Unit Pengurusan Aset dan Stor Bahagian Perolehan dan Penswastaan Kementerian Kesihatan Malaysia

1. PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2009 TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS) • Unit Pengurusan Aset dan Stor • Bahagian Perolehan dan Penswastaan • Kementerian Kesihatan Malaysia

2. TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2009 Memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Stor Kerajaan selaras perkembangan semasa. Dalam Laporan Ketua Audit Negara mengenai pengurusan stor yang lemah, tidak teratur dan tidak cekap telah sebabkan Kerajaan alami kerugian yang besar akibat pembaziran modal yang terikat dalam bentuk stok, keusangan, kesusutan dan kecurian barang-barang yang disimpan.

3. PENUBUHAN BAHAGIAN/SEKSYEN/UNIT PENGURUSAN ASET KERAJAAN Kem/Jab/PTJ menubuhkan Bahagian/Seksyen/Unit bagi menguruskan Aset Kerajaan yang mempunyai dua (2) fungsi berasingan (a) Pengurusan Aset Alih/Aset Hidup (b) Pengurusan Stor

4. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (KSU) • Memastikan laporan prestasi pengurusan stor • dibincangkan dalam mesyuarat JKPAK dan JPKA • Meluluskan pindahan stok selepas pengiraan stok, • pemeriksaan stor dan verifikasi stok di bawah • kawalan Kem/Jab/PTJ yang sama • Meluluskan penyimpanan Stok maksimum melebihi • 12 bulan bagi barang import • Meluluskan hapus kira kekurangan stok

5. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (KSU) Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya:- 1. Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-13 2. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14 3. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 4. Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16 5. Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 6. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok KEW.PS-22

6. TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN PTJ Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan Stor diuruskan mengikut tatacara seperti berikutnya:- (a) Menyediakan Laporan Tahunan Pengurusan Stor (b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun Kedudukan Stok kepada JKPAK dan JPKA (c) Meluluskan pelarasan stok (d) Melantik pegawai-pegawai untuk melaksanakan pemeriksaan stok (e) Melantik pegawai pemeriksa pelupusan Stok Bernilai Rendah

7. TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ • Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskan • Stor seperti berikut: • 1. Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor • Kem/Jab/PTJ untuk dibentangkan di mesyuarat • JKPAK DAN JPKA setiap (3) bulan sekali • 2. Menguruskan pelupusan Stok • 3. Mengurus kehilangan dan hapus kira stok • 4. Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor

8. TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ 5. Menyelaras penyediaan laporan tahunan daripada Kem/Jab/PTJ untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya:- (i) Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-13 (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14 (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16 (v) Lapopran Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 (vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok KEW.PS-22

9. PENGUATKUASAAN Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 20 Februari 2009. Pegawai yang gagal mematuhi Pekeliling ini boleh dikenakan tindakan surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Acara Kewangan 1957 Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan Unit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan stor mengikut PP 5/2009

10. PEMBATALAN Peraturan berkaitan pengurusan stor yang terkandung dalam PP-TPS bertarikh 01 Januari 1982, SPP Bil. 12 Tahun 1995 dan lain-lain arahan jika ada dibatalkan

11. KANDUNGAN TPS PENDAHULUAN BAB HKEHILANGAN & HAPUS KIRA BAB A PENERIMAAN BAB GPELUPUSAN BAB B MEREKOD STOK TPS BAB F KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BAB C PENYIMPANAN BAB D PENGELUARAN BAB E PEMERIKSAAN

12. DEFINISI STOR Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok

13. DEFINISI STOK Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya

14. KATEGORI STOR STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT

15. STOR PUSAT Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan/unit. Contoh: Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan dan Stor Material Spesifik PDRM

16. STOR UTAMA Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan dan agensi. Contoh: Jabatan Kerja Raya, Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Hospital dan Stor Utama Bekalan Pejabat Kementerian/Jabatan

17. STOR UNIT Stor yang menyimpan dan membekal barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir. Contoh: Stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya

18. OPERASI KATEGORI STOR STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UTAMA STOR UTAMA Stor Unit Stor Unit Stor Unit Stor Unit Stor Unit Stor Unit Pengguna Pengguna Pengguna Pengguna Pengguna Pengguna

19. OBJEKTIF PENGURUSAN STOR Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan; (a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan (b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

20. FUNGSI STOR • Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada • pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut; • Menerima, mengesah dan memperaku barang yang • dipesan daripada pembekal • Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan • mengambilkira ruang secara optimum • Menjaga, menyelenggara stok • Mengeluarkan stok • Menyelengara rekod setiap transaksi keluar masuk • stok tepat, teratur dan kemaskini

21. FUNGSI STOR • Merancang, mengurus penokokan stok mengikut • paras yang ditetapkan. • Megendali pembungkusan dan penghantarab stok. • Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang • kelemahan yang menyebabkan berlakunya stok usang, • rosak, luput tempoh, perselisihan dan tidak bergerak. • Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran • dan penyelenggaraan kebersihan stor. • Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok. • (k) Menguruskan tindakan hapus kira stok yang hilang.

22. PENGURUSAN ORGANISASI STOR • Organisasi Stor menpunyai 4 bahagian utama iaitu: • Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA) • Bahagian Terimaan (BT) • Bahagian Simpanan (BS) • (d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran (BBH)

23. ORGANISASI STOR Bekalan,Kawalan, Akaun Terimaan Simpanan Bungkusan & Hantaran • Perbekalan • • Kawalan Stok • • Akaun • Terima • Periksa • Sah • Rekod • Kendali • Simpan • Keluar • Bungkus • Hantar

24. PENGURUSAN KAWALAN STOK Pengurusan Kawalan Stok bertujuan memastikan stok dapat disediakan kepada pelanggan pada setiap masa. Penguruasan Kawalan Stok dapat memberi faedah seperti ketiadaan stok, keperluan dapat dipenuhi, penggunaan modal yang ekonomik, menumpukan kepada stok yang tinggi pengeluarannya, mengelakkan stok usang/tidak bergerak/luput/rosak dan jimat ruang simpanan.

25. PENGURUSAN KAWALAN STOK Pengurusan Kawalan Stok hendaklah melaksanakan perkara-perkara berikut: 1. Katalog 2. Memberi Kumpulan Stok 3. Paras Stok 4. Prestasi Stor

26. PENGURUSAN KAWALAN STOK KATALOG Bermaksud senarai barang standard dalam Stor Pusat dan Stor Utama yang mengandungi maklumat seperti nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga. Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya.

27. PENGURUSAN KAWALAN STOK MEMBERI KUMPULAN STOK • Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menentukan • Kumpulan barang-barang standard seperti berikut; • (i) Kumpulan A – mengandungi 30% daripada stok yang • disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi • (ii) Kumpulan B – mengandungi 70% bakinya

28. PENGURUSAN KAWALAN STOK PARAS STOK • Menentu paras stok hendaklah dikira kadar penggunaan • bulanan dengan mengambil purata pengeluaran (12) • bulan sebelum membuat pesanan baru. • Paras Stok barang yang dibeli dipasaran tempatan atau • diperolehi dari Stor Pusat hendaklah diserahkan tidak • lebih 1 bulan. Stok boleh disimpan dalam masa berikut: • - Kuantiti Stok Maksimum – 3 bulan penggunaan • - Angka Menokok Stok – 2 bulan penggunaan • - Kuantiti Stok Minimum – 1 bulan penggunaan

29. PENGURUSAN KAWALAN STOK PARAS STOK • Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras stok • seperti vaksin, ubat, dan lain-lain. • ‘Barang Diimport’ paras stok adalah mengikut • budi bicara Ketua Jabatan dengan tidak melebihi • 12 bulan kecuali mendapat kelulusan • Pegawai Pengawal.

30. PENGURUSAN KAWALAN STOK PARAS STOK Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisan stok.

31. PENGURUSAN KAWALAN STOK PRESTASI STOR Kadar Pusingan Stok (KPS) - Dibuat pengiraan setiap suku tahun mengikut nilai. - Stor Pusat & Stor Utama perlu mencapai sekurang- kurangnya (4) KPS. - Stor yang aktif adalah yang mendapat (4) KPS ke atas dalam setahun manakala kurang daripada (4) KPS adalah stor tidak aktif.

32. PENGURUSAN KAWALAN STOK PRESTASI STOR - Stok Tidak Aktif hendaklah dikaji semula supaya tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok Usang/Tidak Bergerak adalah yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun selepas penerimaannya. - Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek khas tidak perlu diambilkira semasa penyediaan KPS

33. PENGURUSAN KAWALAN STOK PRESTASI STOR Paras Simpanan - Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras ditetapkan kecuali kecemasan atau darurat. Paras Perkhidmatan - Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai perkhidmatan terbaik.

34. LAPORAN KEDUDUKAN STOK • Laporan Kedudukan Stok hendaklah disediakan • di Stor Pusat dan Stor Utama. • Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan • Kedudukan Stok (KEW.PS-13) setiap suku tahun. • Mengemukakan kepada Unit Pengurusan Aset • Kem/Jab/PTJ untuk dilaporkan ke JKPAK dan JPKA. • Pegawai Pengawal hendaklah menandatangani • KEW.PS-13 yang lengkap dan mengemukakan kepada • Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

35. BAB A PENERIMAAN

36. BAB A - PENERIMAAN “Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.

37. BAB A - PENERIMAAN • Objektif Penerimaan: • Memastikan setiap barang stor diterima menepati • spesifikasi yang ditetapkan. • Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut • pesanan. • Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, • sempurna dan selamat untuk digunakan.

38. PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL • (a) Semua barang-barang hendaklah diterima • melalui Stor • Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset • diterima menepati spesifikasi • (c) Pemeriksaan dan pengesahan teknikal • hendaklah dilakukan pegawai Kerajaan • yang berkelayakan bersama Pegawai Stor • bila perlu

39. PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL • Langkah-langkah yang perlu diambil • semasa menerima barang: • - memastikan barang diterima secara fizikal • beserta dokumen. • - semak butiran dalam dokumen

40. PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL - memastikan barang diterima diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima dan disaksikan oleh pegawai lain sebelum disahkan penerimaan. - mengesahkan kuantiti sebenar diterima di atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran

41. PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat atau dicop “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”.

42. PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL • Penerimaan barang dari pembekal hendaklah • menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang • (KEW.PS-1) • Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) • hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, • kurang, lebih dan tidak mematuhi spesifikasi

43. PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL PENGUJIAN KUALITI • Kualiti barang diterima hendaklah mematuhi:- • Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal • Sampel dihantar untuk diuji • Barang tidak mematuhi kualiti dikembalikan • Menuntut penggantian semula mengikut • terma kontrak

44. PERATURAN PENERIMAAN PENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR • Dilaksana seperti berikut:- • Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak • sesuai diserahkan di kawasan stor • Mengikut syarat penyerahan barang yang • dipersetujui seperti di tapak projek dan • sebagainya

45. PERATURAN PENERIMAAN BARANG YANG DIKEMBALIKAN OLEH STOR PENERIMA Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yang Dikembalikan oleh pemesan dengan mengambil tindakan seperti berikut:- (a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak sebagai barang belum guna (b) Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan sendiri oleh Stor bagi tujuan kawalan keluar-masuk

46. PERATURAN PENERIMAAN PENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR/KIMIA Pegawai Penerima memastikan barang-barang mudah terbakar atau kimia hendaklah dihantar terus ke stor bahan mudah terbakar atau kimia untuk disimpan

47. BAB B MEREKOD STOK

48. BAB B – MEREKOD STOK OBJEKTIF REKOD MELALUI SISTEM JENIS-JENIS REKOD MEREKOD STOK BUTIRAN MAKLUMAT TATACARA MEREKOD PENEMPATAN KAD PETAK

49. Objektif Merekod Stok Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat Mengawal paras stok

50. MEREKOD STOK JENIS-JENIS REKOD • Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan:- • Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) • - Untuk Stor Pusat dan Stor Utama • - Berwarna Putih • (b) Kad Petak (KEW.PS-4) • - Untuk Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit • - Berwarna Hijau • Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan • menggunakan format yang sama