JEFYCO / ABCdE

1. JEFYCO / ABCdE Un composant du Système Global d’Information COCKTAIL 30 Mars 2006

2. Ordre du Jour • 10H00 - 12H30: Le produit • 10H00 - 11H30: aspects fonctionnels • 11H30 - 12H30: aspects techniques • 13H30 - 15H00: Démonstration du produit. • 15H00 - 16H00: • Cocktail: • Présentation du consortium: de qui est -il constitué, comment vit -il? • Quelles relations entre Cocktail et un établissement qui prend JEFYCO (soit qui fait quoi et qui est responsable de quoi)?

3. Jefyco une application …. parmi d’autres! Brique d’un PGI spécifique Le Référentiel Le budget Les dépenses Les situations Les marchés Les recettes La comptabilité L’administration des droits Les fournisseurs & Clients L’inventaire & Stock Le compte financier Les autres modules Missions Conventions Prestations Int & Ext Paie Taxe La formation Plan

4. Les applications Cocktail Généralités

5. Les applications Cocktail • Reposent sur un système d’informations intégré désigné « cocktail » • Libres de droits d’usage (coût d’achat nul) • Totalement mutualisées • Ouvertes (Open Source) • Se veulent modernes, évolutives et réactives • Guidée par l’utilisateur (Forums, demandes de travaux, réunions régulières) • Economiques • Financièrement • Humainement

6. Le système d ’information • 1998 Vision qualifiée à l’époque d’utopiste Suite

7. 2002 Architecture applicative (2002) Internet Applications informatiques Soap, XML Extranet Intranet Tout Client LDAP Client Java Client WWW Tout Client WebDav http http / TCP /UDP http http http / TCP /RMI http Frontal LDAP: authentification légère et forte (IGC), profils,.. Frontal HTML, XML, XLST: présentation des documents Frontal SOAP, XML, WSDL, UDDI: EDI et inter-opérabilité ANNUAIRES de l’établissement (Personnes, Documents, Informations) Étudiants, personnels, composantes, services, laboratoires, contacts, fournisseurs, entreprises, établissements, partenaires, groupes de mail, forums (push) et listes de diffusion, bâtiments, salles, formations, comptes, … Budgets, Dépenses Comptabilité Inventaires Marchés Missions Taxe d’app, Stocks ... Emplois, Carrières Personnels, Etudiants Entreprises, Fournisseurs Congés Cartes pro, Paie ... Admissions Inscriptions Examens Notes Résultats Diplômes Stages, ... JEFYCO GRHUM Scolarité RMI RMI Plannings, Heures complémentaires, Gestion électronique des documents et de l’information,Gestion de la formation continue (aspects administratifs et pédagogiques), gestion de parcs, Gestions des stages, Gestion des demandes de travaux, ... Système d’informations de l’établissement

8. 2003 Cartographie des applications Applications informatiques WebServices Client W3 Client Java Tout Client LDAP Tout Client WebDav http / TCP /UDP http http http http Accès LDAP: authentification légère et forte, profils,.. Portail ENT (HTML, XML, XLST, ICS, SUP-XML) Echanges SOAP, XML, WSDL, UDDI: EDI et inter-opérabilité Dépenses Budgets Comptabilité Marchés Taxe d’app, ... Admissions Inscriptions Examens Notes Résultats Diplômes ... Emplois Personnels Carrières Congés, agenda Cartes pro, Girafe, ... Sphère GFC Sphère Scolarité Sphère GRH Missions Paie Fournisseurs Encaissements Services achats … Gestions des stages Heures complémentaires, Gestion de la formation continue, Gestion de la Recherche, Prestations Int & Ext, Conventions, Inventaires & Stocks (gestion de parcs), Gestion des demandes de travaux, Gestion électronique des documents et de l’information, … Référentiel de l’établissement (Personnes, Documents, Informations) Étudiants, personnels, composantes, services, laboratoires, contacts, fournisseurs, entreprises, établissements, partenaires, groupes de mail, forums et listes de diffusion, bâtiments, salles, formations, comptes, Plannings (salles, enseignements, réunions, agendas, …), Documents, …

9. Clients HTTP IE ou Mozilla ou … Serveur HTTP Apache Serveurs d ’applications (J2EE, WebObjects) Serveur Base de Données Architecture 3-tiers

10. Architecture logique Des communautés d’utilisateurs différentes Des interfaces différentes Mac Win Client-Serveur HTML XML Win Linux Java JRE 1.4 N modèles externes de données avec ses règles métier pour M (avec M<N!) briques logicielles JDBC SQL-Net JDBC EOF (Entreprise Object FrameWork) 1 seule information!

11. Architecture logicielle homogène 2005

12. Architecture logicielle hétérogène 2005

13. Les heures complémentairessynoptique simplifié des entités concernées Mode connecté EDT Mode déconnecté EDT « immobilisations » Structure Harpège personnes personnel Enseignant(s) Structure Harpège Salles et autres objets (vidéoprojecteurs, …) Enseignant(s) Ou suivant charges prévisionnelles Fournisseurs Contrôle / validation / certification Un enseignement prévu Emploi du temps liquidation $$$$ Groupe étudiants Structure Apogée (rentrée 2002) Contrôle des seuils UV(s) GFC  Girafe (TG) scolarité scolarité Interfaces à prévoir

14. JEFYCOle « mur de briques » pour la gestion financière et comptable • Un des « murs porteurs » du système d’informations • Un outil de gestion • Un outil de pilotage • Un outil souple au service d’une politique • Un potentiel évolutif élevé • Une application « élastique » pouvant répondre aux besoins du plus grand (Paris 10, Paris 5, …) comme du plus petit établissement (Bibliothèque Inter-universitaire GIP BULAC))

15. Périmètre Fonctionnel Jefyco Ok Jefyco Ok 2007 Partiel

17. Couverture fonctionnelle de JEFYCO

18. 2007 • Feuille de route 2006: • Refonte du module Budget • Module encaissement élargi aux prélèvements (échéancier) et augmenté des fonctions d’une régie. • Gestion élargie des contrats • Refonte technologique du module dépenses • Refonte technoogique du module Titre • Refonte du module d’Administration et de gestion des Droits • Disparition des éditions sous ReportMill, généralisation de iReports

19. Questionnaire AMUE 2003

21. Configuration type haute disponibilité: 2006

22. JEFYCO • Simplicité d’utilisation • Qualité des documents • Réactivité du produit • Satisfaction des utilisateurs

23. Jefyco • Maintenance corrective & évolutive • Documentation technique en cours grâce à la modularisation du produit • Evolutions réglementaires • Evolutions technologiques: • Architecture multi-tiers • SGBD indépendant • Client léger (HTML) et riche (Java Swing) • SIX (Serveur d’Impressions XML): XML, XSLT, DTD • OpenReports/iReports (Java Open Source) pour toutes les éditions • Signature électronique & Dématérialisation • SSO CAS associé à ZAP + certificat X509 si souhaité • …

24. BUDGET 2007 LOLF • Les Informations Budgétaires. • Gestion des Crédits Ouverts. • Budget par Nature • Budget de Gestion • Les mouvements budgetaires • Les phases budgétaires

25. Les Informations Budgétaires. • Le Centre de Responsabilité (actuellement niveau 3 de Jefyco) • Le Niveau de préparation budgétaire (W à l’envers) • Le Niveau pour TOUS les mouvements budgétaires ( Prov. ,Reliq. ,DBM, MIO ,ventilations ,virements) • La gestion des Signatures • Délégation de signature / pouvoir. • Limite de montant / masses ,etc ....

26. Les Informations Budgétaires. • Nomenclature LOLF • Programmes / Actions: • Nomenclature imposée par l’Etat. • Sous-Actions • Nomenclature établissement déclinée / dérivée de celle de l’Etat. • Le suivi des projets est effectué, selon le besoin, par les codes analytiques (auquel peut être associé une enveloppe indicative de crédits) et , dans les cas où une enveloppe limitative doit être associée, sous la forme d'une convention sans suivi comptable • Des poches de crédits Limitatifs liées à un CR • Ce pourrait être un nouveau type du module “conventions/contrats” COCONUT’S seul point d’entrée de gestion, déclaration, alimentation, … des projets

27. Les Informations Budgétaires. • Limitativé des crédits : • Par masses lors de l'éxécution budgétaire (UB/CR) • Le concept de type de crédit est conservé • Par projet (à l’intérieur d’un CR) • Le projet remplace le niveau 4 (UC / Lbud) actuel • Le code analytique: • Il est conservé mais amélioré: • Il est structuré de manière arborescente : • Il est Public (Etablissement) visible par tous ou Privé à une UB ou un CR visible par les agents autorisés sur ces UB/CR • Un montant peut lui autre asscocié pour du pilotage / contrôle de gestion • Alerte, interdiction d’utiliser le code au-delà, bilan, rapport d’activité, … • C’est un indicateur

28. Gestion des Crédits. • Les RESSOURCES (ou financements) des CR. • Externes • Subventions spécifiques • Prestations externes • Dons • Etc… • Internes • Sans comptabilisation : DGF, CQQ; CQD, transferts divers • Avec comptabilisation : prestations internes

29. Financements externes Voir paramétrage plan comptable classe 7 et 13 Prestations internes Voir paramétrage compte 187 Financements internes Concevoir une table pour l’Etablissement des mouvements internes Exemples : DGF : dotation de fonctionnement CQD: contrat de développement CQR: contrat de recherche BIB: échanges entre bibliothèques FOM: formation des maîtres COL: financements de colloques TEL :répartition charge téléphone REP: reprographie interne FCO: participation de la Formation continue aux charges communes Etc… Gestion des Crédits.

30. Gestion des Crédits. • 1-Tout se passe donc au niveau du CR • 2- Tout financement interne pour un (ou plusieurs) CR est une charge interne pour un (ou plusieurs) autre CR • 3- la somme de chaque type de mouvement interne est nulle (et n’apparaît donc dans le budget consolidé)

31. Gestion des Crédits. En plein : les prévisions liées au plan comptable / En rayé : les prévisions liées à la table des mouvements internes / En+ les dotations reçues /En – les contributions versées CR 1 CR 3 CR 2 Crédits ouverts Prest Ext Crédits ouverts COL (CR1) Crédits ouverts Prest ext Prest int Prest Int FOM (CR3) Subv Spéc DGF FOM (CR3) -FOM (CR2) DGF -FOM (CR1) -COL (CR 2)

32. Les mouvements budgétaires • Les Mouvements à l'initiative de l'ordonnateur: MIO PAS DE MODIFICATION DES MASSES ! 1- Ajustements du budget par nature (dépenses et recettes) Ajustements du budget de gestion (dépenses et recettes) 2- Les Virements de CR à CR d'une même UB • Par Nature et Gestion (recette/dépense) 3-Les Transferts de CR à CR d'UB différentes • Par Nature et Gestion (recette/dépense)

33. Les phases budgétairesPOUR TOUS LES CR 1-ELABORATION Budgétaire 2-EDITION DU DOCUMENT BUDGETAIRE : Prov. / Init. / DBM Fin de la pro cé du re Budget Nature Dépense Crédits ouverts Recettes Ext Budget Nature Recette Prest Int (recette) Prest int (dépense) Budget Gestion Dépense Budget Gestion Recette vote Dotations ATTESTATION du caractère exécutoire par l ’AC Contrib 3-EXECUTION BUDGETAIRE

34. La dépense: commande • Un devis / un marché / un fournisseur • Des articles / des codes de nomenclatures • Une ventilation en % par Destinations • Les destinations ne sont proposées à la liquidation que si elles ont été �mouvementées dans le budget" (aide non bloquante ou verrou déblocable par une autorité� habilitée) • Les réimputations de destinations sont possibles aprèsliquidation • possibilité� de ventiler des dépenses ou groupes de dépenses d'une destination vers d'autres destinations

35. La dépense: commande • Des CR/Projet supportant le montant de la dépense • Des codes analytiques (optionnels) par ligne de dépenses (CR/Projet) • Une Masse / une imputation par ligne de dépense (CR/Projet)

36. La dépense : liquidation • Possibilité de (re)préciser la ventilation par action / sous-action au moment de la liquidation la liquidation par ligne de dépense (CR/Projet)

37. Échéance 2006 • Octobre 2005: • Préparation budgétaire à partir du module existant: • http://www.univ-lr.fr/actes/ged/courrier/commun/0410191232.0/SimBud_launcher.html • Disparition du niveau 4? Un niveau 4 par défaut et masqué pour 2006? Tous les autres niveaux 4 étant liés à une « convention » • 2005: • Mise au point et évolution du module convention / contrats • Janvier 2006 • Nouveaux codes analytiques • Ventilation des dépenses par action / ss-action pour chaque dépense (à la commande / liquidation)

38. Échéance 2007 • Module Budget.new • Module Dépenses.new • Modules Titres.new • Equipe de développement: • F. Rivalland Antilles-Guyane • Th. Saivre La Rochelle • R. Prin La Rochelle a/c Avril 2006 • C. Heurtevin Marseille 1 • A suivre …

39. Module BUDGET actuel • Budget par nature et budget de gestion • Souplesse des types de crédits • Fonctionnement • Équipement • Personnel • Autres au choix de l’établissement • … • Clarté des éditions

40. Exemple d’une édition au format PDF

41. Module DEPENSES • Engagement et commandes simultanés • Exemple ici ou là pour une commande sur marché • Facturation – liquidation • Exemple ici • Mandatement • Exemple ici • Consultations – recherches • Un petit exemple ici

42. Module DEPENSES • Gestion des codes nomenclatures marchés • Notion de catalogues produits • Saisie d’informations analytiques possible • Sécurité des contrôles automatiques

43. Une commande JEFYCO • 1) 2 Approches possibles: • Marchés: • Par lot • Hors Marchés : • Par Fournisseur • Par Code de nomenclature (famille de produits homogènes) • Par ligne budgétaire • 2) Suivant l’approche: • Plusieurs engagements par commande possibles • 1 code de nomenclature par engagement • plusieurs codes de nomenclature par commande! • Une ligne budgétaire par engagement • 3) Gestion des prestations internes

45. Module dépenses: compléments • La pré-commande et commande HTML (Web) : JefyWeb • Gestion des catalogues (fournisseurs, marchés, prestations) • Devis et commande de Prestations internes et … externes: PieWeb • Quelques petits plus : • Gestion des catalogues fournisseur (rappel) • Fiche de mise à disposition de matériel (liée à l’inventaire) • Edition complémentaire au bon de commande (communication auprès des fournisseurs) • Gestion individuelle ou en masse des arrêtés (+ GEDI) • Amélioration de la gestion des codes analytiques (sans modifier l’existant) • Xlab • Web • …

46. Logo de l’établissement Logo du CR s’il existe! Ajouter modèle LR avec login/passwd Fournisseur

47. La liquidation :Fenêtre principale (exemple simple d’une saisie de facture ici) A remplacer par version 2006

48. Module MARCHES (ppt ici) • Gestion des marchés, des lots et prestations associées (exemple ici) • Gestion des codes nomenclatures • Paramétrage pour service marchés • Documentation: • (cf documentation JEFYCO à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/cri/applications • Ou document PDF

49. Module Marchés 2006 • Evolutions en cours • Nouveaux seuils MàPA • PRM déléguée • Pour une ou plusieurs famille homogène • GEIDE associée (GEDI) • Dématérialisation (en cours)

50. Marchés: la dématérialisation (1) • La démarche de l’AMUE • Publication des offres • Appel d’offre en cours pour choisir un prestataire pour le dépôt signé et horodaté du DCE et le recueil signé et horodaté des réponses • Un coût par appel d’offre