Werkkostenregeling René Scharroo

1. Werkkostenregeling René Scharroo

2. Agenda Werkkostenregeling • Huidige praktijk • Wat is de werkkostenregeling • Nieuwe fiscale begrippen • Rekenmodule • Gevolgen werkkostenregeling • Wat te doen? • Praktijkvoorbeelden

3. Huidige praktijk (1) • Diverse (specifiek benoemde) arbeidsvoorwaarden kunnen belastingvrij worden vergoed/verstrekt aan de werknemers. Let op: wel aan diverse voorwaarden voldoen! • Ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking • In redelijkheid • Naar maatschappelijke opvattingen geen beloningsvoordeel • Geen aanmerkelijk privé voordeel • Gemengde kosten • Niet-limitatieve opsomming in de Wet LB • Kostenvoorkomende verstrekkingen NB. Onder de werkkostenregeling is de zakelijkheid in principe niet meer relevant (voor zover binnen het 1,4% werkkostenbudget)

4. Huidige praktijk (2) • Voorbeelden volledig onbelast (I): • Consumpties tijdens werktijd, geen onderdeel van de maaltijd • Maaltijden die meer dan bijkomstig zakelijk zijn (overwerk, zakenrelaties) • Werkkleding • Vakliteratuur • Representatiekosten • Cursussen, congressen, etc. • Verhuiskosten van de boedel + maximaal EURO 7.750 • Studiekosten • 30%-regeling (ET-kosten) • Reiskosten woning-werk + dienstreizen per OV, vliegtuig, taxi of boot • Telefoon • Bedrijfsfitness • Personeelsvereniging • Personeelsreizen/feestjes • Dubbele huisvestingskosten voor maximaal 2 jaar

5. Huidige praktijk (3) • Voorbeelden volledig onbelast (II): • Vergoedingen sociaal fonds • Inrichting werkruimte thuis tot max. EURO 1.815 • Fiets voor woon-werkverkeer tot max. EURO 749 + EURO 82 per jaar voor met de fiets samenhangende zaken • Korting eigen producten tot 20% per jaar en niet meer dan EURO 500 per kalenderjaar (max. 3 jaar stapelen) • Arboverstrekkingen • Outplacement • Kosten i.v.m. auto van de zaak (intermediaire kosten) • Cadeaus met ideële waarde • Interne representatie

6. Huidige praktijk (4) • Voorbeelden belast: • Verkeersboetes • Parkeerkosten bij de woning van de werknemer • Cadeaus met gebruikswaarde • Vakantiereizen, niet zijnde een personeelsreis • Kinderopvang • Maaltijden met collega’s • Kosten creditcard

7. Huidige praktijk (5) Wijze van belastingheffing • Als een bruto vergoeding via de salarisadministratie • Belasting komt voor rekening van de werknemer • ZVW bijdrage voor rekening van werknemer • Premies WW en WIA en bijdrage ZVW voor rekening van werkgever • Afhankelijk van afspraken wel/niet onderdeel grondslag pensioen en/of vakantiegeld • Als een gebruteerde vergoeding via de loonstrook • Belasting en premies voor rekening van werkgever • Eindheffing toepassen • Niet zichtbaar op de loonstrook • Voor rekening van de werkgever (vergelijkbaar met gebruteerde vergoeding) • Geen premies WW en WIA en bijdrage ZVW voor rekening van werkgever • Voordeliger dan bruteren via de loonstrook

8. Introductie werkkostenregeling • Wetsvoorstel 22 december 2009 aangenomen • Ingang per 1 januari 2011 • Overgangsregeling 2011-2013: huidige regime en werkkostenregeling blijven naast elkaar bestaan. Werkgever kan jaarlijks kiezen voor een van de twee regimes. • Vanaf 2014 structurele invoering. • Systeem betreffende vergoedingen en verstrekkingen gaat volledig op de schop • Beperkte loonsomheffing Wet Loonbelasting 1964 // Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011

9. Overgangsregeling 2011-2013: jaarlijks kan de werkgever aan het begin van het kalenderjaar kiezen voor toepassing van de werkkostenregeling of voortgang van het huidige regime Indien gekozen wordt voor voortgang van het huidige regime (dus onbelaste items met daarbij de administratieve voorwaarden), dan beperking in de vrijstelling voor personeelsfeesten tot € 454 per jaar per werknemer Hoe kies je?

10. Achtergrond • Administratieve lastenverlichting d.m.v. vereenvoudiging • Veel discussie vergoedingen/verstrekkingen met gemengd karakter + waarderingsproblematiek • Er is onderzoek gedaan naar aard en omvang vrije vergoedingen en verstrekkingen • Jaarlijks betalen werkgevers 10 miljard aan vrije vergoedingen en verstrekkingen. De meest gebruikte zijn: • Consumpties tijdens werktijd • Personeelsfeesten • Reizen eigen vervoer van max. EURO 0,19 per kilometer • Cursussen, training, etc. • Werkkleding • Maaltijden bij overwerk • Voor de forfaitaire benadering is gekozen om zo het aantal voorwaarden voor onbelastbaarheid te beperken • Geschatte administratieve lastenverlichting EURO 110 miljoen

11. Kern werkkostenregeling • Wijs vergoedingen/verstrekkingen aan die onder de werkkostenregeling vallen • Indien niet aangewezen, dan belast loon bij de werknemer • Verschuldigde loonbelasting bij aanwijzing komt voor rekening van de werkgever en bedraagt 80% • 1,4% (1,5% na invoering Wet uniformering loonbegrip) over het kolom 14 loon is onbelast • Uitgezonderd zijn: • Gerichte vrijstelling • Voorziening op de werkplek met nihil/lagere waardering • Geen saldering van de forfaitaire ruimte mogelijk binnen concernverband • Ongebruikelijkheidstoets • Intermediaire kosten • Discussie werkgever-belastingdienst verschuift naar werkgever-werknemer

12. Intermediaire kosten (IMK) • Werknemer doet uitgaven in opdracht en voor rekening van de werkgever • Relatie debiteur/crediteur • Geen onderdeel vaste kostenvergoeding • I.M.K. als: • aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren • kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever • kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering • Voorbeeld: tanken met de bedrijfsauto‚ aankoop viltstiften whiteboard‚ etc.

13. Ook onbelast… • Vergoedingen en verstrekkingen die voortkomen uit wellevendheid • Rouwkrans • Fruitmand bij ziekte werknemer • Bloemen bij feestelijke gebeurtenis • Verstrekkingen aan derden/ingehuurde uitzendkrachten (denk aan kerstpakket). Bijzondere eindheffingsbepaling blijft van toepassing • Pensioenaanspraken • Uitkering sociaal fonds • Uitkering bij overlijden • Dienstjarenvrijstelling • Aanwijzing als werkkosten in principe wel mogelijk voor het belaste deel

14. Aanwijzing werkkosten • De werkgever moet aanwijzen welke vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling (loonsomheffing) vallen. • Hoe wijs je aan? • Uitzondering: • Dienstwoning • Geldboetes i.v.m. strafrechtelijke vervolging • Misdrijven waarvoor de werknemer is veroordeeld • Wapens en munitie • Dieren die vallen onder de Regeling agressieve dieren • Auto van de zaak

15. Geen aanwijzing werkkostenregeling Op de ‘normale’ wijze belast als brutoloon, dus ook indien sprake is van een gerichte vrijstelling Achteraf aanwijzen is niet mogelijk Uiterlijk aanwijzen voor het fiscale genietingsmoment Aanwijzing met terugwerkende kracht is niet mogelijk Denk dus goed na welke vergoedingen/verstrekkingen worden aangewezen en welke niet. Met name als er geen sprake is van een gerichte vrijstelling/nihilwaardering

16. Gerichte vrijstellingen • Reiskosten‚ zowel zakelijk als woon-werk • Vergelijkbaar met huidige regeling • OV, taxi, vliegtuig en schip tot maximaal de werkelijke kosten • Eigen vervoer tot maximaal EURO 0,19 per kilometer • Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen e.d. tijdens dienstreizen) • Maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke • Meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden (> 10%) • Cursussen en dergelijke • Vakliteratuur (Belastingplan 2011) • Inschrijving beroepsregister (Belastingplan 2011) • Outplacement • Studiekosten • Extraterritoriale kosten (30%-regeling) • Verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking • Werkelijke verhuiskosten + € 7.750

17. Onderdeel van het 1,4%-forfait, maar op nihil gewaardeerd • Voorzieningen rond de werkplek (PC, telefoon, internet, etc.) • Arbo-voorzieningen • Consumpties op de werkplek, geen onderdeel van de maaltijd • Mobiele telefoon, mits 10% zakelijk gebruikt • OV-kaart mits mede zakelijk gebruikt • Computers, mits ten minste 90% zakelijk gebruikt • Werkkleding • Die achterblijft op de werkplek • Kleding dat (nagenoeg) uitsluitend geschikt is tijdens werktijd te dragen • Kleding met logo van ten minste 70 cm² (Belastingplan 2011) • Bedrijfsfitness op de werkplek • Hypothecaire geldlening / lening fiets • LET OP: vergoedingen vullen wel de 1,4% ruimte !

18. Onderdeel van het 1,4%-forfait en de ‘ruimte’ ook vullen • Kerstpakketten en overige kleine geschenken • Maaltijden in bedrijfskantines (forfaitaire waardering) • Registratie per persoon niet meer noodzakelijk • Aantal verstrekte maaltijden x forfait • Overige niet meer dan bijkomstige zakelijke maaltijden • Parkeer-, veer- en tolgelden bij eigen auto indien kilometervergoeding van EURO 0,19 • Bedrijfsfitness buiten de werkplek (factuurwaarde) • Vakbondscontributies • Internet/vaste telefoon werknemer thuis • Personeelsfeestjes / personeelsvereniging • Korting eigen producten • Expliciet aangegeven dat hier geen aparte vrijstelling/waardering voor komt • Fiets etc.

19. Maaltijden • Ambulante werknemers • gerichte vrijstelling, zolang geen sprake is van een vaste arbeidsplaats.Vaste arbeidsplaats wordt bepaald op basis van de 20-dagenregeling. • Werknemers bij overwerk en koopavonden • altijd gerichte vrijstelling • Werknemers die eten in een bedrijfskantine • waardering op besparingswaarde en komt ten laste van 1,4% forfaitEURO 2,90, geen onderscheid meer tussen ontbijt, lunch, diner • Werknemers die een privé etentje van hun werkgever krijgen • waardering op waarde economisch verkeer en komt ten laste van 1,4%forfait • Zakelijk etentje met relatie • kosten van werknemer zijn gericht vrijgesteld • kosten van relatie zijn intermediaire kosten • Maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk belang

20. Actieve / postactieve werknemers • Werkkostenregeling is alleen van toepassing voor actieve werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking • Voor postactieve werknemers gelden twee uitzonderingen (loon uit vroegere dienstbetrekking): • Product eigen bedrijf • Verstrekkingen die ook aan de actieve werknemers worden gegeven zoals kerstpakket

21. Waardering loon in natura • Uitgangspunt blijft: waarde economisch verkeer (WEV) • WEV: indien een derde aan de werkgever een bedrag in rekening heeft gebracht‚ dan geldt de factuurwaarde • Factuurwaarde is het bedrag inclusief BTW! • Besparingswaarde verdwijnt • Product eigen bedrijf regeling • Er wordt in principe aangesloten bij de prijs die aan een derde in rekening wordt gebracht • Prijs voor consument/eindgebruiker is bepalend • Groothandel: waarde economisch verkeer is bepalend‚ dat is de laagste prijs die op dat moment in de consumentenmarkt geldt • Eigen bijdrage werknemer in mindering‚ maar niet verder dan nihil

22. Anti-misbruikbepaling • Gebruikelijkheidstoets: tot maximaal 30% mag worden afgeweken (bij een groep van werknemers) wat voor het overige in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. • Een overschrijding tot 30% is acceptabel • Belastingdienst zal moeten aantonen of een vergoeding of verstrekking ongebruikelijk is • Aangewezen vergoedingen of verstrekkingen mogen • niet irreëel hoog zijn • niet ongebruikelijk zijn gelet op de werkzaamheden

23. Bepalen van de 1‚4% ruimte • Jaarloon voorafgaand jaar herleiden naar tijdvakloon huidig jaar • Er hoeft pas afgerekend te worden indien de jaarruimte van het voorafgaand jaar wordt overschreden • Na afloop van het jaar definitieve eindafrekening opstellen o.b.v. werkelijk jaarloon huidig jaar • In beginsel 3 methodes, maar dit zal de meest gebruikelijke zijn. • Grondslag loon uit tegenwoordige en vroegere dienstbetrekking, tenzij er meer dan bijkomstig (10%) loon uit vroegere dienstbetrekking is; dan alleen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking

24. Vaste kostenvergoeding • Alleen indien kosten onder de zgn. gerichte vrijstellingen vallen‚ dan moet er een onderzoek naar de werkelijke kosten aan ten grondslag liggen – Hoe vaak? – Op welke manier? • Dus: in nagenoeg alle gevallen lijkt onderbouwing niet meer noodzakelijk! • Let op: representatiekosten externe relaties kwalificeren als intermediaire kosten • Onderzoek of ook I.M.K. in een vaste vergoeding gegeven kan gaan worden

25. Cafetariamodel • Blijft nog steeds mogelijk • Afhankelijk van onderlinge afspraken werkgever-werknemer en wettelijke/forfaitaire 1‚4% ruimte al dan niet onbelast • Let op: werkgever kan controle verliezen op besteding van 1‚4% ruimte Uitruilen van brutoloon verlaagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling!

26. Bestaande afspraken belastingdienst • Alle bestaande afspraken betreffende vergoedingen en verstrekkingen waarvoor geen gerichte vrijstelling bestaat‚ worden geacht niet meer te gelden vanaf 2011 (ervan uitgaande dat de werkgever voor de werkkostenregeling kiest). • Nieuwe afspraken kunnen worden gemaakt • Voorbeelden van afspraken: • Vaste kostenvergoeding • Product eigen bedrijf

27. Werkgever Loonpoort Intermediaire kosten Gerichte vrijstelling Vrijgesteld loon (o.a. pensioen-aanspraken) Loon Werkkosten 80% eindheffing Nihil 1,4%

28. Inventarisatie (1)

29. Inventarisatie (2)

30. Gevolgen voor de administratie Geen individuele toerekening, maar loonsomheffing bij de werkgever Loon in natura: aansluiting bij de factuurwaarde Vastleggen / bijhouden welke vergoedingen en verstrekkingen zijn aangewezen onder de werkkostenregeling Verzamel-grootboekrekening niet meer mogelijk Let op BTW !!!!

31. Wat te doen? • In kaart brengen huidige employee benefits • Aanwijzen employee benefits als eindheffingsbestanddeel • Etiketteren employee benefits: • intermediaire kosten • gerichte vrijstelling • lage waardering / voorziening op de werkplek • Bereken in hoeverre de 1‚4% ruimte wordt overschreden • Heroverweeg huidige arbeidsvoorwaardenpakket • Instrueren financiële administratie

32. Voorbeeld 1 • Totale loonsom van Bedrijf A (per inhoudingsplichtige!) bedraagt EURO 1.000.000 • Er wordt EURO 50.000 aan ‘kostenregelingen’ besteed • Hiervan betreft EURO 2.500 zakenlunches • En EURO 12.500 wordt besteed voor zakelijke kilometervergoedingen • Overige vergoedingen bedragen dus EURO 35.000 • Hoeveel is belast tegen 80%? • Ook mogelijk: niet aanwijzen, dan geen ‘meerkosten’ bij werkgever

33. Voorbeeld 1 - uitwerking • Forfaitaire ruimte bedraagt 1,4% x EURO 1.000.000 = EURO 14.000 • EURO 2.500 zakenlunches: belastingvrij. Hetzij als intermediaire kosten (deel klant) hetzij als verblijfskost voor werknemer. • En EURO 12.500 wordt besteed voor zakelijke kilometervergoedingen NB. Uitgangspunt EUR 0,19 per km • Overige vergoedingen bedragen dus EURO 35.000 • Hoeveel is belast tegen 80%? • EUR 35.000 – EUR 14.000 = EUR 21.000 is de grondslag • Verschuldigd = 80% * EUR 21.000 = EUR 16.800 • Ook mogelijk: niet aanwijzen, dan geen ‘meerkosten’ bij werkgever

34. Voorbeeld 2 • Inhoudingsplichtige geeft 100 kerstpakketten: • 90 aan werknemers • 6 aan gepensioneerde ex-werknemers • 4 aan uitzendkrachten • Inhoudingsplichtige hanteert werkkostenregeling • Wat te doen?

35. Voorbeeld 2 - uitwerking • Kerstpakketten aan 90 aan werknemers • Valt in het werkkostenbudget obv factuurwaarde incl. BTW • Kerstpakketten aan 6 gepensioneerde ex-werknemers • Valt in het werkkostenbudget obv factuurwaarde incl. BTW • Kerstpakketten aan 4 uitzendkrachten • Valt niet in het werkkostenbudget o.b.v. factuurwaarde incl. BTW. Werkgever is niet inhoudingsplichtig ten aanzien van de uitzendkrachten. Het uitzendbureau (formeel werkgever) ook niet want deze heeft hier geen ‘weet’ van. Uitzendkracht zal waarde kerstpakket in beginsel moeten aangeven in eigen aangifte inkomstenbelasting. NB. Werkgever kan middels speciale eindheffingsregeling voor verstrekkingen aan derden belasting voor haar rekening nemen.

36. Voorbeeld 3 • Inhoudingsplichtige geeft een receptie tijdens werktijd voor het personeel • aan 15 werknemers op dinsdag in de kantoorbar • aan 40 werknemers 2 weken later op locatie elders • Inhoudingsplichtige hanteert werkkostenregeling • Wat te doen?

37. Voorbeeld 3 - uitwerking Consumpties op de werkplek die worden genuttigd tijdens werktijd en die geen deel uitmaken van een maaltijd gaan niet ten koste van het werkkostenbudget. De receptie in de kantoorbar zou derhalve belastingvrij kunnen. De receptie op locatie elders dus niet.

38. Voorbeeld 4 • Inhoudingsplichtige geeft een auto van de zaak die reeds 5 jaar tot haar activa behoort aan een werknemer • Factuurwaarde auto 5 jaar geleden = EUR 35.000 • Waarde in het economische verkeer nu en boekwaarde = EUR 10.000 • Inhoudingsplichtige hanteert werkkostenregeling • Wat te doen?

39. Voorbeeld 4 - uitwerking Verstrekking van de auto snoept ruimte op van het werkkostenbudget. NB. Ervan uitgaande dat dergelijke verstrekkingen zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel en de verstrekking de gebruikelijkheidstoets overleefd. Tegen welke waarde? Uitgangspunt hierbij is de factuurwaarde, incl. BTW. Dus EUR 35.000 Je mag in dergelijke gevallen van een redelijke afschrijving uitgaan, maw boekwaarde ad EUR 10.000. Blijkt overigens niet uit de wet.

40. Voorbeeld 5 • Inhoudingsplichtige A geeft haar werknemers een vergoeding in geld voor een mobiele telefoon • Inhoudingsplichtige B stelt haar werknemers mobiele telefoons ter beschikking • Inhoudingsplichtige hanteert werkkostenregeling • Wat te doen?

41. Voorbeeld 5 - uitwerking • Voor vergoedingen in geld gelden geen speciale waarderingsregels. Deze vergoeding dient • individueel belast te worden, of • aangewezen te worden als eindheffingsbestanddeel en dus snoept het ruimte op van het werkkostenbudget • Voor terbeschikkingstelling van mobiele telefoons geldt een nihilwaardering o.b.v. voorziening op de werkplek. Vereist is wel dat de mobiele telefoon voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt.

42. Voorbeeld 6 • Inhoudingsplichtige geeft 1.000 gratis aandelen à EUR 10 aan sommige key executives • De executives zitten in de 52% schijf en maken geen gebruik van de 30% regeling • Inhoudingsplichtige hanteert werkkostenregeling • Wat te doen?

43. Voorbeeld 6 - uitwerking • Voor zover een dergelijke verstrekking niet is aangewezen als eindheffingsbestanddeel onder de werkkostenregeling zullen deze per individu tot het loon behoren. • Mogelijk is hier tariefsarbitrage mogelijk. • Indien je bijvoorbeeld het 48% (netto equivalent bij 52% tarief) deel van de aandelen netto toezegt en dit deel aanwijst als eindheffingsbestanddeel onder de werkkostenregeling dan is (bij reeds volgelopen werkkostenbudget) 80% eindheffing verschuldigd. Dit past bij een enkelvoudig tarief van 44,4% hetgeen een stuk lager is dan 52% (108,3%).

44. Contactgegevens Drs. René Scharroo (040) 294 2666 rene.scharroo@abab.nl www.abab.nl