Vid tidiga signaler på ohälsa och rehabilitering

1. SJs verktygslåda Vid tidiga signaler på ohälsa och rehabilitering

2. Information om Verktygslådan Detta är en klickbar version av SJs verktygslåda där du hittar information om de olika stegen i SJs rehabiliteringsprocess. Här hittar du information om vad du som chef behöver göra i en rehabiliteringssituation, men även i förebyggande syfte. Genom att klicka på huset kommer du alltid till startsidan, där du hittar en överskådlig bild av hela rehabiliterings-processen. Utifrån den kan du enkelt hitta vad du ska göra och när. Vill du bara bläddra steg för steg i rehabiliteringsprocessen kan du använda pilarna. Verktygslådan finns även som pdf, du hittar den på ledarstöd på intranätet under rehabilitering. Vid frågor om Verktygslådan, kontakta din HR eller Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator. Kontaktperson HR SJ:Anna Johnson anna.johnsson@sj.seAnnette Larsson annette.larsson@sj.seDavid Pamsjö david.pamsjo@sj.seAnita Dahl anita.dahl@sj.seInger Berglin inger.berglin@sj.seKatarina Fahlén katarina.fahlen@sj.seIngrid Jonsson ingrid.jonsson@sj.seAndré Würfel andre.wurfel@sj.seAnnika Hertzman annika.hertzman@sj.se Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator:Carina Thyberg carina.thyberg@manpower.se08-406 14 06

3. Rehabiliteringsprocessens olika delar på SJ AB Klicka på respektive aktivitet/dag för att läsa vad du som chef skall göra. Formell rehabilitering Dag 15 – Ärende till Försäkringskassan Dag 15-90 - Rehabinsatser Dag 91-180 – Fortsatta rehabinsatser Dag 181-364 – Fortsatta rehabinsatser Utredning vid 5:e sjukfallet inom 12 mån Förebyggande hälsoarbete Skapa hälsoplan Genomför aktiviteter Utredning vid 3:e sjukfallet inom 6 mån Utredning vid 5:e sjukfallet inom 12 mån Korttidsfrånvaro Dag 1 - Sjukanmälan Dag 3 - Uppföljning Dag 8 - Sjukintyg Dag 9-14 – Eventuella rehabinsatser Avslut av processen

4. Förebyggande Hälsoarbete SJs rehabiliteringsprocess har startpunkten ”symtom på ohälsa”. Detta innebär att chefen/ledaren ska agera redan när tidiga signaler på ohälsa uppkommer. Förebyggande åtgärder ska då planeras för att motverka kommande sjukskrivningar. Det är viktigt att du som chef/ledare är lyhörd och uppmärksam på hur dina medarbetare mår för att minska risken för ohälsa. • Att tänka på som chef: • Var uppmärksam på tidiga signaler på ohälsa hos dina medarbetare. Exempel på tidiga signaler kan vara upprepad sen ankomst, stress, flera korta sjukskrivningar, värk m.m. • Vid signaler på ohälsa ta kontakt med den anställde för ett personligt samtal. Ställ raka och tydliga frågor till medarbetaren. • Om medarbetare har tre sjukfall under de senaste sex månaderna ska också ett personligt samtal genomföras och där medarbetaren ska erbjudas en läkarkontakt hos företagshälsovården. • Om du vill veta mer om en individ eller en avdelning som visar signaler på ohälsa kan en hälsoscreening genomföras för att ge mer underlag och stöd till förändring. • Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator finns ständigt redo att vara ditt bollplank i alla frågor som rör tidiga signaler på ohälsa. • Du kan även kontakta gärna din HR-kontaktperson om du behöver diskutera ärendet. • Om tidiga signaler upptäcks, gör en individuell hälsoplan tillsammans med den anställde, där ni dokumenterar de åtgärder eller insatser som ni kommer överens om.

5. Skapa Hälsoplan Det här gör du chef:Om tidiga signaler upptäcks, gör en individuell hälsoplan tillsammans med den anställde, där ni dokumenterar de åtgärder eller insatser som ni kommer överens om. Ibland kan det behövas flera samtal för att göra hälsoplanen. Hälsoplanen bifogas som betalningsunderlag till lönekontoret i de fall det behövs. Att tänka på!- Om du vill veta mer om en individ eller en avdelning som visar signaler på ohälsa kan en hälsoscreening genomföras för att ge mer underlag och stöd till förändring. - Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator finns ständigt redo att vara ditt bollplank i alla frågor som rör tidiga signaler på ohälsa. - Du kan även kontakta din HR-kontaktperson om du behöver diskutera ärendet. SJs stöddokument: Hälsoplan (mall) Läs mer om: Tidiga signaler på arbetsrelaterad ohälsa Hälsoscreening Försäkringskassan:Att förebygga sjukfrånvaro

6. Genomför Aktiviteter Nu genomförs de aktiviteter som satts upp i individens hälsoplan. Exempel på aktivitet som planeras i en individuell hälsoplan kan vara att den anställde erbjuds ett bedömningssamtal hos företagshälsovården för att utreda vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas eller erbjuds att genomföra en hälsoscreening. Andra aktiviteter kan vara sjukgymnastik, massage, naprapat, kostrådgivning eller stresshantering. Det kan även vara organisatoriska åtgärder exempelvis att se över arbetsplatsens utformning, arbetets innehåll, underlätta arbetsuppgifterna under en viss begränsad tid eller viss utbildningsinsats som rör arbetet. Att tänka på!Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator finns ständigt redo att vara ditt bollplank i alla frågor som rör tidiga signaler på ohälsa. Du kan även kontakta din HR-kontaktperson om du behöver diskutera ärendet. Läs mer om: Hälsoscreening Försäkringskassan:Att förebygga sjukfrånvaro

7. Vid 3 sjukfall inom 6 mån Redan vid 3:e sjukfallet inom 6 månader ska du ha ett rehab-samtal med din medarbetare om varför medarbetaren ofta är sjuk, och om det finns några främjande insatser som kan sättas in. I samtalet med din medarbetare ska också medarbetaren erbjudas en läkartid hos företagshälsovården. Information ska också ges till medarbetaren att förstadagsintyg kan bli aktuellt om sjukfrånvaron fortsätter. Du kommer vid medarbetarens tredje sjukfall inom sex månader dessutom att bli kontaktad av Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator för att diskutera aktiviteter för din medarbetare. Du och hälso- och rehabkoordinatorn kommer överens om aktuella insatser. Aktiviteter kan vara: Trepartssamtal med dig som chef, medarbetaren och företagshälsovården. Hälsoscreening för en djupare kartläggning av individens ohälsa. Upprättande av hälsoplan. Tänk på att!Tidiga läkarbesök hos företagshälsovården för att bedöma arbetsförmåga subventioneras med 350 kr inom ramen för ett nytt statligt stöd till företagshälsovården. SJs stöddokument: Hälsoplan (mall) Rehabsamtal (mall) Läs mer om: Tidiga signaler på arbetsrelaterad ohälsa Hälsoscreening Försäkringskassan:Att förebygga sjukfrånvaro

8. Vid 5 sjukfall inom 12 mån SJs stöddokument: När en anställd har varit borta på grund av sjukdom vid fem tillfällen under en tolv månaders period är du som chef/ledare skyldig att genomföra en Rehabutredning/Plan för återgång i arbete för att se vad den upprepade korttidsjukfrånvaron kan bero på och vilka åtgärder som kan behöva sättas in. En del av utredningen innebär att medarbetaren ska träffa läkare på företagshälsovården som undersöker vad det finns för orsaker till sjukfrånvaron och behov av förstadagsintyg för individen. Förstadagsintyg är en hjälp för att fånga upp personer som är i riskzonen till att bli långtidssjukskrivna. Statistiken visar att många som är upprepat korttidssjukskrivna ofta senare blir långtidssjukskrivna. Att tänka på!Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator finns ständigt redo att vara ditt bollplank i alla frågor som rör tidiga signaler på ohälsa. Du kan även kontakta din HR-kontaktperson om du behöver diskutera ärendet. Chefsrutin för förstadagsintyg Förstadagsintyg beslut (mall) Rehabutredning/Plan för återgång i arbete (mall) Läs mer om: Försäkringskassan:Att förebygga sjukfrånvaro Räkna ut kostnaderna för sjukfrånvaro

9. Korttidsfrånvaro De första 14 dagarna av en sjukskrivning kallas för korttidsfrånvaro hos SJ. Det är viktigt att du som chef är uppmärksam på om en medarbetare har en upprepad korttidsfrånvaro. Med upprepad korttidsfrånvaro menas: Att en individ varit sjuk 3 gånger inom 6 månader eller Att en individ varit sjuk 5 gånger inom 12 månader. Statistik visar att många som är upprepat korttidssjukskrivna ofta senare blir långtidssjukskrivna.

10. Att göra Dag 1 Länkar: Sjuk- och friskanmälansverktyget (inlogg till statistiken för chefer) När en medarbetare blir sjuk ringer han/hon till Manpower Hälsopartner för att sjukanmäla sig. Detta gäller även vid vård av barn. Anmälan registreras direkt och du som närmaste chef får majl/sms om att medarbetaren är sjuk, orsak och prognos för återgång. Medarbetaren har precis som idag rätt att välja att inte uppge varför den är sjuk även om detta inte är vanligt. Lönekontoret (för administrativ personal) och personalplanerare (åkande och stationär personal, även till operativa driftsledningen efter kontorstid) samt säljledare (för Resebutiken) får samma majl som du men utan frånvaroorsak. Att tänka på!Du kan följa dina medarbetares sjukfrånvaro i det tillhörande sjuk- och friskanmälansverktyget. Det är du som närmaste chef som ansvarar för att det finns korrekta uppgifter om dina medarbetare i lönesystemet Personec, d v s att rätt chef/ledare står som närmaste chef. Detta är oerhört viktigt för att informationsflödet ska bli rätt vid varje sjukskrivning. SJs stöddokument: Chefsmanual till sjuk- och friskanmälan Läs mer om: Information om sjuk- och friskanmälanstjänsten Försäkringskassan:Räkna ut kostnaderna för sjukfrånvaro

11. Att göra Dag 3 Länkar Sjuk- och friskanmälansverktyget (inlogg till statistiken för chefer) På tredje sjukfrånvarodagen kontaktas din sjukskrivne medarbetare av Manpower Hälsopartners sjuksköterskor för fortsatt rådgivning och vägledning. Detta sker inte om sjukdomstillståndet redan är känt för medarbetaren sedan en längre tid, till exempel vid kroniska sjukdomar (eller om medarbetaren redan friskanmält sig eller sitt barn). Efter samtalet mellan Manpower Hälsopartner och din medarbetare får du ett mejl och SMS om status i sjukfallet. Detta innebär att du inte behöver ringa upp medarbetaren utan du avgör själv om du vill och behöver ha en kontakt. Att tänka på!Du kan följa dina medarbetares sjukfrånvaro i det tillhörande sjuk- och friskanmälansverktyget. SJs stöddokument Chefsmanual till sjuk- och friskanmälan Läs mer om: Information om sjuk- och friskanmälanstjänsten Försäkringskassan:Räkna ut kostnaderna för sjukfrånvaro

12. Detta händer Dag 8 Nu behövs ett läkarintyg för att styrka arbetsoförmåga. Din medarbetare inkommer med detta till dig. (Medarbetaren har fått en påminnelse om att inkomma med detta från Manpower Hälsopartner den sjätte sjukdagen). Att tänka på:Som chef ska du alltid kritiskt granska läkarutlåtandena och ställa frågan om det finns något arbete medarbetaren kan utföra på arbetsplatsen, på vilket sätt arbetsförmågan är nedsatt. Det är alltid arbetsuppgifterna som avgör vilken arbetsförmåga medarbetaren har. Målet är alltid att medarbetaren ska kunna komma tillbaka till arbetet så snabbt som möjligt. Ofta kan det finnas alternativ till sjukskrivning, såsom anpassning av arbetsuppgifter under en begränsad tid. Försäkringskassan kan bevilja reseersättning till och från jobbet Om läkarutlåtandet är oklart eller otydligt avseende på vilket sätt arbetsförmågan är nedsatt kan du alltid kontakta läkaren efter samtycke från medarbetaren. Du kan också kontakta Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator för rådgivning. Läs mer om: Försäkringskassan:Att förebygga sjukfrånvaro Räkna ut kostnaderna för sjukfrånvaro

13. Att göra Dag 9-14 Stöddokument: Rehabsamtal (mall) Rehabutredning/Plan för återgång i arbete (mall) Arbetsanpassning (vägledning) I början av vecka två, vanligtvis dag nio när läkarintyget inkommit kommer du att kontaktas av Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator för ett samtal kring din sjukskrivne medarbetare. I samtalet förs en diskussion kring behov av rehabiliterings-aktiviteter och insatser för individen. Vid behov startar rehabiliterings-aktiviteter. Exempel på rehabiliteringsaktiviteter som redan i detta läge kan startas är: Genomföra ett rehabsamtal Att göra en Rehabutredning/Plan för återgång i arbete Undersöka möjligheten för tillfälliga och/eller anpassade arbetsuppgifter Bedömning hos företagshälsovårdens läkare, psykolog, beteendevetare, sjukgymnast/ergonom eller annan kompetens. Koordinerade insatser (för rehabilitering) Att tänka på:Tidiga läkarbesök hos företagshälsovården för att bedöma arbetsförmåga subventioneras med 350 kr och koordinerade insatser (för rehabilitering) subventioneras med 4 500 kr inom ramen för ett nytt statligt stöd till företagshälsovården. Läs mer om: Beskrivning av koordinerade insatser Arbetsmiljöverket:Arbetsgivarens ansvar vid arbetsanpassning Försäkringskassan:Sjukförsäkringen i korthet

14. Formell rehabilitering Formell rehabilitering påbörjas av chefen/ledaren när medarbetaren har varit sjukskriven i mer än 14 dagar, har upprepad korttidsfrånvaro eller om medarbetaren själv begär att få starta en rehabiliteringsprocess. För att säkerställa en snabb hantering en bra struktur och ett väl fungerande samarbete med de parter som berörs är det viktigt att rehabiliteringsprocessen följs. Arbetet ska alltid ha utgångspunkten att hjälpa medarbetaren att återgå i arbete. Varje individ ska behandlas på ett sätt som är anpassat för dennes förutsättningar.

15. Detta händer Dag 15 När en anställd har varit sjuk mer än 14 dagar ska du inte längre betala sjuklön. Från och med den 15:e sjukdagen kan den anställda i stället få sjukpenning från Försäkringskassan. Efter 14 dagar gör Manpower Hälsopartner en sjukanmälan till Försäkringskassan. Du som chef behöver därmed inte anmäla detta. Du får ett mail och ett SMS från Manpower Hälsopartner när ärendet är överfört till Försäkringskassan.

16. Att göra Dag 15-90 Nu är det viktigt att du som chef/ledare är aktiv i rehabiliteringsprocessen och tillsammans med Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator ser till att aktiviteter fortskrider. Det som skall göras under dag 15-90 är: Kalla till ett rehabsamtal så snabbt det är möjligt medicinskt. Utöver dig och medarbetaren kan gärna Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator medverka i samtalet. Be medarbetaren ta med sig läkarutlåtande från behandlande läkare till samtalet. Enligt gällande lagstiftning kan vi inte kräva att medarbetaren berättar om sin diagnos. Däremot kan vi kräva att medarbetaren berättar så mycket att en plan för återgång kan göras. Glöm inte att tala om medarbetaren att han/hon kan ta med sig skyddsombud, representant från arbetstagarorganisation eller någon annan stödperson som kan medverka vid samtalet. Om medarbetaren avsäger sig stöd, bör detta noteras skriftligt. I samband med samtalet ska Rehabutredning/Plan för återgång göras, om inte det redan gjorts. Om plan för återgång inte kan göras p.g.a. arbetsförmågan är oklar ska en Arbetsförmågebedömning genomföras. Vid behov sätts koordinerade insatser in för individen. fortsättning på nästa sida…

17. forts. Att göra Dag 15-90 Stöddokument: Rehabsamtal (mall) Rehabutredning/Plan för återgång i arbete (mall) Tänk på att!Under dag 15-90 bedömer Försäkringskassan rätten till sjukpenning i förhållande till vilken arbetsförmåga medarbetaren har till sitt ordinarie arbete. Om arbetslivsinriktande rehabiliteringsinsatser inte kan påbörjas på grund av att medicinsk rehabilitering pågår eller på grund av att medarbetarens hälsotillstånd inte tillåter det är det viktigt att hålla löpande kontakt med den anställde. Läs mer om: Arbetsförmågebedömning(beskrivning) Beskrivning av koordinerade insatser Vanliga aktiviteter i Plan föråtergång i arbete Arbetsmiljöverket:Arbetsgivarens ansvar vid rehabilitering

18. Att göra Dag 91-180 Om det framgår från arbetsförmågebedömningen, arbetsprövning eller det medicinska underlaget att medarbetaren har arbetsförmåga men inte i det ordinarie arbetet, kommer Försäkringskassan börja pröva sjukpenningen och arbetsförmågan mot hela företaget från och med senast dag 91. Fokus är då att se om vi kan erbjuda medarbetaren något annat arbete.Försäkringskassan kan begära att den anställda lämnar in ett utlåtande från dig som är arbetsgivare. I utlåtandet ska det stå vilka möjligheter som finns att ta tillvara den anställdas arbetsförmåga inom din verksamhet. När sjukskrivningen går in i denna fas ska alltid HR vara involverad. Tänk på att!- Håll regelbunden kontakt och avstämningar med den anställde. Fortsätt arbetet utifrån Rehabutredning/Plan för återgång i arbete - Detta gäller även den som är deltidssjukskriven.- Försäkringskassan beslutar om rätten till ersättning. - Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator finns ständigt redo att vara ditt bollplank i alla frågor som rör rehabilitering. Stöddokument: Försäkringskassan:Blankett ”Utlåtande från arbetsgivaren” Läs mer om: SJ’s riktlinjer vid omplacering Försäkringskassan:Bedömning av arbetsförmåga

19. Att göra Dag 191-364 Om det är klarlagt att det inte finns någon arbetsförmåga på SJ kommer Försäkringskassan att pröva om medarbetaren har någon arbetsförmåga i annat företag på reguljära arbetsmarknaden. Försäkringskassan kommer då att erbjuda ett kontaktmöte med Arbetsförmedlingen som aktivt går in och försöker matcha medarbetarens kompetens arbetsmarknaden. Om medarbetaren skulle klara något annat arbete kommer inte rätt till sjukpenning finnas. Det finns undantag om Försäkringskassan bedömer att medarbetaren med stor sannolikhet kommer att kunna gå tillbaka till ett arbete någonstans i din verksamhet före dag 365. Då bedöms arbetsförmågan i förhållande till ett arbete hos dig som arbetsgivare även efter dag 180. Tänk på att!Håll regelbunden kontakt och avstämningar med den anställde. Fortsätt arbetet utifrån Plan för återgång i arbete. Detta gäller även den som är deltidssjukskriven. Manpower Hälsopartners hälso- och rehabkoordinator finns ständigt redo att vara ditt bollplank i alla frågor som rör rehabilitering.

20. Avslut av processen När rehabiliteringen är slut har ett resultat uppnåtts. Det kan vara att: • Den anställde har återgått i ordinarie arbete • Den anställde är åter i annat arbete • Den anställde är fortsatt sjukskriven/ har sjukersättning • Anställningen avslutats på grund av arbetsbrist eller personliga skäl • En överenskommelse om frivilligt avslut av anställning har uppnåtts Läs mer om: SJ’s riktlinjer vid upphörande av anställning Det svåra samtalet (vägledning)