1 / 14

1.Organizacja Spotkań

1.Organizacja Spotkań. 2.Przyjmowanie delegacji. 1.Organizacja spotkań. Organizacja spotkań

kylia
Download Presentation

1.Organizacja Spotkań

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. 1.Organizacja Spotkań 2.Przyjmowanie delegacji

  2. 1.Organizacja spotkań. Organizacja spotkań Polega na przyjęciu przez naszego konsultanta zlecenia umówienia spotkania z partnerem biznesowym. Odpowiednio dobrany termin spotkań Państwa pracowników z potencjalnymi odbiorcami  jest jednym z warunków pomyślnej transakcji. Usługa może być realizowana dwutorowo:

  3. Konsultant umawia przedstawiciela firmy z partnerem biznesowym. • Partner biznesowy poprzez specjalny nr infolinii kontaktuje się z konsultantem w celu umówienia się na spotkanie z przedstawicielem.

  4. Przygotowanie dobrze zorganizowanego spotkania, to nie tylko powiadomienie jego uczestników, ale mnóstwo innych czynności. To między innymi: • dobór miejsca, • ustawienie krzeseł i stołu prezydialnego (w zależności od liczby uczestników, natury i celu zebrania,) • zapewnienie sprzętu, • przygotowanie zawiadomień i zaproszeń, • materiałów informacyjnych, • bufetu,

  5. wybór sekretarza, • wybór przewodniczącego, • wybór prezydium, • wybór komisji regulaminowych, • ustalenie celu, • tematyki i porządku obrad.

  6. 2. Przyjmowanie Delegacji • Wyróżnia się krajowe i zagraniczne wizyty oficjalne, robocze i prywatne, w biznesie przeważają wizyty robocze. Zasadniczą sprawą jest ustalenie z czyjej i na czyje zaproszenie będzie się ona odbywała. Charakter wizyty powinien być określony w zaproszeniu.

  7. W Polsce wizyty państwowe i oficjalne trwają w zasadzie 3 dni, pierwsze 2 są poświęcone na rozmowy i spotkania, 3 dzień gość spędza w jednym z miast Polski. • Po ustaleniu terminu wizyty drogą korespondencyjną następuje uzgodnienie programu oficjalnego towarzyszącego np. zwiedzanie miasta. Odrębny program jest przygotowywany dla małżonki, o ile towarzyszy szefowi delegacji.

  8. Dla dobrego przygotowania programu niezbędne jest: • precyzyjne ustalenie ram czasowych wizyty, a więc dokładnej godziny i miejsca przybycia i wyjazdu delegacji. W dzisiejszych czasach najczęściej oznacza to przylot i wylot delegacji. • trzeba też ustalić, na jakim lotnisku będzie lądować samolot. Delegacje niejednokrotnie wybierają się samochodami do krajów sąsiednich, co wymaga gospodarzy o dacie oraz prawdopodobnej godzinie przybycia na ustalone miejsce spotkania.

  9. OPRAWA ROZMÓW

  10. Na stole umieszcza się kartoniki z nazwiskami uczestników. Kartoniki powinny być odpowiedniej wielkości i należy je wypełniać dwustronnie. Pozwala to osobom zasiadającym z przeciwnej strony stołu na łatwe zidentyfikowanie rozmówców. Stół może być nakryty zielonym suknem, jeśli nie jest dość elegancki. Na stole nie stawia się proporczyków. Można natomiast w sali obrad umieścić flagi krajów gościa i gospodarza.

  11. W czasie rozmów podaje się jedynie napoje chłodzące (woda mineralna, soki) oraz kawę lub herbatę. Nie powinno się serwować słodyczy, krakersów, paluszków itp., Jeżeli rozmowy trwają dłużej można przygotować w sąsiedniej sali bufet z małymi przekąskami i zaprosić uczestników w czasie przerwy w rozmowach W trakcie trwania rozmów nie powinno się palić, w związku, z czym na stole nie stawia się popielniczek. W Polsce palenie w salach obrad jest ustawowo zabronione.

  12. Gościom oferuje się honorowe miejsca tzn. po prawej stronie, jeśli wejście jest od szczytu stołu lub też vis a vis okien, jeżeli stół jest ustawiony wzdłuż głównego okna. Jeżeli na jednej ze ścian wzdłuż stołu jest umieszczone godło narodowe to gospodarze zajmują miejsca na jego tle.

  13. ZAKOŃCZENIE Delegację z hotelu odwozi się na lotnisko w tym samym składzie osób, które uczestniczyły w powitaniu. Jeśli wizyta była szczególnie udana przewodniczący może towarzyszyć delegacji aż do odlotu. Przed wyjazdem z hotelu należy sprawdzić godzinę odlotu, aby w przypadku zakłóceń komunikacyjnych nie przebywać zbyt długo na lotnisku. Powinno się także zaczekać aż samolot wystartuje.

More Related