TAKLIMAT PENYEDIAAN DATA ASAS SISTEM PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

1. TAKLIMAT PENYEDIAAN DATA ASASSISTEM PENGURUSAN ASETKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA UNIT PENGURUSAN ASET ALIH BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

2. LATAR BELAKANG

3. Perakaunan Akruan memberikangambaran penuh prestasi dan kedudukan kewangan Kerajaan. 1Government Financial Management Accounting System (1GFMAS) Merekod aset dan liabiliti Aset Alih Aset Tak Alih Akaun Belum bayar Akaun Belum Terima • Perbandinganhasil dan kos • Maklumatkosbagisetiappolisi dan aktiviti yang dijalankan Hasil Perbelanjaan Lebihan / Kurangan Pengemaskinian data aset hendaklah dilaksanakan melalui Sistem Pengurusan Aset (SPA) KPM telah diarahkan oleh Perbendaharaan untuk memastikan pelaksanaan peluasan SPA ke semua 1,537 PTJ selesai selewat-lewatnya Jun 2014 PERAKAUNAN AKRUAN

4. SPA dibangunkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 dan berfungsi daripada penerimaan aset sehingga kepada proses pelupusan atau hapuskira. PENGGUNA SISTEM Pendaftar Aset Pegawai Penempatan PENGENALAN KEPADA SPA Pegawai Pengesah

5. KEPERLUAN BAGI PELAKSANAAN SPA

6. PERINGKAT PELAKSANAAN SPA

7. DATA ASAS SPA Sebelum SPA dapatdilaksanakan di Jabatan, Data Asas SPA perlu disediakan. Inibertujuan untuk ‘membinarumah’ Jabatan masing-masing dalam SPA sebelumpendaftaranasetbolehdimulakan.

8. DATA ASAS SPA -MAKLUMAT ORGANISASI

9. DATA ASAS SPA -MAKLUMAT ORGANISASI Borang yang perlu diisi Kod EMIS

10. DATA ASAS SPA -MAKLUMAT ORGANISASI Contoh Carta Organisasi 1 2 4 3

11. DATA ASAS SPA - DATA PERJAWATAN

12. DATA ASAS SPA - DATA PERJAWATAN Borang yang perlu diisi

13. DATA ASAS SPA - DATA PERJAWATAN Format fail : MS Excel Nama seperti dalam kad pengenalan, huruf besar, tanpa gelaran Jawatan seperti dalam waran, tiada singkatan Tetap / Kontrak / Sementara / Sambilan / Pinjaman PPD: Unit-unit utama Sekolah: Nama sekolah No. KP tanpa ‘-’ Gred jawatan semasa E-mel rasmi

14. DATA ASAS SPA - MAKLUMAT LOKASI SilarujukkepadamaklumatlokasidaripadaSistemPengurusan Aset Tak Alih (mySPATA) Bangunan atau suatu binaan yang mempunyai bumbung, dinding, pintu masuk dan boleh diakses dengan sempurna dalam sesuatu premis Kaedahpenentuan dan daftarlokasi perlu mengikut peringkatsepertiberikut: Blok Bangunan Aras lantai bagi setiap tingkat bangunan Aras Bahagian bangunan yang dikepung oleh dinding atau bahagian bangunan yang terbuka dan mempunyai elemen yang memerlukan penyenggaraan Ruang

15. DATA ASAS SPA - MAKLUMAT LOKASI Contoh penentuan blok: C • Pelan keseluruhan agensi yang telahdilabelkan kod perludikemukakan • Kodblokperluselari dengan mySPATA B A P O N M K L J H I G D E F

16. DATA ASAS SPA - MAKLUMAT LOKASI Kaedah penentuan aras: Aras Atas Tanah Kiraan bermula daripada aras pertama yang menyentuh tanah dan ke atas Aras 3 Aras 2 Aras 1 Aras Tanah

17. DATA ASAS SPA - MAKLUMAT LOKASI Kaedah penentuan aras: Aras Bawah Tanah Kiraan bermula daripada aras pertama yang menyentuh tanah dan ke bawah Aras 1 Aras Tanah Aras B1 Aras B2

18. DATA ASAS SPA - MAKLUMAT LOKASI Kaedah penentuan aras: Blok yang mempunyai 2 aras berbeza dan terletak di atas tanah Penentuan aras bagi blok ini adalah berpandukan kepada pintu masuk utama blok tersebut. Aras di mana terletaknya pintu masuk utama itu akan dinamakan Aras 1. * Pintu utama ditentukan oleh agensi itu sendiri.

19. DATA ASAS SPA - MAKLUMAT LOKASI Contoh penentuan ruang: RUANG MULA 001 016 002 003 004 005 015 007 006 014 008 009 010 013 012 011

20. DATA ASAS SPA - MAKLUMAT LOKASI Borang yang perlu diisi 01, 02, 03,.. (2 digit) • A, B, C,.., AA, AB,…., ZZ • Senaraiperlumengikutturutan Diskripsihendaklah unik, tidak sama dengan ruang lain 001, 002, 003,.. (3 digit) Mengikut nama bangunan asal / sebenar

21. DATA ASAS SPA - MAKLUMAT LOKASI (LUAR BANGUNAN). Diskripsihendaklah unik, tidak sama dengan ruang lain. Borang yang perlu diisi 01, 02, 03,.. (2 digit) • SilaikutkodbinaanluarMySpata. • Senaraiperlumengikutturutan.

22. DATA ASAS SPA - MAKLUMAT LOKASI

23. DATA ASAS SPA - PELAN LANTAI Borang yang perlu diisi RUANG MULA 001 016 002 003 Pastikan setiap pelan lantai dilabel dengan jelas 004 005 015 007 006 014 008 009 010 013 012 011

24. DATA ASAS SPA - KEW.PA-8 KEW.PA-8 yang dikemukakanakanmenjadiasasperkiraanprestasidaftar masuk asetke SPA PeratusKemasukan Data =

25. DATA ASAS SPA - KEW.PA-8 Borang yang perlu diisi

26. DATA ASAS SPA Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA • Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat: • Kod ruang dikira terus menerus daripada aras/blok pertama hingga aras/blok terakhir • Kod ruang ditentukan tidak mengikut arah jam atau tidak berturutan Meletakkan kontraktor / pembekal sebagai pegawai bertanggungjawab di lokasi Menyatakan status perkahwinan dalam Lampiran B Maklumat kod ruang dalam pelan lantai (Lampiran D) tidak selari dengan senarai kod lokasi (Lampiran C) Menggunakan kod ruang yang salah. Contoh: “B01”, “R1”, “01.002” dsb

27. DATA ASAS SPA Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA • Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat: • Kod ruang dikira terus menerus daripada aras/blok pertama hingga aras / blok terakhir RUANG MULA RUANG MULA 017 001 032 016 019 003 018 002 021 005 020 004 031 015 022 006 023 007 030 024 014 008 025 009 026 010 029 013 028 012 027 011 Blok A Aras 1 Blok A Aras 2

28. DATA ASAS SPA Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA • Cara penentuan kod ruang yang tidak tepat: • Kod ruang ditentukan tidak mengikut arah jam atau tidak berturutan RUANG MULA 001 006 009 010 008 011 005 007 016 004 002 012 013 014 003 015

29. DATA ASAS SPA Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA Meletakkan kontraktor / pembekal sebagai pegawai bertanggungjawab di lokasi Pegawai bertanggungjawab lokasi hendaklah merupakan kakitangan agensi

30. DATA ASAS SPA Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA Menggunakan kod lokasi yang salah. Contoh: “B01”, “R1”, “01.002” dsb Format kod ruang SPA ialahtiga digit (001, 002, 003,…)

31. DATA ASAS SPA Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA Maklumat kod ruang dalam pelan lantai (Lampiran D) tidak selari dengan senarai kod lokasi (Lampiran C) RUANG MULA 001 016 003 002 005 004 015 006 007 014 008 009 010 013 012 011 Semua kod ruang perlu disenaraikan dalam Lampiran C

32. SEKIAN, TERIMA KASIH SYUHAIDA SAFIAN | 8884 6836 | syuhaida.safian.moe@1govuc.gov.my NORZULSYAZWANI ZULKIFLI | 8884 6924 | syazwani.zu.moe@1govuc.gov.my