1 / 29

Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

Weryfikacja dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki kwalifikowalne w siedzibie Beneficjenta realizowana przez Fundację „Fundusz Współpracy” . Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW. Fundacja „Fundusz współpracy”:

steve
Download Presentation

Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Weryfikacja dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki kwalifikowalne w siedzibie Beneficjenta realizowana przez Fundację „Fundusz Współpracy” Dział Wsparcia Instytucji Pośredniczących, FFW

  2. Fundacja „Fundusz współpracy”: powołana w 1990 r. przez Skarb Państwa m.in. w celu przyjmowania i dystrybucji środków pieniężnych i rzeczowych pochodzących z Unii Europejskiej, innych instytucji międzynarodowych oraz zagranicznych instytucji rządowych i prywatnych: Przykładowe programy: • Wsparcie MEN jako IP POKL, Wsparcie MRR w zakresie działań informacyjno-promocyjnych POKL • Programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej na lata 2007-2013 • Krajowa Instytucja Wspomagająca POKL • Inicjatywa Wspólnotowa EQUAL w roli Krajowej Struktury Wsparcia • Fundusz dla Organizacji Pozarządowych • ReferNet, PHARE, InstitutionBuilding, TransitionFacility, CounterpartFunds, Europass, Agrolinnia, FAOW, Leonardo da Vinci, SIP/SME, Euro-Info,

  3. Zasady weryfikacji: Regulamin wykonywania zadań (załącznik do umowy pomiędzy MNiSW/NCiBR a FFW): • terminy i obowiązki FFW • Zasady doboru próby do weryfikacji • Wzór raportu z weryfikacji

  4. Zasady weryfikacji: • weryfikacja dokumentacji przez upoważnionych pracowników FFW • weryfikacja odbywa się nie częściej niż raz na kwartał (wyjątek: wniosek końcowy, zalecenie ponownej weryfikacji przez NCiBR) • informacja pisemna o terminie weryfikacji nie później niż na dwa dni robocze przed planowaną weryfikacją • weryfikacją ma zostać objęte minimum 10 % lub minimum 30 % dokumentacji finansowej w zależności od rodzaju kategorii

  5. Zasady weryfikacji: • Beneficjent zapewnia pełen dostęp do dokumentów związanych z realizacją Projektu • Beneficjent udostępnia pomieszczenie, w którym będzie przeprowadzona weryfikacja • Beneficjent jest zobowiązany do współpracy z Fundacją w celu wyjaśnienia kwestii wymagających doprecyzowania • w przypadku stwierdzenia braków/błędów w dokumentach, które nie skutkują uznaniem wydatku za niekwalifikowalny, Fundacja zleca Beneficjentowi dokonywanie poprawek lub uzupełnień przez osobę do tego upoważnioną

  6. Zasady weryfikacji: Zgodnie z Podręcznikiem kwalifikowania wydatków w ramach POIG (Roz. 4.3): • „Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest poprzez weryfikację opłaconych faktur, innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej lub innych dowodów potwierdzających poniesienie wydatku, zaakceptowanych przez IZ, albo zestawienia faktur lub dokumentów, przedstawianych przez beneficjenta w celu otrzymania dofinansowania.” • „Wydatek faktycznie poniesiony powinien być udokumentowany fakturą lub dokumentem księgowym o równoważnej wartości dowodowej lub innym dowodem zapłaty zaakceptowanym przez IZ oraz wyciągiem z rachunku bankowego lub innym dokumentem równoważnym zaakceptowanym przez IZ, w szczególności informacją o dokonaniu płatności, jak również /o ile dotyczy/ dokumentami potwierdzającymi odbiór/wykonanie prac”.

  7. Najczęstsze błędy w weryfikowanych wnioskach • błędy pisarskie w tabeli 11 • brak potwierdzenia zapłaty bezpośrednio na konto kontrahenta/odbiorcy/pracownika • brak oświadczeń do ZUS i US • opis dokumentu nie pozwalający na identyfikację kwoty kwalifikowalnej w projekcie

  8. Pytania nadesłane przez Beneficjentów

  9. Jakie dokumenty należy przygotować na potrzeby weryfikacji ?

  10. Dokumenty ogólne • zgodne z polityką rachunkowości • umowa o dofinansowanie wraz z harmonogramem rzeczowo-finansowym • aktualne oświadczenia o kwalifikowalności VAT (także konsorcjantów) • Upoważnienie/a do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem (jeśli dotyczy).

  11. Zakup towarów i usług • faktura, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej • umowa zakupu towarów/usług (jeśli dotyczy) • protokół odbioru/zdawczo-odbiorczy (jeśli dotyczy) • dokument OT, przyjęcie środka trwałego (jeśli dotyczy) • potwierdzenie zapłaty (wyciąg bankowy, potwierdzenie przelewu, KW itp.) • dokumenty celne SAD, transportowe itp. (jeśli dotyczy)

  12. Wynagrodzenia – umowy o pracę • regulamin wynagradzania, premiowania • umowy o pracę, aneksy, oddelegowania lub inne dokumenty potwierdzające wysokość wynagrodzenia oraz wykonywanie zadań w projekcie • listy płac • karty czasu pracy, indywidualne i zbiorcze(jeśli dotyczą) • metodologia wyliczenia kwoty kwalifikowalnej (jeśli dotyczy) • potwierdzenie zapłaty wynagrodzeń netto • potwierdzenie zapłaty składek ZUS i US. W przypadku zbiorczych przelewów wymagane jest oświadczenie o wysokości kwoty wydatków dotyczących projektu.

  13. Wynagrodzenia – umowy cywilnoprawne • umowa o dzieło lub zlecenie • rachunek • protokół odbioru pracy (jeśli nie ma na rachunku) • lista płac wraz z wyszczególnionymi składnikami wynagrodzeń (jeśli nie zostało wyszczególnione na rachunku) • potwierdzenie zapłaty wynagrodzeń netto (wyciągi bankowe, potwierdzenie przelewu, KP) • potwierdzenie zapłaty składek ZUS i US. W przypadku zbiorczych przelewów wymagane jest oświadczenie o wysokości kwoty wydatków dotyczących projektu..

  14. UWAGA Przedstawione dokumenty powinny zawierać wszystkie informacje niezbędne do identyfikacji poszczególnych składników wynagrodzeń wraz z metodologią ich wyliczenia.

  15. Amortyzacja • plan amortyzacji • karty amortyzacji • dowód przeksięgowania kosztów amortyzacji do projektu • oświadczenie, że wydatki poniesione na zakup amortyzowanych środków trwałych nie zostały zgłoszone jako wydatki kwalifikowalne, ani też nie były współfinansowane z publicznych środków krajowych ani wspólnotowych w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu

  16. Koszty ogólne • faktura, rachunek, rozliczenie delegacji i innedokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej • metodologia przyporządkowania kosztów ogólnych do projektu (jeśli dotyczy) • potwierdzenie zapłaty

  17. Beneficjent ma obowiązek przechowywania i udostępniana podczas weryfikacji, dodatkowej dokumentacji uzupełniającej poniesione wydatki np. sprawozdanie z podróży służbowej, lista obecności na konferencji, certyfikat ukończenia szkolenia, artykuł prasowy, opinia audytora, umowa zabezpieczenia itp. UWAGA

  18. Czy wymagane są protokoły obioru (umowy cywilno-prawne lub zakupy)? • Odpowiedź: Instytucja Pośrednicząca uznaje stosowanie form odbioru wykonanego dzieła / zlecenia, zgodnie z przepisami prawa tj. protokołu odbioru lub potwierdzenia na rachunku. W przypadku zakupów środków trwałych (pow. 3.5 tys. zł netto) wymagane jest potwierdzenie odbioru w jednej z ww. form, chyba że umowa z wykonawcą przewiduje określony tryb dokonania odbioru.

  19. Czy wnioski o płatność, które zostały już zweryfikowane przez Fundację można jeszcze skorygować jeśli okazało się, że występują w nich nieścisłości? • Odpowiedź: W przypadku gdy wykryte uchybienia i błędy dotyczą również dokumentów, które nie zostały zweryfikowane na próbie przez FFW, Beneficjent jest zobowiązany do dokonania stosownych korekt bądź uzupełnień i pisemne poinformowanie o tym NCiBR – tylko pozycje tab. 11 nie odnoszące się do kwoty wyd. kwalifikowalnych.

  20. Czy wszystkie wnioski o płatność zostaną sprawdzone przez Fundusz Współpracy ? • Odpowiedź: Tak, Fundacja „Fundusz Współpracy” ma obowiązek weryfikacji dokumentacji potwierdzających poniesione wydatki kwalifikowane, rozliczone w zaakceptowanych przez IP wnioskach o płatność.

  21. Czy możliwe jest ustalenie terminów przeprowadzania weryfikacji z beneficjentami ? Terminy powiadamiania o weryfikacjach? • Odpowiedź: TAK ale… Nie częściej niż raz na kwartałale nie rzadziej niż raz na pół roku (wyjątek: wniosek końcowy, zalecenie ponownej weryfikacji przez NCiBR, pismo uzasadniające beneficjenta np. inna kontrola, choroby). Terminy można ustalać telefonicznie.

  22. Czy Fundacja może weryfikować dokumenty, które były poddane wcześniejszej kontroli ? • Odpowiedź: Tak. Fundacja dokonuje weryfikacji dokumentacji księgowej w miejscu u beneficjenta w zaakceptowanych przez IP wniosków o płatność. Fundacja ma obowiązek sprawdzenia wykonania przez beneficjenta zaleceń IP wynikających z poprzedniej weryfikacji.

  23. Czy istnieje i jak wygląda algorytm określania próby (także poza wielkością procentową próby)? Duże, partnerskie projekty generują weryfikację kilkuset dokumentów ? Czy nie można zwiększyć próby ? • Odpowiedź: Od 10 % lub 30 % danej kategorii - do 100 %. W pierwszej kolejności weryfikowane są najwyższe wartości wydatków w danej kategorii. W przypadku nieprawidłowości Fundacja sama zwiększa próbę lub na prośbę beneficjanta na etapie „umawiania terminu weryfikacji” jest możliwe zwiększenie próby.

  24. Czy odręczne poprawki w tab. 11 wniosku nie będą wymagały złożenia wniosku poprawionego? Istnieje ryzyko braku spójności dokumentacji ? • Odpowiedź: Tak. Nie wymagają. Odręczne korekty nie mogą dotyczyć kolumny kwota wydatków kwalifikowalnych. Wszystkie korekty naniesione w czasie weryfikacji są raportowane do NCiBR w celach informacyjnych.

  25. Czy istnieje i jak wygląda algorytm określania próby pozycji do weryfikacji. Przy dużych projektach realizowanych w konsorcjum, mamy wrażenie że weryfikowana jest zbyt duża próba – ok. 30 % pozycji, co przy kilku wnioskach stanowi kilkaset pozycji x kilka dokumentów związanych = kilka tysięcy dokumentów? Czy w związku z przejęciem przez NCBiR funkcji Instytucji Pośredniczącej będą przeprowadzane weryfikacje przez Fundację „Fundusz Współpracy”?

  26. www.cofund.org.pl „Wsparcie MNiSW we wdrażaniu PO IG” „Dokumenty” „Zespół DWiP – Kontakt”

  27. Dziękujemy za uwagę www.cofund.org.pl

More Related