Il Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione Consuntivi 2005 e prospettive

1. Il Mercato elettronico della Pubblica AmministrazioneConsuntivi 2005 e prospettive Luca Mastrogregori Responsabile Strategie di e-procurement – Consip S.p.a. luca.mastrogregori@tesoro.it Udine, 1 Dicembre 2005

2. Agenda • Introduzione • I risultati ad oggi • Prime evidenze: il comportamento del mercato • Le linee evolutive

3. Il Mercato Elettronico della P.A. • Il DPR 101 del 2002 ha introdotto il Mercato Elettronico della PA quale nuovo strumento d’acquisto, utilizzabile da tutte le PA, per approvvigionamenti di importo inferiore alla soglia comunitaria • Il Mercato Elettronico della PA, in corso di realizzazione da parte del MEF, è un Marketplace di tipo selettivo, cioè accessibile solo ad utenti (Amministrazioni e Fornitori) abilitati, su cui è possibile effettuare acquisti diretti da catalogo e richieste di offerta Bando di Abilitazione MEF/Consip • Emette il Bando di abilitazione • Abilita i fornitori • Registra i PO Fornitori abilitati PO registrati • Qualifica fornitori • Gestione catalogo • Gestione documentale • Reporting • Pubblicano ed aggiornano il catalogo • Ricevono OdA • Rispondono alle RdO • Ricercano prodotti • Confrontano offerte • Effettuano RdO e OdA

4. L’interazione tra Consip e le Imprese Consip Impresa • Non esercita alcuna intermediazione e non assume un ruolo attivo nella transazione commerciale • Stabilisce: • requisiti soggettivi di partecipazione • regole oggettive di presentazione delle offerte • requisiti minimi che devono connotare i prodotti/servizi • le condizioni generali di fornitura alla PA • È responsabile: • della tecnologia a supporto del popolamento e delle operazioni di acquisto • del rispetto delle procedure da effettuare per accedere al Mercato Elettronico • Negozia in piena autonomia con le PP.AA. definendo ogni elemento della propria strategia commerciale (in conformità con quanto previsto dai bandi): • Numero delle offerte • Durata delle offerte • Prezzi • Area di Consegna • Tempi di consegna • Termini di pagamento • Disponibilità

5. Il popolamento dell’offerta: Articoli e imprese • I primi 10 mesi del 2005 confermano la crescita di imprese abilitate e relativi cataloghi pubblicati, registrata già nel corso del 2004. 31 ottobre 2005 Articoli e Fornitori (cumulato) Corrispondente a 513 imprese diverse Fornitori (“Cataloghi”) (scala di destra) Articoli (scala di sinistra) 2005

6. Il popolamento dell’offerta: Articoli e imprese • Le categorie con il maggior numero di articoli sono relative a prodotti informatici e per ufficio. 31 ottobre 2005 1 impresa su 3: < 5 addetti 1 impresa su 2: < 10 addetti Attività 2005 Estensione bandi • Arredi • Cancelleria • Peritelefonia • Segnaletica • Materiale igienico sanitario Nuove iniziative • Servizi di manutenzione Impianti elettrici Impianti elevatori

7. Risultati al 31 Ottobre 2005 I primi mesi del 2005 evidenziano una forte dinamicità del Mercato Elettronico OdA = Ordine diretto RdO = Richiesta di offerta

8. Il volume d’affari: Transazioni (numero e valore) • Anche le transazioni hanno fatto registrare una significativa e costante crescita sia del numero che del valore complessivo. 31 ottobre 2005 Numero e valore transazioni (cumulato) Valore transato Legenda 2005 Valore transato Numero di transazioni

9. Prime evidenze: PO attivi per area geografica 855 PO hanno eseguito almeno un ordine/richiesta di offerta on line nel 2005, a fronte di 2.990 PO registrati. 31 ottobre 2005 PO attivi 2005 per area geografica NordOvest NordEst Centro Sud Isole 31 33 26 Stato 178 12 76 139 68 71 40 54 Enti Locali 372 25 26 12 13 Sanità 97 21 40 44 63 42 19 Università 208 855 235 158 231 134 97

10. Prime evidenze: la distribuzione del valore transato Al 31 ottobre 2005, il Centro ha eseguito ordini di acquisto per un valore pari al 37% del transato. Il valore del transato nelle altre aree geografiche è uniformemente distribuito. 31 ottobre 2005 Valore transato 2005 per area geografica (k euro)

11. Prime evidenze: RdO • Nel corso del 2005 sono state lanciate circa 2000 RdO. • La risposta dei fornitori è generalmente positiva: oltre due terzi delle RdO viene aggiudicata. Dettaglio RdO mensili (al 28 nov 2005) Dettaglio RdO non aggiudicate 63% 61% 61% 55% 60% 69% 60% 67% 77% 74% 68% % aggiudicate su totale(escluse aperte)

12. Esempi di RdO “innovative”: aggregazione di Comuni • Contesto. • Un Comune gestisce tramite una convenzione gli acquisti di 6 Comuni limitrofi. Ha aggiudicato una RdO per la fornitura di carta in risme per un periodo di due anni per i Comuni aderenti alla convenzione. • Soluzione. • Sono state trasposte alcune condizioni particolari all'interno della procedura on-line, definendo: • le responsabilità nell'esecuzione della gara e del contratto rispettivamente al Comune capofila e ai Comuni associati • le caratteristiche merceologiche dei beni richiesti • le modalità di consegna - dilazionata e concordata con i diversi Comuni • la gestione dei resi per merce non conforme • la gestione dei singoli ordinativi di fornitura • la fatturazione a capo dei singoli Comuni • Risultati. • aggiudicazione da parte di una ditta locale, con ribassi del 22,9% sulla carta A4, 1,98% sulla carta riciclata A4, e 30,2% sulla carta A3. • definizione di un modello di riferimento da utilizzare per ulteriori categorie merceologiche del MEPA • consolidamento del percorso di adeguamento dei processi interni di gestione degli acquisti all'interno del MEPA • Vantaggi. • specificato condizioni particolari della fornitura direttamente all'interno del MEPA, in particolare attraverso l'aggregazione della domanda di più Enti • accelerato notevolmente i tempi di gara, e quindi ridotto i costi del processo di acquisto e dei tempi di contrattazione, grazie alla negoziazione in tempi ridotti prezzi e condizioni agevolate • semplificato, attraverso la modalità di acquisto on line, i processi di attuazione della gara, con la completa eliminazione del supporto cartaceo • coinvolti oltre 40 Fornitori, una ampia base di Fornitori che ha permesso una migliore individuazione dei Fornitori competitivi, anche tra quelli a rilevanza provinciale • maggiore personalizzazione dei servizi di supporto alla fornitura dai Fornitori locali e un ribasso competitivo sui prezzi a base d'asta, già molto competitivi.

13. Esempi di RdO “innovative”: Servizi di Igiene Ambientale • Contesto: • Il bando ha per oggetto servizi di pulizia e disinfestazione, sia attraverso interventi spot, sia attraverso un “pacchetto di servizi”, ovvero un insieme di attività specifiche, con frequenza e standard prestabiliti, da eseguirsi in un arco temporale determinato. • I Pacchetti di servizi di pulizia sono distinti per: • destinazione d’uso degli spazi, ovvero spazi primari interni (uffici, aule e biblioteche, palestre), spazi complementari interni (refettori e sale mensa, depositi e archivi, laboratori e locali tecnici) e aree esterne (scale esterne e porticati, percorsi d’accesso e aree cortilive, balconi e terrazzi) • destinazione d’uso dell’immobile, ovvero scuole materne, scuole elementari e medie inferiori/ superiori, dipartimenti universitari, immobili ad uso uffici, caserme e immobili ad uso biblioteche • Occorre quindi fornire ai fornitori le informazioni utili a formulare l’offerta economica al meglio, specificando (in modo quanto più strutturato) la natura e tipologia del fabbisogno, la durata temporale (in genere sui 2 anni) e le possibili varianti degli edifici. • Soluzione. • È stata predisposta una modulistica per la compilazione della richiesta di offerta, per permettere alle amministrazioni di definire le ulteriori condizioni particolari di erogazione dei servizi • Caratteristiche dell’Immobile oggetto del servizio (Numero piani, presenza ascensori, suddivisione della superficie per piano e per tipologia,…) • Servizi richiesti (aggiuntivi o sostitutivi rispetto al capitolato) • Calendario lavorativo (frequenze, fasce orarie,… quando diverse dal capitolato) • Condizioni del personale (eventuali dipendenti per servizi di pulizia,…) • … • Le amministrazioni compilano i form e li allegano alle RdO, indicando poi nella riga di catalogo solo la superficie complessiva oggetto del servizio • I fornitori valutano i dati degli allegati e formulano la loro offerta economica • Risultati. • Una Università ha recentemente lanciato 7 RdO per 7 suoi dipartimenti • È stata ottenuta una buona partecipazione da parte delle imprese invitate (40% circa delle inviate ha presentato un’offerta) • Hanno partecipato in gran parte imprese locali, ma anche nazionali (in un caso con offerta migliore)

14. Esempi di RdO “innovative”: Segnaletica da interni ed esterni • Contesto. • L'iniziativa è dedicata a: • Segnaletica d’Ambiente: Totem, Segnaletica di indicazione ed informazione a Pannelli, Targhe di Identificazione, Paline Guidafila, Cavalieri, Espositori, Bacheche per esposizione e messaggi, Mappe Tattili • Segnaletica di Sicurezza: Segnali di sicurezza, Cornici per informazioni di sicurezza • Segnaletica Stradale: Segnali stradali verticali, Segnaletica stradale complementare, Sostegni supporti ed accessori per segnaletica stradale • La Segnaletica d'Ambiente è intesa come linguaggio di comunicazione e pertanto inserita all'interno di un Piano di Comunicazione Visivo, identificativo dell'immagine della PA. • Soluzione. • Per elaborare un Piano di Comunicazione Visivo e aggiudicarne la fornitura, si opera in due fasi. • Fase 1: richiesta preliminare off-line. • La PA chiede un’offerta tecnica ed economica indicativa ai fornitori abilitati inviando loro via e-mail: • la Planimetria dell’Area e/o degli Ambienti (in formato DWG AUTOCAD) • l’elenco dei metaprodotti con le personalizzazioni richieste (se conosciuti) • l’elenco di eventuali servizi accessori e complementari (apposizione, collocamento e montaggio) • Le date stabilite per l’eventuale sopralluogo • I fornitori re-inviano via e-mail: • la Planimetria elaborata, con l’indicazione del posizionamento puntuale dei singoli articoli proposti • l’Offerta economica indicativa, comprensiva degli eventuali servizi accessori di apposizione e nei tempi stabiliti. • Fase 2: creazione della RdO su MEPA • L’Amministrazione esamina le offerte pervenute (planimetria di massima e computo economico) e decide il contenuto della RDO (eventualmente costruita sulla base della planimetria risultata più adatta alle specifiche esigenze della PA) e la lista dei fornitori da invitare. • In fase di RDO i fornitori dovranno presentare l’Offerta impegnativa definitiva. • Risultati. • Una Università ha recentemente lanciato una prima RdO su Segnaletica d’Ambiente • È stata ottenuta una buona partecipazione da parte delle imprese invitate (40% circa delle invitate ha presentato un’offerta) • Il buon esisto della prima RdO ha portato altre amministrazioni ad avviare procedure analoghe.

15. Le linee di sviluppo nel breve-medio periodo. Consolidamento/ ottimizzazione del sistema • Organizzazione: • Semplificazione Abilitazione delle imprese/gestione catalogo • Supporto a PO e Imprese sull’utilizzo del sistema • Tecnologia: • Miglioramento usabilità e funzionalità del sistema • Malfunzionamenti/ instabilità/ performance piattaforma Ampliamento dell’offerta • Estensione dell’offerta ai servizi: • Piena attivazione del bando “Servizi di Pulizia ed igiene ambientale” • Avvio di altre iniziative servizi (es. Manutenzioni) Evoluzione nel medio periodo 1. Integrazione del sistema die-procurement con i sistemi gestionali utilizzati all’interno delle Amministrazioni. 2. Sviluppo di un modello collaborativo con le Amministrazioni Sviluppare un modello collaborativo e integrabile con le iniziative di e-procurement avviate in ambito locale dalle Pubbliche Amministrazioni. 3. Sviluppo di un modello collaborativo con le Associazioni imprenditoriali Coinvolgere le Associazione imprenditoriali nella diffusione dei nuovi strumenti di e-procurement presso le imprese e nel supporto agli Associati nel processo di abilitazione al Mercato Elettronico della PA e nella creazione e gestione dei cataloghi elettronici.