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Verwendungsnachweis ohne Fallstricke

Verwendungsnachweis ohne Fallstricke. Von der Kenntnis des Kleingedruckten in Förder-Verträgen und Bescheiden. Referentin: Elke Flake, Regionalberaterin. Förderzusage erhalten. Dann folgen………… Die große Freude………….. Die Mühen des Projektes………….. Das erleichterte Aufatmen

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Verwendungsnachweis ohne Fallstricke

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Presentation Transcript

  1. Verwendungsnachweis ohne Fallstricke Von der Kenntnis des Kleingedruckten in Förder-Verträgen und Bescheiden Referentin: Elke Flake, Regionalberaterin

  2. Förderzusage erhalten Dann folgen………… Die große Freude………….. Die Mühen des Projektes………….. Das erleichterte Aufatmen …………….. Eine lange Pause……….. Und irgendwann: Der Verwendungsnachweis !!!!!!

  3. Sponsoring Der Begriff Sponsoring ist oft nicht eindeutig Definition: Sponsoring ist eine Geldzahlung oder geldwerte Leistung mit Gegenleistung, meistens zu Zwecken der Werbung. Gegenstand: Sponsoring- oder Fördervertrag

  4. Mögliche Gegenleistungen Aktives Sponsoring Werbeflächen, z.B. Vereinsfahrzeug Tafeln, Banner mit Firmennamen Anzeige im Programmheft…….. Passives Sponsoring Werbung durch Firma, Produkt Großes Logo auf Plakat, Karten Hinweis im Katalog Nicht als Sponsoring gilt : Kleiner Hinweis auf Sponsor wie bei Zuschüssen üblich.

  5. Konsequenzen bei Sponsoring Umsatzsteuerpflicht! Auf alle Einnahmen des Vereins/der Stiftung, die sich aus Dienstleistungen oder Verkäufen ergeben,wenn diese Einnahmen incl. Sponsoring 17.500 € überschreiten. Falls der Verein vorher schon umsatzsteuerpflichtig war: 19% auf aktive Leistungen 7% auf passive Leistungen Falls der Verein nicht umsatzsteuerpflichtig war, Umsatzsteuerpflicht im Folgejahr auf alle umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen ggfs. auch Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer fällig

  6. Was Tun ? Nachträglich keine Möglichkeit(höchstens Nachverhandeln) Im Vorfeld: • Sponsoring-Vertrag und Rechnung mit Mehrwertsteuer • Genau auf Vertragstext achten und die Formulierung explizierter Gegenleistungen nicht aufnehmen.

  7. Öffentlich rechtliche Förderung Erfolgt in der Regel nicht über einen Fördervertrag, sondern über einen Förderbescheid Ist damit ein behördlicher Akt Unterliegt Förderrichtlinien und Förderordnungen, die eingehalten werden müssen Oft liegt die Bundeshaushaltsordnung, bzw. Landeshaushaltsordnung zugrunde

  8. Öffentlich rechtliche Förderungnach Haushaltsordnung Erfordert immer 1. Einen Sachbericht 2. Einen Verwendungsnachweis Mit einem Nachweis der sachgerechten Verwendung der Mittel.

  9. Eins vorweg Prüfer sind nur in Ausnahmefällen Sondern meistens Aber sie werden auch geprüft und sind dann manchmal Meistens hilft

  10. Häufige Förderarten • Festbetragsförderung • Fehlbetragsförderung Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Fehlbetragsfinanzierung, gelten in vielen Fällen aber auch für die Festbetragsfinanzierung.

  11. Der eingereichte und genehmigte Kosten- und Finanzierungsplan • Ist die Grundlage des Verwendungsnachweises. • Ist verbindlich und muss weitgehend eingehalten werden. • Im Verwendungsnachweis werden die tatsächlichen Ausgaben und die Finanzierung mit dem genehmigten Plan verglichen.

  12. Bestandteile des Verwendungsnachweises • Eine geordnete Auflistung der Einnahmen- und Ausgaben nach Zahldatum • Eine Zusammenfassung nach Rubriken des Kosten- und Finanzierungsplans • Oftmals eine Kopie der Belege oder sogar der Originale • Mindestens aber die Erklärung zur Bereitschaft der Überprüfung der Belege

  13. Häufige Fehler • Der nicht berücksichtigte Maßnahmezeitraum • Abrechnung nicht nachweisfähiger Kosten • Zu geringe Ausgaben oder zu wenig Eigenmittel im Vergleich zum genehmigten Plan • Keine ordnungsgemäßen Belege

  14. Der häufigste Fehler Auflagen und spezielle Genehmigungs-bedingungen im Bescheid nicht gelesen !!! Beliebter Fehler von Profis.

  15. Grundregel bei Abweichungen Das Einreichen des Verwendungsnachweises ist ein behördlicher Akt. Möglichst alles vor dem offiziellen Einreichen klären, z.b. durch Anträge auf veränderte Kosten- und Finanzierungspläne. Am besten schon innerhalb des Maßnahmezeitraumes erledigen. Erst dann den Verwendungsnachweis vorlegen.

  16. Der Maßnahmezeitraum In diesem Zeitraum sind Zahlungen möglich, die im Verwendungsnachweis noch berücksichtigt werden können. In der Regel dürfen erste Zahlungen erst mit Erhalt des Bescheides getätigt werden. Alternative: Vorzeitigen Maßnahmebeginn beantragen. Geht nicht rückwirkend! Zahlungen mit Datum vor dem Maßnahmezeitraum dürfen nicht berücksichtigt werden.

  17. Zahlungen nach Beendigung des Maßnahmezeitraumes dürfen nur in Ausnahmefällen mit besonderer Begründung als förderungsfähig genehmigt werden. Alternative: Antrag auf Verlängerung des Maßnahmezeitraumes. Maßnahmezeitraum von vornherein deutlich hinter die Beendigung des Projektes legen!

  18. Die 2 - Monatsregel Wenn Abschläge oder der gesamte Förderbetrag bereits gezahlt worden sind, müssen diese Gelder binnen 2 Monaten ausgegeben werden. Wenn nicht, sind Zinsen fällig. Wenn absehbar ist, dass eine Zahlung nicht binnen 2 Monaten erfolgen kann, Geld zurücküberweisen und später wieder abfordern.

  19. Anerkennungsfähige Kosten In der Regel sind nur bar geflossene Ausgaben (echte Geldleistungen) abrechnungsfähig, nicht aber ehrenamtliche Tätigkeit, nicht verbuchte Sachspenden etc.. Möglich ist aber eine Bezahlung und ein Rückfluss als Spende. Allerdings müssen dann steuerrechtliche Vorschriften beachtet werden.

  20. Anerkennungsfähige Kosten In der Regel sind nur zusätzliche Kosten abrechnungsfähig, nicht aber laufende Ausgaben des Vereins/ der Stiftung. Das gilt für Mietausgaben, Energiekosten, Versicherungen etc. und besonders für Personalkosten. Das Personal muss zusätzlich fürdas Projekt beschäftigt sein, oder bei Teilzeitbeschäftigung einen speziellen Zeitvertrag für eine erhöhte Stundenzahl haben. Auf Verträge achten!!!

  21. Veränderungen im Kostenplan Grundsätzlich gilt Bei größerer Unter- oder Überschreitung der Kosten, der Einnahmen oder einzelner Positionen Antrag auf veränderten Kosten- und Finanzierungsplan stellen, möglichst im Maßnahmezeitraum. Das gilt auch bei gravierenden inhaltlichen Veränderungen.

  22. Anträge auf veränderte Kosten- und Finanzierungspläne sind erforderlich bei • Unterschreitung der Ausgaben und gleichzeitiger Reduzierung der Einnahmen. • Sicherheitshalber auch bei deutlicher Überschreitung der Ausgaben und der Möglichkeit der Gegenfinanzierung • Bei Abweichung einzelner Positionen des Plans um mehr als 20% Achtung: DieHöhe der Eigenmittel sollte konstant bleiben. Bei Abweichungen ist eine fundierte Begründung erforderlich.

  23. Anforderungen an die Buchhaltung Es gilt die Grundregel der Buchhaltung Kein Nachweis ohne Beleg !

  24. Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Beleg • Name und Adresse des Zahlungsempfängers • Art und Umfang der Leistungen • Ausweis des Betrages ggfs mit Umsatzsteuer (brutto, netto, Umsatzsteuersatz) • Steuernummer und evtl. Rechnungsnummer • Datum der Zahlung, bzw. Rechnungsdatum Für Den Verwendungsnachweis: Nachweis des Auftauchens in der Buchführung des Trägers, z.B. durch Belegnummer.

  25. Jetzt reicht es aber!!! Der Rest wäre ein Buchhaltungskurs……. Bei Fragen und bei Rat in „Spezialfällen“ Elke Flake e-mail: elke.flake@brunsviga-kulturzentrum.de Phone: 0531 / 23804-0 oder 23804-16

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