Bahagian Kawalan dan Pemantauan Perbendaharaan Malaysia

1. PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) • Bahagian Kawalan dan Pemantauan • Perbendaharaan Malaysia

3. TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007 Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan

4. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawab Pegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan diberi penekanan.

5. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (a) Mewujudkan Unit Pengurusan Aset. (b) Melantik: (i) Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan /Pusat Tanggungjawab (PTJ); (ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset; (iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan (iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset. (c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

6. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL • (d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan • sebelum 15 Mac tahun berikutnya: • (i) Laporan Harta Modal dan Inventori; • (ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan • Inventori; • (iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan • (iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib. • (e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut • tatacara yang telah ditetapkan.

7. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET • (a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan • di Kementerian/Jabatan meliputi: • Penerimaan • Pendaftaran • Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan • Penyelenggaraan • Pelupusan • Kehilangan dan Hapus kira

8. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET • Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, • Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat. • (c) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK. • (d) Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan. • (e) Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.

9. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET • (f) Menyelaras penyediaan laporan berikut: • Harta Modal dan Inventori • Pemeriksaan Harta Modal dan • Inventori • Pelupusan Aset Alih Kerajaan • Tindakan Surcaj/Tatatertib

10. JAWATANKUASAPENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) Pengerusi : Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian (peringkat Kementerian) Timbalan Ketua Pengarah (peringkat Ibu Pejabat) Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri) Setiausaha : Pegawai Aset Kementerian/Jabatan Ahli : Semua Ketua Bahagian/Unit Ketua Unit Audit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai

11. JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) • AGENDA MESYUARAT: • Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan • Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih • Laporan Tindakan Pelupusan • Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib • Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan • aset alih.

12. JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) BIDANG TUGAS JKPAK Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan. TEMPOH MESYUARAT Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

13. PENGUATKUASAAN Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007. Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan aset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

14. PELAKSANAAN Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan sebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300-J3) dan Kad Petak (Kew. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

15. PEMBATALAN • Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung • dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan: • (a) AP Bab II – Kehilangan dan Hapus kira, hanya • peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; • PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan • barang-barang awam sahaja; • (c) PP Bil 2 Tahun 1991; • (d) SPP Bil. 7 Tahun 1995; • (e) SPP Bil. 2 Tahun 1997; • (f) SPP Bil. 3 Tahun 2002; • PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8 • Pengurusan Stor dan aset sahaja;

16. PEMBATALAN • (h) Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor • hanya Bab XIV dan XV sahaja; • (i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335 • (SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan • Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457 • (10) bertarikh 7 Januari 2002.

17. PEMAKAIAN Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.

18. KANDUNGAN TPA PENDAHULUAN BAB A PENERIMAAN BAB F KEHILANGAN /HAPUS KIRA TPA BAB B PENDAFTARAN BAB EPELUPUSAN BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN BAB D PENYELENGGARAAN

19. PENDAHULUAN TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi: Bab A : Penerimaan Bab B : Pendaftaran Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Bab D : Penyelenggaraan Bab E : Pelupusan Bab F : Kehilangan dan Hapus kira

20. DEFINISI ASET Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

21. DEFINISI ASET ALIH Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

22. KUMPULAN ASET ALIH Harta Modal   Inventori 

23. HARTA MODAL • Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 • dan ke atas setiap satu pada masa perolehan. • (b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan • secara berjadual tanpa mengira harga perolehan • asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk • kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan • seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku • panduan pengguna.

24. INVENTORI • Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang • daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan • penyelenggaraan berjadual. • (b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan • mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

25. KATEGORI HARTA MODAL • Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu: • (i) Loji/Jentera Berat • Kenderaan • (iii) Peralatan/Kelengkapan ICT/ • Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ • Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

26. KATEGORI INVENTORI Empat (4) kategori Inventori iaitu: (a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual: (i) Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

27. KATEGORI INVENTORI (b)Tanpa mengira nilai perolehan asal: (ii) Perabot (iii) Hamparan, hiasan dan langsir (iv) Pinggan mangkuk

28. BAB A PENERIMAAN

29. BAB A - PENERIMAAN • Objektif Penerimaan: • Mempastikan setiap aset diterima menepati • spesifikasi yang ditetapkan. • Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut • pesanan. • Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, • sempurna dan selamat untuk digunakan.

30. BAB A - PENERIMAAN (a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi. (b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.

31. BAB A - PENERIMAAN • (c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa • menerima aset: • Semak butiran dalam dokumen. • Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta • sebelum sahkan penerimaan. • Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta • merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengan • syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan • diuji”.

32. BAB A - PENERIMAAN • Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 • jika terdapat kerosakan/perselisihan. • Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua • Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau • syarikat pembekal. • Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta • Surat Jaminan daripada pembekal. • Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama • manual penggunaan dan penyelenggaraan.

34. BAB B PENDAFTARAN

35. BAB B - PENDAFTARAN OBJEKTIF CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA TEMPOH MENDAFTAR LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI PENDAFTARAN ASET HADIAH PENDAFTARAN PENGESAHAN PENDAFTARAN PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH PUNCA MAKLUMAT DOKUMEN PENDAFTARAN BUTIRAN MAKLUMAT

36. Objektif Pendaftaran Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini Memudahkan pengesanan dan pemantauan Membolehkan keadaan aset diketahui Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

37. TEMPOH MENDAFTAR Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

38. PENDAFTARAN ASET HADIAH Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pembelajaran dan pameran tidak perlu didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaan diwujudkan bagi tujuan rekod.

39. PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK • Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan • bercadang menggunakannya. • Aset lucuthak yang dikategorikan di bawah • akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai • Pengawal untuk menentukan tindakan yang • diambil ke atas aset berkenaan mengikut • maksud tersebut sahaja.

40. PUNCA MAKLUMAT • Aset Yang Dibeli: • Pesanan Rasmi Kerajaan • Nota Serahan • Invois • Dokumen Kontrak • Kad Jaminan • Manual Pengguna • Dokumen-dokumen lain yang • berkaitan

41. PUNCA MAKLUMAT • Aset yang disewa beli: • Surat Ikatan Perjanjian • (b) Dokumen lain yang berkaitan

42. PUNCA MAKLUMAT • Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain • (a) Salinan Daftar jika diterima secara • pindahan • Salinan surat kelulusan menerima • hadiah • Salinan Sijil Lucuthak oleh • Mahkamah

43. PUNCA MAKLUMAT • Aset Yang Belum Berdaftar: • Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran • berasaskan maklumat di fizikal aset atau • sumber-sumber lain yang berkaitan.

44. DOKUMEN PENDAFTARAN • (a) Daftar Harta Modal Kew. PA-2 • (b) Daftar Inventori Kew. PA-3 • Pendaftaran melalui sistem berkomputer: • Format yang sama diguna pakai. • Daftar hendaklah dicetak. • Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

45. Kementerian/Jabatan: Pebendaharaan Bahagian:Kawalan dan Pemantauan DAFTAR HARTA MODAL KEW. PA-2 (No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1 BAHAGIAN A

46. KEW. PA-2 DAFTAR HARTA MODAL BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF BAHAGIAN B

47. Kementerian/Jabatan: Perbendahraan Bahagian: Kawalan dan Pemantauan DAFTAR INVENTORI KEW. PA-3 (No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5 )

48. URUSAN PENDAFTARAN • (a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset • di Kementerian/Jabatan/PTJ • menggunakan Kew. PA-2 & • Kew. PA-3. • (b) Satu Senarai Daftar Harta Modal • Kew. PA-4 dan Senarai Daftar • Inventori Kew. PA-5 disediakan.

49. KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007

50. KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007