AST: gli archivi storici comunali della Toscana

1. AST: gli archivi storici comunali della Toscana recupero retrospettivo degli strumenti di ricerca esistenti in formato cartaceo - non rigidamente strutturati come sono in genere gli strumenti di ricerca archivistici - e adattamento per il Web • recupero e digitalizzazione del materiale • fruizione online

2. AST: gli archivi storici comunali della Toscana Origine del progetto • Situazione toscana caratterizzata da una cospicua produzione di inventari, molti dei quali pubblicati in specifiche collane editoriali curate dalle Università e dalle amministrazioni provinciali • Qualità generalmente buona di questi strumenti, molti dei quali difficilmente reperibili • Banche dati consultabili online relative a singole archivi. Siti internet di singoli archivi storici o di reti documentarie con inventari pubblicati in formato pdf o pagine informative sulla documentazione archivistica e sui servizi

3. AST: gli archivi storici comunali della Toscana Obiettivi del progetto • Definire una cornice unitaria per le strategie di diffusione via Web degli inventari archivistici • Offrire una modalità di restituzione su Web delle descrizioni archivistiche che tenesse conto della complessità strutturale dei complessi archivistici e fosse coerente con gli standard internazionali di descrizione archivistica

4. AST: gli archivi storici comunali della Toscana – Fase di avvio del progetto Nella prima fase di realizzazione del progetto, promosso dalla Regione Toscana, sotto la direzione scientifica di Stefano Vitali e affidato a SIGNUM, sono state realizzate: • analisi di fattibilità a partire dall’analisi della struttura di alcuni inventari di archivi comunali (Montaione, Fiesole, Buggiano e Lastra a Signa), • elaborazione delle DTD e loro utilizzo sperimentale sugli inventari individuati; prima definizione di norme per la marcatura degli inventari e di indicazioni sui criteri di normalizzazione da adottare • realizzazione di un sito prototipale per la loro consultazione online

5. AST: gli archivi storici comunali della Toscana Sviluppi recenti • Dopo le prime significative realizzazioni, consolidate già nel 2005, nel corso del 2009 si è proceduto ad una valutazione degli strumenti messi a punto nella fase iniziale e si è deciso di procedere al loro perfezionamento. • Gruppo di lavoro che ha coinvolto oltre alla Regione, a SIGNUM, al dott. Stefano Vitali, l’Università di Arezzo, la Soprintendenza Archivistica, l’Archivio Storico della Giunta Regionale

6. AST: gli archivi storici comunali della Toscana - sviluppi recenti Nel quadro di una nuova convenzione con SIGNUM si è previsto: • Sviluppo e consolidamento delle DTD; realizzazione di una nuova DTD relativa ai metadati • Potenziamento del sistema informatico già sviluppato da Signum mediante sviluppo di funzionalità di ricerca e interrogazione • Definizione di una nuova interfaccia Web • Sviluppo di un tool di ausilio alla marcatura attraverso la personalizzazione di un editor predefinito • Recupero di ulteriori inventari

7. AST: recupero e digitalizzazione • modello di codifica che distingua fra la rappresentazione del testo originario e quello delle “entità” descritte al suo interno • strumenti di codifica per la realizzazione diretta di nuovi strumenti di descrizione archivistica (descrizione ex novo di archivi e soggetti produttori)

8. AST: recupero e digitalizzazione • scelta degli strumenti: metalinguaggio XML (2001) • è un formato standard, indipendente dalle piattaforme hardware e software utilizzate • struttura gerarchica / semi-strutturazione • (ad hoc per l’organizzazione multilivellare della descrizione archivistica e degli strumenti di ricerca); • recupero dell’informazione di tipo terminologico e lessicale, ma anche semantico e contestuale;

9. AST: recupero e digitalizzazione • scelta degli strumenti: metalinguaggio XML (2001) • portabile, ovvero riutilizzabile in contesti diversi e facilmente importabile in altre applicazioni; • separazione del contenuto dal layout (produzione di differenti tipi di output a video o a stampa a seconda delle diverse esigenze); • conservazione a lungo termine dei materiali digitali

10. AST: recupero e digitalizzazione scelta degli strumenti: metalinguaggio XML (2001) • testo mantenuto in modo nativo • modello estendibile • semplicità meccanismo di marcatura • innumerevoli strumenti software per la gestione • formato di interscambio

11. AST: recupero e digitalizzazione • DTD: complesso archivistico, soggetto produttore, soggetto conservatore, metadati • Metadati: • identificatore • informazioni bibliografiche e descrittive sullo strumento di ricerca • informazioni sulla codifica digitale • aggiornamenti successivi

12. AST: recupero e digitalizzazione • tavole di raffronto o mappature degli elementi e degli attributi delle DTD con gli elementi descrittivi di ISAD (G) e di ISAAR (CPF), da un lato, e quelli di EAD e EAC, dall’altro • AST metadati (sezione bibliografica)–> REICAT AST metadati –> EAD 2002 AST metadati (sezione bibliografica) –> ISBD consolidata AST metadati –> MAG 2.0 AST metadati –> MODS 3.3

13. AST: strumenti di lavoro 1.un comune editor XML (Oxygen, XMetal) • lavoro sul testo nativo • qualsiasi editor XML (da Word a …) • strumenti di controllo e di facilitazione della codificazione

14. AST: strumenti di lavoro • controlli di coerenza sui seguenti fenomeni strutturali e semantici: 1. identificativi dei complessi documentari, livello di descrizione e consistenza 2. scioglimento in formato numerico e normalizzato delle datazioni 3. titoli delle unità archivistiche e numerazione di corda • creabili ad hoc dai redattori

15. AST: strumenti di lavoro 2. materiale di supporto • tag libraries • manuale d’uso (norme di compilazione) • sezione dedicata del sito (risorse condivise)

16. AST: fruizione online Demo: http://web-test.signum.sns.it/AST/

17. AST: gli archivi storici comunali della Toscana – sviluppi futuri del progetto • Utilizzo degli strumenti messi a punto e definizione di programmi di recupero di inventari, a stampa e non, d’intesa con le reti documentarie toscane • Corso di formazione • Gestione del progetto attraverso il gruppo di lavoro allargato ad archivisti delle reti aderenti al progetto • Prosecuzione collaborazione con SIGNUM per formazione operatori, hosting sistema, sua implementazione, assistenza tecnica ed eventuali esigenze di sviluppo del sistema