PENGENALAN KEPADA ASAS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI

1. PENGENALAN KEPADA ASAS PENGURUSAN KEWANGANUNIVERSITI

2. SKOP Pengurusan kewangan dalam perkhidmatan awam dan Universiti Legaliti Akauntabiliti Kuasa Universiti Kawalan dalaman Proses-proses utama

3. 

4. Adakah pengurusan kewangan penting dalam perkhidmatan awam dan pembangunan negara? Sumber yang terhad Cita-cita kerajaan untuk menyedia dan meningkatkan pelbagai kemudahan untuk rakyat- perkhidamtan awam komponen utama. Pulangan terbaik daripada perbelanjaan. Menangani krisis ekomnomi

5. KONSEP Pengurusan kewangan awam ialah proses dimana kerajaan menggunakan langkah-langkah tertentu bagi memperolehi dan memperuntukan sumber-sumber kewangan berdasarkan kepada keutamaan-keutamaan tertentu Mematuhi cara-cara dan kawalan-kawalan tertentu supaya dapat mencapai matlamatnya secara cekap dan berkesan

6. LEGALITI Bermaksud pengurusan kewangan mestilah mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang digubal oleh Kerajaan / Universiti

7. LEGALITI Akta Universiti dan Kolej1971 Akta Acara Kewangan 1957 Arahan Perbendaharaan (AP) Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Pekeliling Universiti (Bendahari & Pendaftar) Peraturan Kewangan dan Perakaunan UMS Minit-minit Mesyuarat Pengurusan UMS berkaitan contohnya (JTK, Pengurusan dll)

8. AKAUNTABILITI Bermaksud memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan secara bertanggungjawab ke atas kejayaan ataupun kegagalannya.

9. KONSEP AKAUNTABILITI Akauntabiliti ialah obligasi seseorang untuk memberi jawapan dan penjelasan mengenai tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak untuk mendapatkan jawapan dan penjelasan tersebut.

10. Akauntabiliti dalam konteks sektor awam Tanggungjawab individu atau oganisasi yang menjalankan tugas dan tanggungjawab menguruskan sumber-sumber awam melalui perwakilan kuasa.

11. Kenapa akauntabiliti penting dalam pengurusan kewangan ? Prasyarat dalam penurunan kuasa (sebahagian yang penting) Bertanggungjawab dalam menentukan wang awam dibelanjakan mengikut apa yang telah dirancang dan dianggarkan mengikut sistem, prosedur dan peraturan yang ditetapkan. Sebagai jaminan bahawa wang awam diurus dengan cekap Mengurangkan kesan negatif yang boleh timbul.

12. UNSUR-UNSUR PENTING DALAM AKAUNTABILITI AMANAH (INTEGRITY) KETELUSAN (TRANSPARENCY) MEMATUHI SEMUA UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER DENGAN CEKAP DAN BERKESAN

13. Jenis-jenis akauntabiliti yang dituntut Akauntabiliti fisikal kewangan - pematuhan undang-undang, peraturan dan arahan yang berkaitan kewangan dalam laporan kewangan dan akaun Akauntabiliti pengurusan -menekankan kecekapan dan keberkesanan dalam menggunakan sumber Akauntabiliti program -memberi perhatian terhadap perlaksanaan program sebagaimana yang dipersetujui dalam perjanjian program.

14. Apakah mekanisma untuk menuntut akauntabiliti Parlimen dan Anggaran Belanjawan.(Arahan Perbendaharaan 301) Jawatankuasa Akaun Awam Jabatan Audit Negara Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti (JKTK) Perjanjian Program dan laporan Pengecualian di dalam sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS)

15. KUASA UNIVERSITI Seksyen 19.(1), Akta telah menetapkan Lembaga ialah badan eksekutif Universiti dan boleh menjalankan segala kuasa yang di berikan kepada Universiti kecuali…. Naib Canselor adalah Pegawai Pengawal dan bertnggungjawab kepada Lembaga atas semua urusan kewangan Universiti.

16. Bendahari adalah Pengawal Kewangan atau Ketua Jabatan Kewangan dalm Universiti yang bertanggungjawab kepada Naib canselor dalam pengurusana kewangan Universiti Pegawai perakaunan ialah seorang pegawai yang ada urusan berkenaan dengan wang awam/ Universiti atau barang-barang awam/ Universiti Seksyen 3, Akta prosedur Kewangan 1957 (disemak 1972)

17. Semua pegawai Universiti yang dipertanggungjawabkan dan juga yang di tugaskan memungut, menerima atau membelanjakan wang awam/ Universiti, menerima barang jagaan dan pelupusan adalah tertakluk kepada semua peraturan yang berkaitan dibawah Akta, statut dan Perlembagaan.

18. TANGGUNGJAWABPEGAWAI PENGAWAL Bertanggungjawab mengawal perbelanjaan supaya peruntukan tidak dilebihi; Bertanggungjawab atas pengurusan wang awam yang dipungut; dan Bertanggungjawab atas semua harta kerajaan yang diterima, disimpan dan dilupuskan

19. TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PERAKAUNAN Memungut, menerima atau mengakaun wang awam; Membayar/mengeluarkan apa-apa wang awam atau barang-barang awam; atau Menerima menyimpan atau melupuskan barang-barang awam.

20. KESILAPAN PENGURUSAN, KECUAIAN DAN SURCAJ Kesilapan atau kesalahan yang dilakukan oleh pengurusan disebabkan oleh ketidakmahiran atau kecuaian pegawai-pegawai, tindakan tatatertib dan surcaj boleh dikenakan tertakluk kepada peruntukan di dalam Akta Badan-badan Berkanun (tatatertib dan surcaj) 2000 (Akta 605) Undang-undang Malaysia.

21. KAWALAN DALAMAN

22. KAWALAN DALAMAN Universiti hendaklah mempunyai satu sistem kawalan dalaman yang berkesan untuk mengawal dan memantau permatuhan kepada semua polisi, peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan

23. TINDAKAN UNTUK KAWALAN DALAMAN Kesahihan – pemeriksaan dokumen Ketepatan – Ketepatan amaun dan pengkelasan akaun Kesempurnaan – memastikan semua transaksi direkodkan Penyelenggaraan – memantau rekod perakaunan Keselamatan Fizikal

24. PERINGKAT-PERINGKATPENGURUSAN KEWANGAN Terimaan wang awam Simpanan wang awam Pengeluaran wang awam Bayaran wang awam Perakaunan wang awam

25. TERIMAAN HASIL UNIVERSITI - Yuran - Sewaan - Caj Perkhidmatan (perundingan dll) - Pelaburan dan Lain-lain GERAN-GERAN KERAJAAN/AGENSI LUAR

26. ISU PENTING-TERIMAAN Hendaklah direkod dengan cepat dan tepat pada masanya. Dibuat oleh staf yang diberi kuasa Semua terimaan hendaklah diperakukan dengan akaun terimaan. Pemberitahuan hak penerimaan dokumen akuan terimaan Mengakaunkan Lebihan / kurangan

27. SIMPANAN WANG AWAM ISU-ISU PENTING Keselamatan fizikal terimaan Kuasa menyimpan Pelaburan -jenis-jenis pelaburan yang dibenarkan -kuasa melabur -rekod-rekod pelaburan/penyelenggaraan rekod. -penjualan pelaburan - keselamatan sijil-sijil.

28. SISTEM YANG DIGUNAKAN DALAM PENGURUSAN KEWANGAN UPM SAGA – System Accounting for Government Agencies. SMPU – berkaitan dengan kewangan pelajar

29. KITARAN PENGURUSAN KEWANGAN BAJET PEROLEHAN PERAKAUNAN PEMBAYARAN

30. BAJET

31. MENGAPA BAJET PENTING?? Merancang keperluan serta mengurus agihan sumber dengan cekap dan berkesan - penyediaan, pengurusan dan pemantauan

32. PROSES TRADITIONAL BELANJAWAN Penyediaan satu pelan kerja yang spesifik dan terperinci untuk mencapai matlamat. PEMBIAYAAN Peruntukan sumber-sumber kewangan untuk melaksanakan program-program PENGAWALAN Penetapan aktiviti dilaksanakan mengikut belanjawan

33. TERDIRI DARIPADA 3 DASAR DASAR SEDIA ADA DASAR BARU DASAR ONE-OFF

34. DASAR SEDIA ADA Program-program yang diluluskan dalam bentuk perundangan, kelulusan Kabinet, Menteri atau perbendaharaan, atau lain-lain pihak berkuasa yang setaraf. Pengertian tersebut juga meliputi pelaksanaan operasi bagi setiap program dan aktiviti. Semua program/ aktiviti yang dijalankan pada tahun semasa Telah mendapat kelulusan perbendaharaan atau lain-lain pihak berkuasa seperti jemaah menteri

35. DASAR BARU Dasar baru merupakan program atau aktiviti baru termasuk tambahan, sambungan atau perluasan dasar sedia ada. 1. Penubuhan unit baru 2. Aktiviti baru 3. Pertambahan dari segi kenaikan kadar sewaan bagi ruang pejabat

36. DASAR ONE-OFF Sesuatu perbelanjaan yang tidak berulang 1. Pindah pejabat 2. Ubahsuaian pejabat 3. Sambutan 10 tahun UMS 4. Mengecat bangunan

37. JENIS PERUNTUKAN UPM Peruntukan belanja mengurus Peruntukan pembangunan Peruntukan akaun amanah Peruntukan penyelidikan

38. ISU-ISU BAJET KAWALAN PERUNTUKAN - peruntukan diterima, dibelanja dan diakaunkan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan. - perbelanjaan tidak melebihi jumlah peruntukan yang di benarkan - dibelanja mengikut apa yang dirancang. TAMBAHAN PERUNTUKAN PENYIMPANAN BUKU VOT

39. PEROLEHAN

40.  PENGURUSAN PEROLEHAN Satu proses untuk memperolehi input-input yang diperlukan dengan cekap pada kos yang menguntungkan untuk output berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan, Konsep pengurusan perolehan yang cekap berasaskan;- -kualiti yang betul - pembekal yang betul -kuantiti yang betul - tempat yang betul -masa yang betul - harga yang betul

41. JENIS PEROLEHAN KERJA BEKALAN PERKHIDMATAN

42. KERJA Melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil termasuk mekanikal dan elektrikal.

43. BEKALAN Bekalan bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan, alatan makmal, kelengkapan pejabat dll.

44. PERKHIDMATAN PERUNDING Semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fisikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur dsb. BUKAN PERUNDING Dan pengurusan bangunan meliputi perkhidmatan penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan

45. CARA-CARA PEROLEHAN BELI -merupakan satu cara memperolehi hak penggunaan barangan sepanjang tempoh hayatnya. SEWA - menetapkan hak penggunaan barangan pada tempoh masa yang ditetapkan PAJAK - memperolehi hak memiliki dan menggunakan tanah atau harta modal yang bernilai tinggi pada tempoh yang tertentu

46. KAEDAH PEROLEHAN PANJAR RUNCIT PEMBELIAN TERUS PEMBELIAN KONTRAK PUSAT SEBUT HARGA TENDER RUNDINGAN TERUS PEMBELIAN DARURAT

47. NILAI PEROLEHANSEBUTHARGA PTJ KERJA : RM10,000 – RM20,000 PERKHIDMATAN/ BEKALAN RM20,000 – RM50,000

48. NILAI PEROLEHANSEBUTHARGA UNIVERSITI KERJA RM50,000 – RM200,000 BEKALAN / PERKHIDMATAN RM20,000 - RM200,000 > RM200,000 - TENDER

49. ISU ISU PEROLEHAN Penentuan spesifikasi –implikasi Penyediaan dokumen SH/ Tender VO (Variation Order) Mengawal peti tawaran. Penilaian Pembelian tidak melalui proses sepatutnya Memecahkecil Pesanan Belian

50. PEMBAYARAN

51. PEMBAYARAN Ketua PTJ dan Pegawai Pembayar adalah bertanggungjawab untuk memastikan apa yang dibayar adalah sahih dan berpatutan serta hendaklah berpuas hati apa yang dibayar tidak melebihi wang yang diperuntukan.

52. PERATURAN AM Ketua PTJ bertanggungjawab untuk memastikan semua bekalan / perkhidmatan / kerja yang diterima atau tanggungan lain yang telah dilakukan dibayar dengan segera atau dalam tempoh yang telah ditetapkan.

53. Penting!! Ketua PTJ dan Pegawai Pembayar juga adalah bertanggungjawab untuk mengawal dan memastikan semua pembayaran yang dilakukan adalah selaras dengan tujuan- tujuan peruntukan yang telah diagihkan.

54. JENIS-JENIS BAYARAN Bayaran Pembekal Bayaran kepada Staf / Pelajar Bayaran kepada agensi luar Bayaran antara PTJ

55. BAYARAN KEPADA PEMBEKAL Bayaran alatan Bayaran perkhidmatan Bayaran kerja Bayaran kemajuan projek pembangunan

56. BAYARAN STAF/PELAJAR Gaji dan elaun-elaun (lebih masa dll) Tuntutan perjalanan (luar / dalam negeri) Tuntutan perpindahan / pertukaran Imbuhan petrol Pendahuluan (gaji/diri/pelbagai) Tuntutan bayaran balik (pelbagai / gigi/perubatan) Perkhidmatan dan perundingan Biasiswa Bayaran program khidmat pelajar

57. BAYARAN KEPADA AGENSI LUAR Yuran pengajian / seminar / konferensi dll Perkhidmatan (perubatan, perundingan dll) Yuran keahlian profesional Diwajibkan mengikut perundangan (KWSP, SOCSO & LHDN)

58. BAYARAN ANTARA PTJ Perkhidmatan makmal Perkhidmatan alatan Sewaan Bayaran yang didahulukan

59. KAEDAH BAYARAN CEK BANK BANK DRAFT EFT (ELECTRONIC FUND TRANSFER) JERNAL PELARASAN AKAUN YANG DI KONTRA

60. ISU PENTING PEMBAYARAN Kesahihan Pembayaran Kuasa Peruntukan Tempoh Dokumen-dokumen Berkaitan Pembayaran Yang Dibenarkan/Diluluskan Perakuan Akauntabiliti Pegawai Yang Membuat Pembayaran.

61. PENGURUSAN ASET UNIVERSITI

62. PENGURUSAN ASET Definasi Tanggungjawab Pengurusan aset / inventori / stok Sistem yang digunapakai Verifikasi Kehilangan dan hapuskira

63. DEFINASI DEFINASI UMUM Harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau dipindah milik, serta digunakan secara optimum DEFINASI - UMS

64. JENIS ASET ASET TETAP

65. INVENTORI Harta benda/barangan tak luak yang kos perolehan asalnya bernilai kurang RM 3,000

66. RUJUKAN Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991 - Penggunaan Borang Baru Buku Panduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor SPP Bil. 2 Tahun 1997 – Garis Panduan Cara-cara Pelupusan

67. PENGURUSAN ASET Proses menjaga, mengawal, memelihara, mengendali dan menyenggara harta berbentuk fizikal yang mempunyai nilai Proses pengendalian tersebut bermula sejak aset diperolehi sehingga ianya dilupuskan atau dihapuskira

68. PEREKODAN Kemaskini Kad Daftar Harta Modal/Inventori Pembelian Penyelenggaraan Verifikasi Pelupusan Senarai Harta Modal / Inventori yang diterima Tandakan Aset ID pada fizikal aset Kemaskini Kad Daftar Harta Modal/Inventori

69. VERIFIKASI Menentukan butir-butir perolehan aset direkodkan Memastikan maklumat aset yang diperolehi oleh ptj adalah selaras dengan senarai harta modal Mengenalpasti aset yang tidak boleh diguna, rosak dan usang Memperlihatkan kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian atau kehilangan

70. PELUPUSAN Pecah, rosak, kondem Berlebihan atau telah menjadi usang Tidak ekonomik dibaiki Tidak sesuai lagi digunakan – akibat perubahan/perkembangan teknologi Aset yg tidak digunakan lagi atau telah digantikan

71. PROSEDUR PELUPUSAN Terima permohonan pelupusan – borang KEW 300-v & dokumen lain Semak nilai perolehan – had kuasa pelupusan dan kelulusan Pelantikan ahli jk pelupusan Pemeriksaan oleh JK PP dan syor Makluman kepada PTJ berkaitan Tindakan pelupusan – borang KEW 300-x Kemaskini rekod Hapus aset ID

72. CARA-CARA PELUPUSAN 1.Penjualan – (tender, sebutharga, lelong, tukarbeli trade-in, kontrak pusat) 2.Pindahan 3.Hadiah 4.Tanam 5.Bakar 6.Buang 7.Tenggelamkan 8.Lebur dan lain-lain

73. KEHILANGAN TATACAR PENGENDALIAN- kehilangan wang, barang atau harta Universiti MELIPUTI- Aset, Inventori dan Wang Awam DOKUMEN RUJUKAN -Pekeliling Bendahari - Laporan Awal (Lampiran J) - Laporan Akhir (Lampiran K)

74. Pemerhatian Audit kepada Pengurusan Aset Perbelanjaan bukan aset Rekod aset tidak di kemaskini Rekod tidak lengkap (tiada no.siri,jenama dll) Pinjaman & perpindahan tidak direkodkan Tidak ada pegawai khusus / berhenti/ bersara Penggabungan & Penutupan PTJ Aset-aset yang disumbangkan Barang yang dilupuskan tidak dikeluarkan dari rekod aset Lambat membuat pelupusan Telah terbuang samaada sengaja / tidak sengaja.

75. Q & A

76. TERIMA KASIH