ESF; een rijke bron die werkt

1. ESF; een rijke bron die werkt Best Practices door Charles Simons

2. Programma • Toelichting organisatie Gilde-BT • Resultaten ESF periode 1994 – 1999 • ESF: voor wie? • ESF: welke projecten? • ESF: van oriëntatie tot einddeclaratie • ESF: planning ESF-project • ESF: de projectorganisatie • ESF: beheerssystemen en administratieve organisatie • ESF: voorbeeldprojecten • ESF: vragen en info

3. Gilde-BT; de organisatie • Gilde-BT, i.s.m. uitvoeringsorganisatie ROC Gilde Opleidingen verzorgt: • Cursussen (aanbodgericht) • Bedrijfstrainingen (maatwerk) • BBL maatwerk opleidingsprogramma’s voor werkenden (BBL-bedrijfsgroepen) • Projectadministratie & -management • Softwaresystemen t.b.v. scholing (via Edu Office) • Regionale en landelijke klanten • Diverse sectoren: industrie, retail, zorg, zakelijke dienstverlening, bouw, etc.

4. Resultaten, periode 1994-1999 • 25 ESF-projecten doelstelling 2, 3, 4 en 5B • Diverse sectoren; met name industrie / bouw • Diverse aanvragers: • Scholingsfonds A+O, OOM, SOG • Arbeidsvoorziening Limburg • Kamer van Koophandel Noord en Midden Limburg • Provincie Limburg • 3695 werknemers opgeleid met ondersteuning vanuit ESF • Gerealiseerde ESF-projectkosten € 6,5 milj. • Gerealiseerde ESF-middelen € 2,0 milj.

5. ESF: voor wie? • Brancheorganisaties • Bedrijven • Instellingen • Samenwerkingsverbanden • Stichtingen

6. ESF: welke projecten? • Scholingsprojecten, ontwikkelingsprojecten voor deelnemers van niveau 1 tot 4 in het kader van de WEB • Scholingstrajecten moeten aansluiten bij de kwalificatiestructuur van de WEB (branche-erkenning) • Aantonen dat geschoold wordt naar een volgend kwalificatieniveau

7. ESF: van oriëntatie tot implementatie

8. ESF: van oriëntatie tot implementatie

9. ESF: van oriëntatie tot implementatie

10. Planning ESF-project Planning ESF Subsidie Project De subsidie van het Europees Sociaal Fonds (ESF 3) vereist een strak geregisseerd proces. Doel is optimaal nut te hebben van de financiële middelen met een minimaal risico. Onderstaand proces geeft de optimale procedure hieromtrent weer.

11. Planning ESF-project • Inventarisatie processen • Doel: • inrichting administratieve organisatie • Koppelen ESF processen met bedrijfsprocessen zoals scholingsplanning en urenregistratie. • Resultaat: • Model Administratieve Organisatie (AO). • Verantwoordelijkheden Administratieve Organisatie • Vaststellen Short en Long Protocol • Inspanning organisatie: Leveren van informatie, interviews • Uitvoering: ESF Procesconsultant • Inventarisatie opleidingen • Doel: • Analyse huidig opleidingsaanbod • Vaststellen gewenst opleidingsaanbod • Resultaat: • Basis voor aanbesteding • Basis voor central onderwijs beleid • Inrichten POP/COP • Inspanning organisatie: Leveren van informatie, interviews • Uitvoering: Onderwijsexpert Voorbereiding Voorbereiding • Aanbesteding • Doel: • Verkrijgen uitvoerende diensten conform Europese regels. • Resultaat: • Zeker stellen subsidiabiliteit van diensten • Sterke vereenvoudiging van de ESF administratie ten opzichte van modellen als werkelijke kosten • Inspanning organisatie: Feitelijke aanvrager • Uitvoering: Aanbestedingsexpert • Administratieve organisatie • Doel: • Kunnen verwerken van de ESF administratie • Resultaat: • Tussentijdse en eindrapportages • Management informatie • Management letter (noodzakelijk voor ESF) • Inspanning organisatie: Leveren van informatie, • Uitvoering: ESF Procesconsultant / Accountant Voorbereiding Voorbereiding • Communicatie • Doel: • Communiceren administratieve processen. • Resultaat: • Eenduidig en consistent toepassen ESF administratie • Juiste brondocumenten • Snel centraal beschikbaar • Inspanning organisatie: marketing materiaal, tijd van medewerkers om zich hierin te verdiepen • Uitvoering: ESF procesconsulent • Aanvraag • Resultaat: • Formeel indienen van de aanvraag voor subsidie • Uitvoering: ESF Administratiebureau Voorbereiding Voorbereiding

12. Planning ESF-project Scholing • Beheer ESF • Doel: • Leveren van brondocumenten • Opbouwen administratie lopende trajecten en reeds lopende trajecten (reconstructie ESF administratie lopende trajecten) • Resultaat: • Basis informatie voor tussentijdse en eindrapportages • Management informatie • Inspanning organisatie: Uitvoerders, deelnemers en begeleiders, • Uitvoering: ESF Administratiekantoor • Eindrapportage • Doel: • Eindrapport met accountantsverklaring • Resultaat: • Basis voor het uitbetalen van de subsidie • Inspanning organisatie: projectbegeleiding • Uitvoering: ESF Administratiekantoor / Accountant Uitvoering Verslaglegging

13. ESF: de projectorganisatie • Deelnemersadministratie • Financiële administratie • Verantwoordelijkheid voor beleid en organisatie Bedrijf / klantorganisatie Voorzitter met vetorecht Gilde-BT Directie Registeraccountant Gilde-BT Projectleider Bedrijf / klantorganisatie ESF projectleider Gilde-BT ESF projectadminitratie

14. ESF: beheersystemen en administratieve organisatie Inrichten administratieve organisatie • Tijdsregistratie en urenverdeling • Salarisadministratie • Deelnemersadministratie • Financiële administratie • Projectadministratie (zie handleiding Agentschap SZW)

15. ESF: beheersystemen en administratieve organisatie Systemen van Edu Office (onderdeel GBT) • Inschrijfproces • Planning • Registratie en verwerking • Leerling- / cursistvolgsysteem • Managementinformatie • Evaluatie

16. Voorbeelden ESF-projecten

17. Voorbeelden ESF-projecten

18. Bedankt voor uw aandacht Voor meer informatie: Gilde-BT Contracting Venraysweg 32, Venlo-Blerick Postbus 3189, 5902 RD Venlo T: 077-3202000 F: 077-3202001 I: www.gilde-bt.nl E: info@gilde-bt.nl