Proje Y netimi ve Proje Danismanligi

1. Proje Yönetimi ve Proje Danismanligi Doç. Dr. Kenan Sögüt Mersin Üniversitesi Fizik Bölümü

2. Amaç Proje yönetimi ve danismanliginda üstlenilen rolü kavramak; Proje danismaninin yetki ve sorumluluklarini ögrenmek.

3. Proje Nedir? Proje belirli bir zaman diliminde tamamlanmasi beklenen, bir ürün çikartmak için belli para kaynagi ve insan gücü ile yürütülen, bir amaci ve hedefleri olan, katma degerler ya da patentli kullanma haklari olusturan geçici bir çabadir. Baslama ve sonlanma tarihi vardir. Pratikte bir is yönetmek ile bir proje yönetmek oldukça farkli teknik yetenekler ve farkli yönetim anlayislari gerektirirler. Basarili projeler için ilk olarak hazirlik ve planlama gereklidir.

4. Projenin Özellikleri Belli ve tanimli bir amaci vardir. Benzersizdir, çünkü tamamen ayni yoldan tekrarlanamaz. Ihtiyaç ya da beklentilere odaklidir. Zaman, maliyet ve insan gücü gibi sinirlamalari vardir. Farkli branslardan insanlari bir araya getirebilir. Bir çok risk içerebilir. Yeni beceriler edinme firsati saglar.

5. Proje Yönetimi Proje yönetimi projenin belli hedeflerini ve amaçlarini basarili bir biçimde gerçeklestirmek için kaynaklari planlama, organize etme, temin etme ve yönetme disiplinidir. Proje yönetimi için bilgi, yetenek, aygitlar ve yöntemler gereklidir.

6. Proje Yönetim Üçgeni Projeler “kapsam”, “zaman” ve “maliyet” sinirlamalari ile yürütülür. Bunlar “proje yönetim üçgenini” olustururlar. Her kösede bir sinirlama vardir. Digerlerini etkilemeden üçgenin bir kenari degistirilemez. Kalite ya da performans da dördüncü bir sinirlamadir.

7. Zaman-Maliyet-Kapsam Zaman sinirlamasi projenin bitirilmesi için konulmus zaman araligini temsil eder. Maliyet sinirlamasi projenin gerçeklestirilmesi için sahip olunan bütçeyi temsil eder. Kapsam sinirlamasi projenin sonucunda ne üretilmesi gerektigini belirler.

8. Neden Önemlidir? Mükemmel ürün kalitesi Verimli iletisim Risklerin Azaltilmasi Stratejik amaçlar ve hedefler Projenin zamaninda bitirilmesi için planlama çok önemlidir. Ürün çiktisini arttirmak için yeni fikirler ve teknolojik gelismeler kullanilmalidir.

9. Yönetim Yöntemleri Geleneksel yaklasim Kritik Zincir proje yönetimi Olay zincir metodolojisi Islem-bazli yönetim

10. Geleneksel Yaklasim Geleneksel yaklasimda bir projenin tamamlanmasi için bitirilmesi gereken adimlar dizisi vardir. Bunlar için 5 bilesen sayilabilir. Baslatma Planlama ve Tasarim Yürütme Gözetleme ve Denetim Kapatma Bazi bu projelerde bu gruplara projenin devam etmesi ya da kapatilmasi konusunun tartisilacagi karar noktalari eklenebilir.

11. 1-Baslatma Baslatma asamasinda is çevresini iyi anlamak ve gerekli kontrolleri projeye eklemek çok önemlidir. Bu asamada proje tasariminda herhangi bir eksiklik hemen belirlenmeli ve düzeltilmelidir. Baslatma asamasi asagidaki alanlari kapsayan bir plan içermelidir: Organizasyonun ihtiyaç ve gereksinimlerini hedeflere göre analiz etmek. Bütçe dahil fayda ve maliyetlerin finansal analizi. Zaman çizelgesi dahil bir proje sözlesmesi.

12. 2-Planlama ve Tasarim Asil amaç proje için gerekli maliyet ve kaynaklari tahmin etmek ve etkili bir biçimde proje uygulamasindaki riskleri yönetmektir. Kapsam bildirisini olusturmak; Planlama ekibini seçmek; Olusacak ürünleri tanimlamak ; Kaynak gereksinimlerini tahmin etmek; Zaman ve maliyeti tahmin etmek ve hazirlamak; Risk planlamasi yapmak; Iletisim planlamasi, rol ve sorumluluklarin belirlenmesi, Proje için satin alinacaklarin belirlenmesi

14. Örnek

17. Uygulama Yerçekimi Ivmesinin belirlendigi bir proje için proje plani formu olusturunuz.

18. 3-Yürütme Yürütme asamasi proje yönetim planinda belirlenmis olan proje gereksinimlerini karsilama amaçli süreçlerden olusur. Yürütme asamasi insanlari ve kaynaklari es güdümleme, ayni zamanda aktivitelerinin proje yönetim planina uygun sekle getirme çabalarini içerir. Ürünler proje yönetim planina göre gerçeklestirilmis süreçlerin çiktilari olarak olusurlar.

19. 4-Gözetleme ve Denetim Gözetim ve denetim asamasi, proje uygulanmasinda sorunlarin zamaninda fark edilmesi ve düzeltici eylemlerin zamaninda alinmasini ve uygulamayi kontrol etmek amaçli süreçlerden olusur. Gözetim ve denetim asamasi su süreçleri içerir: Maliyet, kapsam gibi proje degiskenlerini izleyip proje yönetim plani ile karsilastirmak. Proje aktivitelerinin ne ölçüde tamamlandigi ölçmek; Kaynak temin etme, satin alma sürecini uygulama. Sorun ve risklere yönelik düzeltici eylemleri belirlemek. Proje ekibinin dogru yerlerde katki sagladigini belirlemek.

20. (a) Maliyet Yönetimi Projenin onaylanmis bütçe içinde tamamlanmasi için yapilan aktivitelerin yönetimi Kaynak planlama Maliyet tahminleme Bütçe olusturma Maliyet kontrol

21. (b) Zaman Yönetimi Projenin zamaninda bitirilmesini saglayacak süreçler tanimlanir. Islerin tanimi, süre tahminleri, zaman çizelgelerinin gelistirilmesi ve denetiminden olusur.

22. Gantt Çizelgesi Gantt çizelgesi bir projenin performansi için gerekli görevlerin planlamasini modellemesi için kullanilan bir yöntemdir. Bu yöntem 1917 de Henry Gantt tarafindan ortaya atilmistir. Projenin ilerlemesinin grafiksel gösterimi Gantt çizelgesi ile yapilir. Projede yer alan kisiler arasinda iyi bir iletisim aracidir. Bu modelleme için kullanilan çesitli ücretsiz yazilimlar ve Microsoft’un gelistirdigi Project yazilimi vardir.

23. Gantt Çizelgesinin Olusturulmasi Bir GANTT çizelgesinde her görev bir satir ile temsil edilir. Sütunlar günleri, haftalari ya da projenin süresine bagli olarak aylari temsil eder. Bir görev için tahmin edilen süre yatay bir çubuk ile modellenir, bunun sol tarafi amaçlanan baslangiç tarihine sag tarafi ise amaçlanan bitim tarihine yaslanir. Görevler ardisik zincirler ile gösterilir ya da ayni anda yapilir. Daha öncelikli bir görev tamamlanmadan alttaki görev yapilamaz.

24. Örnek

25. 5-Kapatma Kapatma projenin resmi olarak bitirilmesini içerir. Idari aktiviteler dosyalarin arsivlenmesi ve ögrenilen derslerin belgelendirilmesini içerir. Bu asama su süreçleri içerir: Bütün süreç gruplarindaki bütün aktivitelerin bitirilmesi. Bütün sözlesmelerin kapatilmasi

26. Proje Danismanligi

27. Proje Danismani projenin belli hedeflerini ve amaçlarini basarili bir biçimde gerçeklestirmek için kaynaklari planlama, organize etme, temin etme ve yönetme yetkisine sahip olan kisidir. proje yönetiminde uzman olmalidir Projenin hedeflerinde belirtilen amaçlara, zamaninda ulasmayi saglamalidir Proje Danismani

28. Rolü Proje yöneticiligi terimi genellikle bir bir projeyi tamamlamaktan sorumlu olan kisiyi tanimlamak için kullanilir. Ancak proje yöneticisini bir projenin tamamlanmasi için gereken tüm sorumluk ve ayni derecede tüm yetkiye sahip olan kisi olarak tanimlamak daha uygun olur. Eger bir kisinin sorumluluk ve yetki seviyeleri esdeger oranda en yüksek seviyede degilse bu kisileri proje koordinatörü ya da idarecisi olarak tanimlamak daha dogru olur.

29. Bilimsel Proje Danismani Bilimsel yöntemi ne kadar iyi izlediginizi belirler. Arastirmanizin ve verilerinizin ne kadar ayrintili ve dogru olduguna karar verir. Eldeki aygitlari ve ekipmanlari olasi en iyi yoldan kullanip kullanmadiginizi belirler.

30. Sorumlulugu Yürütülecek projede proje ekibini yeteneklerine uygun görevlere atama, önerilerde bulunma ve karar alma. Proje ekibine uygun takvim olusturma ve tüm asamalarda buna uymalarini saglama. Toplantilar düzenleme ve bu toplantilara düzenli katilma ve katilmayi saglama. Projenin yürütülmesinde karsilasilabilecek sorunlari ve risk faktörlerini belirleme ve bunlara çözüm üretme. Grup çalismalari yaptirma ve egitimler verme. Projenin her asamasindan ekibini düzenli olarak bilgilendirme.

31. Kriterler

32. Profesyonel Özellikleri Liderlik- ekibine vizyon yaratabilmeli ve hedeflere ulasmayi saglamada motive etmeli. Güçlü Iletisim- Projenin hangi asamada oldugunu düzenli olarak bilgilendirme Kararlilik- projede karsilasilan herhangi bir engel durumunda olaylara sagduyulu yaklasarak çözüme odaklanmali ve ekibin çalismasini ve istegini sürdürmesini saglamali Arabuluculuk – projede yer alan insanlarin güçlü ve olumlu iletisimlerini saglamali. Takim Ruhunu Yaratma – takim elemanlarina rollerini belirlemeli ve projedeki sorumluluklarini ve gerçeklesecek katkilarini anlatmali Dinleme – iyi bir dinleyici olma ve proje ekibinin anlattiklarini önemseyip onlara katki saglamali. Standart Koyma Amaçsiz tartismalarla zaman kaybederek grubun olumsuz bir çalisma yapmasini engelleyecek standartlar koyma

33. Teknik Becerileri Plan yapabilme. Yapilmasi gereken isleri belirleme, zaman ve kaynak düzenlemesi yapma. Proje asamalarini tayin etme. Projenin durumunu ve hangi asamada oldugunu çesitli yöntemlerle ve analizlerle tayin etme. Risk faktörlerini yönetme. Olusabilecek riskleri belirleme ve bunlarin kaldirilmasi için stratejiler gelistirme.

34. Davranissal Becerileri Öngörebilme kapasitesi: ileriyi görebilmeli ve tüm risklere hazir olabilmeli Ayrintilara dikkat etme: projenin en küçük ayrintilarini dahi bilmeli ve bunlar arasindaki iliskiyi kurabilmeli. Sadece büyük resmi okumasi yetmez. Ikna etme kabiliyeti: proje ekibine görevlerini anlatmali ve bunlarin neden önemli oldugunu kavratmali.

35. Sosyal Iliskileri Bu beceri temelde insanlarla çalismayla ilgilidir. Grup çalismalarina katilma veya onlara önderlik etme yetenegidir. Danismanin her seyden çok grup çalismasini desteklemek için kisiler arasinda görüs farkliliklarini belirleme, bu farklar ile çalisma ve bunlardan yararlanma yetenegine sahip kisiler olmasi gerekir. Yine, baskalarinin sözlerini ve davranislarini anlamada becerili olma, Böyle bir danisman, elemanlarin kendilerini dogrudan etkileyen faaliyetlerin planlamasinda ve uygulamasinda katilimda bulunmasini saglar ve kendilerini, düsündüklerini, ifade etmekte serbest ve rahat hissettikleri bir ortam yaratir. Danismanin söyledigi, yaptigi her sey ögrenciyi yakindan etkiler. Bu danismanin oynadigi rolün ayrilmaz bir parçasidir.

36. Ögrenci Gözüyle Danisman Ögrenciyle karsilikli güven ve anlayisa dayali olumlu iliskiler kurmasi Ulasilabilir, adil, demokratik, sabirli, hosgörülü, esnek ve güvenilir olmasi Ögrencinin farkli fikirlerini özgürce ifade etmesine olanak saglamasi Ögrenciye danismanlik için uygun ortam saglamasi ve düzenli olarak zaman ayirmasi

37. Ögrencinin konu alanina iliskin bilgi ve beceri düzeyini degerlendirmesi, ögrencinin eksikliklerinin farkina vararak yapici elestirilerde bulunmasi Elestirilerin rencide edici olmamasi Ögrenciye bilimsel bilgiye ulasma, arastirma, sorun çözme, bilimsel üretime katkida bulunabilme konusunda yol göstermesi Bilimsel ve kisiler arasi iliskiler bakimindan rol modeli olmasi

38. Ögrencinin bireysel ve egitim yasantilarinin gelistirilmesine katki saglamak amaciyla ögrenci faaliyetlerine (ögrenci kulüpleri, spor etkinlikleri, mesleki dernek üyelikleri, sivil toplum kuruluslarina üyelik vb.) katilimlarini desteklemesi Ögrencinin basarilarini desteklemesi ve takdir etmesi

39. Motivasyon Motivasyon, insanlarin belirli bir amaci gerçeklestirmek için davranisa geçmeleri olarak tanimlanir. Motivasyon süreci kisinin ihtiyaçlarini belirlemekle baslar. Bu ihtiyaçlar kisinin herhangi bir zamanda eksikligini hissettigi psikolojik,sosyal ihtiyaçlar olabilir Organizasyonlarda motivasyon ise bireyin ihtiyaçlarini tatmin etmesi için ortam yaratarak,etkileyerek ve isteklendirerek onu harekete geçirme sürecidir.

40. Ekibin Motivasyonu Proje yöneticisi açisindan önemli olan proje takiminin proje amaçlari dogrultusunda davranmasidir. Motivasyon, performans ile ilgili oldugu için motive olmayan bireylerin tam olarak bu amaçlari gerçeklestirme yönünde hizmet etmesi beklenemez. O halde proje yöneticisinin basarisi, proje takimi bireylerini proje amaçlarini gerçeklestirecek sekilde davranmaya yöneltmesidir. Motivasyon Harekete Geçirici Hareketi devam ettirici Olumlu yöne itici olmalidir.

41. Motivasyon Neden Bozulur? Iç Etkenler Çalisma isteksizligi Endiseye kapilma Kendine güvenmeme Basaramama Korkusu Umutsuzluga kapilma Dis Etkenler Çevre Aile Arkadaslar

42. Basarili Olmak için… Yapacaginiz çalismalari ertelemeyin Kendinize engel olmayin, Inanin Kendinize zaman ayirin Meraklarinizi önemseyin Somut hedeflere kilitlenin. Mazeretlere siginmayin. Basarisiz olmaktan korkmayin. Kararli ve azimli olun

43. Danisman Motivasyonu Nasil Saglar? Itibar Etme Ekibe gereken degeri vermek ve onlara esit davranmak Ekibi baskalarinin yaninda küçük düsürücü davranislarda bulunmamak Ekibin bilgi ve görüslerini almak/uygulamak Ekibe, basari ve basarisizliklari konusunda bilgi vermek ve çözümler bulmaya çalismak Geri Besleme Basari gösterilen asamalari bilgilendirme ve takdir etme

44. Yetki Verme Ekibin görevlerini belirlemek Çalisma ilkelerini tanimlamak Ekibe yetki vermek Herkesin en az müdahale ile kendi görev ve sorumluluklarini yerine getirebilmesine imkan saglamak Danismanlik ve Katilim Ekibin, isle ilgili konular hakkinda görüsme ve kararlara katilmasini saglamaktir.

45. … beceremem, yapamam dediklerinde “Evet, yapabilirsin! Digerleri ne yapabiliyorsa, sen de yapabilirsin. Ayni büyüklükte beyin, ayni iki kol ve bacak, her gün ayni zaman diliminde yasayan kadin ya da erkek tarafindan yapilmis olan tüm olaganüstü seyleri, sen de yapabilirsin” diyebilin.

46. GRUP ÇALISMASI “Proje Danismanliginda Karsilasilan Sorunlar ve Çözüm Önerileri” Danismandan Kaynaklanan Sorunlar Ögrenciden Kaynaklan Sorunlar Sistemden Kaynaklanan Sorunlar Neden simdiye kadar danismanlik yapmadiniz? Çözüm Önerileri

47. Kaynaklar 1- Chatfield, Carl. "A short course in project management". Microsoft. 2- http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management 3- http://www.slideshare.net/Samuel90/project-management-made-simple-324kb-ms-word 4- http://www.buzzle.com/articles/project-management/ 5- http://www.youtube.com/watch?v=CW_wGSFavTc