordenación de expedientes y series” es el proceso mediante el cual se organizan los documentos de acuerdo con el sistema de archivos o conservados formando una unidad como resultados de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tiene una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de sus producción, recepción o utilización

6. 7.7 DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA • 7.7.1 Las unidades administrativas de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades generadoras de los documentos, como producto de una acción administrativa y con una función específica, deberán organizar sus Archivos de acuerdo a las Series Documentales registradas, que se encuentran dentro del Cuadro General de Clasificación Archivística. De la misma manera, deberán conservar los documentos originales como testimonios, prueba y continuidad de la gestión administrativa necesaria para una adecuada toma de decisiones. • 7.7.2 Las áreas generadoras de las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades, sólo conservarán en sus Archivos los expedientes integrados por series documentales. Los expedientes se conforman con los documentos originales de entrada y el documento de salida (Acuses de Recibo). • 7.7.3 Las notas y tarjetas informativas podrán darse de baja en la propia oficina en el momento en que pierdan su utilidad funcional

7. 7.7.4 Las fotocopias de documentos y los expedientes multiplicados para controles internos son instrumentos que facilitan la operación administrativa y no serán consideradas como materiales de archivo. • 7.7.5 Las síntesis informativas, revistas, diarios y otros materiales documentales similares, no se considerarán como parte del archivo. • Una vez concluida su vida útil, podrán canalizarse a bibliotecas o centros de documentación o, en su caso, podrán darse de baja para su reciclamiento. • Documentos de fax o impresiones de correo electrónico sin valor legal, son instrumentos de comunicación empleados para optimizar tiempos y agilizar trámites; que no excluyen el trámite de recepción o envío del documento original y sólo serán materia de archivo temporal hasta que se reciban los originales.. CIRCULAR UNO

8. CLASIFICACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO

9. QUE TENGO QUE HACER PARA ENVIA MI DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ? 1) SEPARAR LA DOCUMENTACIÓN POR AÑOS DEL MÁS RECIENTE AL MÁS ANTIGUO 2) EXTRAER LA DOCUMENTACIÓN DE BIBLIORATO Y SE PASARLA A FOLDER 3) DEBERÁN IR EN BROCHES BACOS O COSIDOS 4) EN ALGUNOS CASOS SE DEBERAN RETIRAR GRAPAS Y CLIPS

10. LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DEBERÁN INTEGRARSE Y OBRAR EN EXPEDIENTES (CONSTITUIDOS POR UNO O VARIOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO). • LOS EXPEDIENTES SÉ AGRUPARÁN POR EL ASUNTO, TEMA Ó MATERIA DE QUE TRATAN. • LOS EXPEDIENTES DEBERÁN CONTENER UNA CARÁTULA DE IDENTIFICACIÓN . • LOS EXPEDIENTES PERSONALES Y EXPEDIENTES CLÍNICOS NO LLEVARAN CARÁTULA • LOS EXPEDIENTES DEBERÁN FOLIARSE PARA PRESERVAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN. • VAN FOLIADOS EN LA PARTE INFERIOR DERECHA (FOLIADOR, LAPIZ Ó PLUMA)

11. SE REGISTRARÁ EXPEDIENTE POR EXPEDIENTE EN EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. • DESPUÉS DE REALIZAR ESTOS PROCESOS EL ÁREA SE COMUNICARA A LA UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE PARA QUE SE LE INDIQUE EL DÍA Y LA HORA QUE HA DE IR UN ARCHIVONÓMO A LA REVISIÓN DE SU DOCUMENTACIÓN.

12. INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE

13. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE TRÁMITE (OFICINA) 2 AÑOS VALORACIÓN PRIMARIA BAJA O CONSERVACIÓN TRASNFERENCIA PRIMARIA UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN EN TRAMITE ARCHIVO HISTÓRICO PERMANENTE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 3 AÑOS TRANSFERENCIA SECUNDARIA VALORACIÓN SECUNDARIA

14. DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

15. 1.- Número de entrada: Lo coloca el Área de Archivo CARATULA DE IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE 2.- Número de caja: 1 de 2 3.- Número de expediente: 1 4.- Número de fojas: 176 5.- Clave de Clasificación: 6.- Fondo: SECRETARÍA DE SALUD MXGDF09-SESA-08 7.- Sección o Area Generadora: __ Subdirección de __ 8.-Serie documental: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA 9.-Nombre o Título del Expediente: 10.- Fecha de apertura: 01 / 01 / 2005 Día/Mes/Año Fecha de cierre: 11/ 05 / 2011 Día/Mes/Año 11.- Valor Documental: Administrativo Legal Contable 12.-Vigencia Documental: Archivo de Trámite 2 años Archivo de Concentración 3 años 13.- Contiene Datos Personales: SI NO 14.- Pertenece a un Sistema de Datos Personales SI NO

16. Secretaría de Salud del Gobierno del Distrito Federal Subdirección de Correspondencia , Archivo y Oficina de Información Pública INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Pagina___ de ___ Fondo : Dirección de Área: Area Generadora Serie Documental: Clave de Clasificación: Responsable del Archivo : Secretaría de Salud del D.F 2 3 ( 8)Valor: Administrativo: ( X ) Contable : ( ) Legal: ( ) 4 5 El presente inventario consta de ______(18)_____ fojas y ampara la cantidad de ___(19)____ expedientes en ___(20)____ cajas, con un peso aproximado de ____(21)___ FORMULÓ 23 REVISÓ 24 VISTO BUENO 25 Fecha 22

17. 1/2 SESA RELACIÓN LABORAL RECURSOS HUMANOS 2010 ROTULACIÓN DE CAJAS • Identificación de la caja ( Se rotulará por ambos lados) Caja: 1 de 2 Organismo: Secretaría de Salud (SESA) H.G.VILLA Unidad Administrativa: H.G.VILLA Contenido: Relación Laboral Área Generadora: Recursos Humanos Año o Periodo: 2010

18. EXPEDIENTE CLÍNICO

19. CLASIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE CLÍNICO 1) NO LLEVA CARÁTULA 2) NO VA FOLIADO 3) CONTAR EL TOTAL DE FOJAS DEL QUE CONSTA EL EXPEDIENTE 4) INVENTARIAR UNO A UNO LOS EXPEDIENTES 5) LLEVA CARÁTULA POR CAJA

20. De acuerdo a la NOM-004-SSA3-2012 se consideran expedientes clínicos: ¿QUE TIPO DE DOCUMENTOS SON PARTE DE LA SERIE DE EXPEDIENTES CLÍNICOS ? Expediente Clínico Expedientes Clínicos por Defunciones Nota inicial de Urgencias Expediente Médico Legal Hojas de referencia y contra referencia

21. CICLO VITAL DEL EXPEDIENTE CLÍNICO

22. CICLO VITAL DEL EXPEDIENTE CLÍNICO NOM-004 ARCHIVO CLÍNICO ACTIVO 2 AÑOS VALORACIÓN PRIMARIA BAJA O CONSERVACIÓN TRASLADO PRIMARIO CONTROL DE GESTIÓN UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 5 AÑOS ARCHIVO CLÍNICO PASIVO 3 AÑOS VALORACIÓN SECUNDARIA TRANSFERENCIA SECUNDARIA

23. LINEAMIENTOS DE TRANSFERENCIA Los Expedientes Clínicos que cumplieron con su tiempo de resguardo de acuerdo a la NOM-004-SSA3-2012, que deberán ser transferidos a la UAC son:

24. Secretaría de Salud del Gobierno del Distrito Federal Subdirección de Correspondencia , Archivo y Oficina de Información Pública INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EXPEDIENTE CLÍNICO Pagina___ de ___ Fondo : Dirección de Área: J.S. Coyoacan Area Generadora: Archivo Clinico Serie Documental: Expediente Clínico Clave de Clasificación Responsable del Archivo : Adriana Martinez Jimenez Secretaría de Salúd del D.F ( Valor: Administrativo: ( X ) Contable : ( ) Legal: ( X ) El presente inventario consta de ___________ fojas y ampara la cantidad de _______ expedientes en _______ cajas, con un peso aproximado de _______ FORMULÓ 21 REVISÓ 22 VISTO BUENO 23 Fecha 24

25. RECETAS, HOJAS DE REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA • Extraer de biblióratos • Se forman paquetes • Separar por semanas, meses o años • Contar el total de fojas del que consta el expediente • Inventariar uno a uno los expedientes • Realizar carátula por caja

26. RECETAS, HOJAS DE REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA • Se relacionan en el Inventario de Transferencia Primaria, por paquete, ya sea por semana, mes o año de acuerdo al volumen que genere cada unidad, deberá relacionarse del primer folio al último folio de cada paquete. Cuantificara el número de fojas por paquete.

27. FICHA CATALOGRAFICA 1.- Número de caja: 1 de 2 2.- Número Total de Expedientes: 155 4.- Número de fojas: 3750 5.- Fondo: SECRETARIA DE SALUD DEL D.F: MXGDF09-SESA-08 6.- Area Generadora: __________Archivo Clínico del C.S. NAYARITAS___________________ 7.-Serie documental: ____________________ Expediente Clínico ___________ 8.- Colocar el No del primero y el último Expediente dentro de la Caja: ______224516 -254616_ 9.- Fecha de apertura: 2002 Día/Mes/Año Fecha de cierre: 2007 Día/Mes/Año 10.- Valor Documental: Administrativo Legal Contable 11.-Vigencia Documental: Archivo de Concentración 5 años 12- Contiene Datos Personales: SI NO 12- Pertenece a un Sistema de Datos Personales: SI NO

28. 1/2 SESP J.S. COYOACAN EXPEDIENTE CLINICO 071362-100359 ARCHIVO CLÍNICO 2006 - 2007 ROTULACIÓN DE CAJAS • Identificación de la caja ( Se rotulará por ambos lados) Caja:1 de 2 (dependiendo del # de cajas a enviar) Organismo: Servicios de Salud del Distrito Federal (SESP) JURISDICCIÓN: VILLA Contenido: Expediente Clínico 071362-100359 Área Generadora: Archivo Clínico del C.S. Nayaritas Año o Periodo: 2002-2007

29. DOCUMENTACION SINIESTRADA • Es toda documentación que por algún factor, causas ajenas o imprevisibles, como accidentes y desastres naturales, sufrieron de perdida parcial o total de la información.

30. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION SINIESTRADA Para la documentación que ya cumplió con su vigencia, que por algún factor no ha sido transferida a la Unidad de Archivo de Concentración se deberá aplicar los siguientes lineamientos: Solicitar a la Oficina de Información Pública la validación del estado en que se encuentra la documentación. Para la documentación administrativa el responsable del área de notificar sobre el siniestro es el Administrador de la Jurisdicción y/o el Administrador de cada uno de los Centros de Salud. Para la documentación Clínica ó Medica el responsable de la Subdirección Médica de la Unidad Hospitalaria y/o el Director del Hospital.

31. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION SINIESTRADA El área de Admisión y Archivo Clínico elabora Nota Informativa notificando a la Subdirección o JUD. Médica sobre el siniestro. En caso de que la documentación cumpla con su vigencia y por alguna circunstancia no se haya transferido se procederá a levantar Acta administrativa con las firmas de los funcionarios responsables de la documentación.

32. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION SINIESTRADA Para el siniestro de documentación que aún no cumple con su vigencia se procederá a levantamiento de un Acta Especial ante el Ministerio Público. Relacionar la documentación dependiendo del grado de deterioro; por expediente, por folio o por el contenido de la caja en el Formato de Baja Documental.(Anexo1). Colocar la documentación siniestrada debidamente identificada en bolsas de plástico color negro y selladas con cinta canela.

34. EJEMPLO: DOCUMENTACIÓN SINIESTRADA 1. Numero de Bolsa 2. Dependencia 3. Unidad Hospitalaria 5. Área Generadora 4. Contenido 6. Año o Periodo

39. CONSULTA • LIC.ALEJANDRA ARACELI AGUIRRE SOSA Subdirectora de Correspondencia, Archivo y Oficina de Información Pública • Virginia Herrera Flores Coordinadora de Archivos de los Servicios de Salud Pública • Javier Carmona Quintero • Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite , Cursos, Capacitación y Revisiones. • Adriana Martínez Jiménez Responsable de la Unidad de Archivo de Concentracióny Revisiones. CORREO ELECTRONICO • Dirección: XOCONGO #225 Col. Tránsito, Teléfono 5132-1200Ext.1675 archivoconcentrasalud@yahoo.com.mx Dirección: AV. Jardín No. 356 Col. Del Gas, Delegación. Azcapotzalco