Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme

1. Paniers hebdomadairesBienvenue à la ferme Boite à outils pour les Conseillers Chambres d’agriculture Mars 2012 Document réservé exclusivement au groupe Chambres

2. Étapes clés et outils • Définition du panier hebdomadaire • Les bonnes questions à se poser avant de commencer • Construire un projet • La réglementation • Annexes Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme

3. Définition du panier hebdomadaire Définition du panier hebdomadaire • Le système de paniers Bienvenue à la ferme consiste à livrer chaque semaine à un jour et horaire précis des produits frais, locaux et de saison à une clientèle de proximité. La vente est réalisée soit par commande – le plus souvent par Internet – soit par abonnement (trimestriel – semestriel). • L’offre est composée prioritairement au démarrage par des légumes, quelques fruits et peut être complétée par la suite avec du pain, des produits laitiers, de la charcuterie en hiver,… • Le retrait des paniers se fait à la ferme, dans des points de retrait identifiés ou à domicile pour un regroupement de consommateurs. • Le panier hebdomadaire Bienvenue à la ferme est composé essentiellement de produits frais. Il est proposé à des consommateurs de proximité toute l’année avec une régularité dans la livraison ou le retrait. • Ces paniers valorisent le territoire, les producteurs et les produits. • Ces initiatives peuvent être portées par le réseau Bienvenue à la ferme, par une structure collective regroupant plusieurs agriculteurs ou par des agriculteurs individuellement. • Le « + » Bienvenue à la ferme • Bienvenue à la ferme a mis en place des outils de communication et un conditionnement spécifique, pour faciliter le développement de l’offre dans les départements • Outils annexes nationaux • Avenant national • Aller plus loin L’outil présent rassemble les grandes questions qui se posent au lancement du projet et apporte des éléments de réponse ou points de vigilance soulevés par des conseillers Chambres d’agriculture qui accompagnent les agriculteurs qui se sont déjà lancés dans ce type de démarche. Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme

4. Les bonnes questions à se poser Les bonnes questions à se poser avant de se lancer • Les autres démarches accompagnées par les Chambres d’agriculture • On recense des initiatives portées par les Chambres d’agriculture comme les « paniers fraîcheurs » qui est une marque déposée par le SNCF à laquelle collaborent les Chambres d’agriculture, des démarches collectives comme « Saveurs Paysannes » en Meurthe et Moselle ainsi que de nombreuses démarches individuelles. Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme • Développer une activité de commercialisation de paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme ? • L’étude de la concurrence met en lumière la grande variété de l’offre de livraison ou retrait de paniers hebdomadaires : selon leur contenu à l’initiative du producteur ou des consommateurs, selon les cibles, les modalités de paiement, de livraison, selon la fréquence,… qui impliquent pour les producteurs une diversification des tâches et un élargissement de leur champ de compétences. • Avant de se lancer, il donc est recommandé d’effectuer une étude de marché pour développer une offre qui soit la plus adaptée aux attentes des prospects cible • Les producteurs peuvent y retrouver différentes sources de satisfaction : défi technique, vecteur d’échange avec les consommateurs, débouché économique, développement de l’entreprise, diversification des débouchés, reconnaissance sociale,… mais avant de répondre à une sollicitation, plusieurs questions méritent d’être posées • Quels sont les objectifs à atteindre à court/moyen terme ? • Dans quelle stratégie cette démarche s’inscrit-elle ? Y a t il une cohérence avec une démarche régionale ? Nationale ? • Quelles sont les échéances ? Sont-elles réalistes ? • Quels sont les moyens disponibles et nécessaires ? • Quel est le périmètre défini ? • Où s’arrêtent l’implication et le rôle du Conseiller de la Chambre d’agriculture ? Lorsqu’elles sont collectives, ces démarches accompagnées par la Chambre d’agriculture dans les premières années, ont pour vocation à être automnes et vivre grâce à l’engagement des producteurs. • Outils annexes nationaux • Benchmark de la concurrence • Aller plus loin 4

5. Construire un projetÉtape 1 : commercialiser les paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme Étape 1 / commercialiser les paniers hebdomadaires Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme • Objectif : • Identifier la ou les cibles de commercialisation des paniers hebdomadaires et définir une méthodologie de commercialisation ajustée • Comment : • Définir la typologie de la cible • Chez les acteurs en place les commandes groupées représentent de 50 à 100 % du chiffre d’affaire. Le groupe pourra être géographique (habitants d'un quartier, village, lotissement, immeuble), social (membres d'association, club, famille, amis), professionnel (entreprises, CE) … • Il est important de s’assurer de l‘existence d’un réseau de consommateurs sur un territoire restreint • Adapter les outils de commercialisation aux cibles : une prospection active est indispensable pour « recruter un groupe» • Particuliers : envoyer un mailing aux clients actuels • Mairies : Envoyer un mailing à toutes les communes (et relancer au salon des maires) et rencontrer l’association des maires • Comités d’entreprises : • Rencontrer le(s) inter CE (association de comités d’entreprises) • Adopter une politique tarifaire avec un bon rapport qualité / prix • Privilégier les cibles d’entreprises à dominantes féminines • Les « + » • Les salariés peuvent devenir de futurs clients et prescripteurs • Potentiels de clients et de volumes importants • Constituer un fichier prospects • Achat de fichier des entreprises de plus de 50 salariés, partenariat avec la CCI, pages jaunes, fusion des adresses des producteurs… • Suivre les contacts avec le rétro-planning • Définir les quantités à produire selon les cibles envisagées • Outils annexes • Fichier contacts et planning de démarchage • Bon de commande (Alter conso – Nord pas de Calais) • Contrat / convention (modèle Bienvenue à la ferme, à venir) • Conditions générales de vente (cyclo paniers – Dans mon panier bio)(modèle Bienvenue à la ferme à venir) • Aller plus loin 5

6. Construire un projetÉtape 2 : construire une offre Étape 2 / construire une offre Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme • Objectif : • Bâtir une offre cohérente, simple, rapide, efficace et l’appliquer rigoureusement • Le service est un facteur très important dans l'acte d'achat. Prise de commande, paiement, appropriation (livraison/lieu/jour/heure) doivent répondre au besoin de « faire ses courses de base en produits frais, rapidement et efficacement » • Comment : • Définir une gamme de produits large et régulière sur l’année pour fidéliser les clients • Proposer aux consommateurs une diversité optimale de produits à vendre toute l’année avec un plan de production établi pour fournir des légumes variés chaque semaine • Attention : la diversité des productions et des tâches réalisées sur les exploitations agricoles fait du travail, une activité non monotone et complexe • Proposer des produits d’une fraîcheur irréprochable • Ils peuvent provenir d’un ou de plusieurs producteurs • Choisir le format des paniers • Le panier surprise : chaque semaine le consommateur découvre les produits qui composent son panier, principalement définis selon les saisons et les choix productifs du/des producteur(s) • permet à l’agriculteur d’organiser et mieux gérer sa production et cueillette des produits au cours de l’année • Sur commande: la commande du consommateur est prise en amont (Internet, BC) • Ex : certains agriculteurs mettent à disposition sur leur interface Internet un code d’accès spécifique à un comité d’entreprise sur lequel chaque salarié du CE réalise sa commande • Composer les paniers • Dans les paniers, il y a des légumes, quelque fois un fruit ou deux • un corps de produits les plus consommés • un complément de saison • une proposition coup de cœur ou découverte (légumes anciens, variétés)… • En hiver, il est possible de compléter le panier avec un saucisson ou un fromage • Attention pour les œufs, les produits carnés frais,… au respect de la chaîne du froid • De façon ponctuelle il peut être intéressant de compléter l’offre panier avec des commandes de viandes, pain, produits laitiers • Une concertation est possible avec les consommateurs pour définir la gamme • Quantifier les paniers • Il est conseillé de se lancer par la production d’une vingtaine de paniers, pour monter progressivement à 30, 50 voir 70 paniers (le reste de la production peut être vendu sur un marché) 6

7. Construire un projetÉtape 2 : construire une offre Étape 2 / construire une offre Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme • Calibrer les quantités nécessaires • Compter entre 4 kg et 8 kg par panier suivant les produits et le type de panier, une impression d'abondance est à rechercher en jouant sur le volume et le contenant • Il est intéressant de segmenter la proposition en quantité : • Solo 3 à 5 kg, duo 4 à 6 kg, famille 7 à 8 kg • Afin de ne pas lasser le consommateur, le panier doit Bienvenue à la ferme doit compter chaque semaine au minimum 4 à 5 espèces (de 500 à 1kg/espèce) • Penser à mettre une quantité suffisante pour pouvoir cuisiner un plat • Les fruits et légumes qui demandent beaucoup de main d’œuvre (fraise, haricot vert) ne doivent pas être présents trop souvent (300 g peuvent être mis 2 ou 3 fois par saison) • Idée : il est possible de commercialiser des barquettes sur le lieu de retrait • Bâtir le tarif des paniers • Le marché tend à favoriser les prix suivants : • Autour de 10-12 € pour un panier de 3.5-5 kg, • De 15 à 17 € pour un panier entre 6 et 7 kg • Inclure dans le prix public une marge pour la structure de gestion pour rémunérer les frais de communication, fonctionnement, livraison, temps passé,… • Adapter éventuellement la marge selon les paniers • Choisir la fréquence de distribution • Pour pouvoir être agréé Bienvenue à la ferme, il faut être en mesure de fournir des paniers diversifiés semaine après semaine (48 à 50 semaines) • Il est important de ne pas rompre le cycle de livraison, quitte à l’ajuster pendant les congés d’été par exemple mais la rupture du cycle est un risque de perte de clients • Proposer des services consommateurs • Insérer 3 à 5 recettes dans les paniers dont les produits sont à cuisiner : privilégier des recettes simple, rapide et facile à réaliser • Insérer une enquête consommateur dans les paniers pour mesurer la satisfaction • Pour faire le lien avec les consommateur on peut y trouver un petit mot/feuille de chou • S’intégrer au dispositif des coffrets nationaux (option) et bénéficier d’une communication privilégiée • Utiliser le conditionnement prévu dans le catalogue de PLV Bienvenue à la ferme • Proposer une offre packagée avec 4 espèces minimum : • Panier duo : 11 € (prix grand public tout compris) • Panier famille : 16 € (prix grand public tout compris) • Outils annexes nationaux • Fiche recettes (modèle national) • Fiche de présentation de la ferme (modèle national) • Aller plus loin 7

8. Construire un projetÉtape 3 : produire Étape 3 / produire • Quelques éléments techniques • Fournir des légumes variés chaque semaine • L’activité peut être génératrice de stress surtout pour des nouveaux installés. Il est recommandé d’aller vers la commercialisation de paniers, soit de façon très accompagnée soit avec de l’expérience (marchés,..). • Le nombre de semaines de distribution de chaque espèce est déterminé en fonction des périodes de production possibles dans la région, en plein champs et sous abris froids, des possibilités de conservation et des habitudes de consommation. • Importance des cultures précoces et tardives • L’estimation de la surface est obtenue en divisant la quantité nécessaire par le rendement moyen majoré d’un coefficient de 30 % pour les abris et le plein champs. Cette majoration correspond aux pertes souvent importantes sur des petites parcelles et à une marge de sécurité. • Il faut veiller à prendre en compte la perte de clientèle après essais : la formule ne convient pas à tout le monde. • Éviter les ruptures • Une contrainte de la fourniture de paniers de légumes et fruits hebdomadaire est la planification. Avoir de la marchandise de manière constante • Exemple  • 2 ha dont 765m² de serres • 44 variétés en plein champs, 11 variétés sous serre • 80 paniers, 48 semaines de distribution par an, 10 € le petit panier, 15 € le grand Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme • Objectif : • Établir le plan de production pour une diversité optimale des produits toute l’année • L’obligation de produits diversifiés 12 mois par an • Comment : • Être transparent pour le consommateur • Attention à ne pas s’approvisionner chez d’autres producteurs sans informer le consommateur. En cas de problème climatique éventuel il sera impératif de faire une information bien précise aux clients. • Outils annexes nationaux • Exemple du plan de l’Ile de France (Annexe ou télécharger le pdf) 8

9. Construire un projetÉtape 4 : organiser le fonctionnement Étape 4 / organiser le fonctionnement • Bonnes pratiques • La commande ponctuelle / vente gré à gré peut mieux convenir aux producteurs ayant une gamme de produits peu diversifiée • Risque : ne pas vendre tous les paniers préparés • Le système d’abonnement est adapté aux producteurs ayant une gamme de productions large sur l’année • Les paniers sont payés à l’avance, à l’année ou mensuellement - en général par cycles de 4 à 8 semaines - par chèques ou prélèvement automatique. Le système de paiement en ligne tend à se développer surtout dans les initiatives portées par plusieurs producteurs. • La prise de commande s’effectue la plupart du temps via un bon de commande accompagné d’un chèque • Avantage : l’engagement de la clientèle permet de planifier les cultures à 6 mois, notamment les cultures courtes (salades, radis,…) et de sécuriser les débouchés. C’est aussi moins de perte de temps au règlement et un avantage de gestion de la trésorerie. • Inconvénient : gestion des abonnements • En cas de précommande, privilégier le pré-payé. Suite à une commande formulée par les clients, le producteurs livre les paquets 2,3 jours après. Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme • Objectif : • Structurer le fonctionnement • Comment : • En cas de projet collectif Bienvenue à la ferme, créer une structure de commercialisation (association, structure commerciale…) • Chaque agriculteur et exploitation associée établit un contrat de mandat entre la structure et ladite exploitation stipulant que la structure agit pour le compte et au nom de l’exploitant • Il est impératif de partager le travail et rémunérer au plus juste les membres en fonction de leur participation • Un règlement intérieur peut préciser • les modalités de prises de décision • la répartition des tâches entre les membres du groupe de producteurs • les modalités de fonctionnement • les modalités de rémunération • la fréquence des réunions (trimestrielles) • la durée de l’engagement des parties • l’arrivée d’un nouveau produit / producteur / associé • le départ d’un producteur,… • Des réunions de pré-saison, fin de saison entre producteurs sont à prévoir • Prendre les commandes 9

10. Construire un projetÉtape 4 : organiser le fonctionnement Étape 4 / organiser le fonctionnement Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme • Organiser la confection des paniers • Les paniers sont réalisés chez un agriculteur ou dans un local dédié • par un ou plusieurs agriculteurs rémunérés • par un Centre d’Aide par le Travail • Une table suffit mais certains producteurs ont investi dans des plans inclinés qui facilitent la conception des paniers • L’organisation du temps doit être optimisée pour assurer la confection • Plusieurs contenants peuvent être proposés : caissette, sac kraft (ré-utilisable), carton,…  • Le choix du contenant devra être guidé par le coût (de 0, 5 à 1,5 €) , le côté pratique (préhension, transport) et l'esthétique • Le sac consigné est commercialisé 1 € (ex.), il est échangé à chaque passage contre un nouveau sac plein • Les outils de PLV Bienvenue à la ferme (sacs bio dégradables, sacs cabat kraft) sont à commander auprès du relais Bienvenue à la ferme du département • Livrer et distribuer les paniers • La livraison peut être assurée par l’agriculteur lui même, un intermédiaire ou simplement mis à disposition du consommateur en un point de retrait. Dans tous les cas, il est très important d'optimiser et de regrouper les livraisons. • Les lieux de livraison : comités d’entreprise, parking (sortie de travail), boutiques,… • Le choix doit prendre en compte les coûts de distribution : temps et déplacements, amortissement du véhicule, essence • A minima, il est préférable de prévoir un défraiement du transporteur au km • Les paniers peuvent être retirés par le client directement au lieu de stockage • A privilégier si la ferme est située à proximité d’un réseau routier dense • La fréquence de livraison varie de 1 à 2 jours par semaine • Attention : éviter les jours de marchés. Privilégier les livraisons deux fois par semaine (mercredi et vendredi) • Le cas du comité d’entreprise : • La distribution est faite soit par le producteur, soir par le comité d’entreprise • Elle a lieu à jour et heure fixe ce qui nécessite d’être disponible pendant les horaires de travail, plutôt en fin de journée (cueillette le matin et distribution le soir) afin de garantir la fraîcheur des produits • Contraintes liées à la vente sur site : équipements adaptés aux produits frais, présence d’un représentant du CE • Organisation a trouver avec chaque CE : fréquence et horaires de livraison, lieux adaptés, stockage,… 10

11. Construire un projetÉtape 4 : organiser le fonctionnement Étape 4 / organiser le fonctionnement Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme • Le cas du distributeur automatique • Le principe est la mise à disposition des fruits et / ou légumes dans des casiers. Le client, en mettant la monnaie, récupère sa marchandise • Attention, le colis étant considéré comme du pré-emballé, il est impératif de disposer d’un ticket de caisse détaillé dans chaque case. • Il y a également un risque que les produits s’abîment s’ils ne sont pas commandés dans la journée. • Ce système se développe surtout pour les producteurs en mono production. En effet, le dispositif est assez chronophage • Facturer et rémunérer les producteurs (collectif) • Rémunérer les producteurs • Par contrat de dépôt-vente (BA s'ils agissent en leur nom, ou BNC s'ils agissent au nom d'autrui) • Par un contrat de commission (BIC) • Ils peuvent aussi vendre directement leurs produits à l'association qui les revend sans bénéfices ou juste un surplus de prix pour frais de fonctionnement • Le temps passé à la confection, livraison,… devra être rémunéré • Modalités de facturation pour le producteur • Un compte-rendu des ventes régulier (état récapitulatif des ventes) vaut facture de vente pour le producteur (fiche de rétrocession mensuelle des ventes) • Ce compte rendu tient compte des livraisons, des reprises par le fournisseur pour pertes et invendus non commercialisables, des vols et casses et du chiffre d’affaires hors taxes réalisé par les produits du fournisseur • Outils annexes nationaux • Calcul panier type (CA Nord Pas de Calais) • Règlement intérieur (modèle magasins de producteurs) • Contrat de mandat • Fiche de rétrocession mensuelle des ventes • Liste des tâches à répartir (annexe) • Catalogue de PLV BAF (sacs) • Aller plus loin 11

12. Construire un projetÉtape 5 : communiquer Étape 5 / communiquer Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme • Objectif : • Présenter l’offre et la faire connaître auprès des consommateurs • Comment : • Construire le message • Il doit être bien lisible et présenter l’offre clairement : gamme de produits, quantité, prix, fréquence, lieu, heure et jour de livraison • Le message passe essentiellement par des visuels «  faire rêver » • Il est importance de faire figurer le / les producteurs • Il est recommandé de mettre en avant l’aspect « fermier » des paniers, d’expliquer la notion de « producteur fermier » ainsi que la provenance « Locale », « des produits de saison » • Se faire connaître • Organiser une journée porte ouverte : s’appuyer sur l’événementiel Printemps Bienvenue à la ferme par exemple, permet de se faire connaître • Travailler sur le bouche à oreille • Suivi client • Créer une « feuille de chou » pour communiquer sur la production, le contenu des panier et celui de la semaine suivante, les infos pratiques, des explications sur les variétés, des recettes,… • Directement avec le panier • Par e-mail • On constate un fort intérêt de la clientèle pour le système de production et l’activité agricole, pour le fonctionnement de la ferme et de ses principes • Une mini formation client sur les légumes et leur production peut permettre de comprendre et découvrir les méthodes de production et la variété des produits proposés. C’est aussi souvent l’occasion d’acquérir de nouvelles connaissances pour améliorer leur jardin personnel. • Certains clients souhaitent pouvoir participer à un forum (ex. Alter conso) • Des enquêtes consommateurs mise à disposition dans les paniers peuvent permettre de mesurer la satisfaction, les attentes • Outils annexes nationaux • Modèle de communiqué de presse (à venir) • Dépliant national (à venir) • Affiche pour lieu de retrait des paniers (modèle national à venir) 12

13. La réglementation La réglementation • Focus sur le fonctionnement d’une association • Par le biais d'une association loi 1901 qui sert à vendre les produits agricoles, les producteurs vendant leurs propres produits peuvent être rémunérés • via un contrat de dépôt-vente (BA s'ils agissent en leur nom, ou BNC s'ils agissent au nom d'autrui) • ou encore un contrat de commission (BIC). Il n'est alors pas besoin de les salariés. • Ils peuvent aussi vendre directement leurs produits à l'association qui les revend sans bénéfices ou juste un surplus de prix pour frais de fonctionnement. • Le fait d'être une association loi 1901 impose de ne pas rechercher la réalisation de bénéfices, mais, cela n'empêche pas de facturer et même de réaliser des bénéfices dans certains cas : attention alors à l'imposition de l'association qui sera soumise à l'IS. Coffrets gourmands Bienvenue à la ferme • Objectif : • Maîtriser la réglementation liée à la commercialisation de produits de la ferme sous forme de paniers • l’activité envisagée me fera-t-elle entrer dans la pluriactivité avec ses conséquences juridiques, fiscales et sociales ? • ai-je contracté le bon contrat d’assurance ? Il conviendra de s'assurer contre les risques sanitaires ; les risques d’incendie, de vol,… en cas de stockage ; de transport ; • je souhaite employer un ou plusieurs salariés : quelles sont mes obligations ? le bulletin de paie, la convention collective applicable, le registre du personnel à tenir… • suis je en accord avec la réglementation sur le transport de denrées alimentaires ? Pour les denrées périssables, des règles particulières s’imposent ; • si je vends sur Internet ou par correspondance, suis en accord avec la réglementation ? Mise en ligne des Conditions générales de vente, délais de rétractation, … • Comment : • Télécharger la fiche juridique complète • Télécharger la fiche sur la nouvelle réglementation liée à la TVA • Aller plus loin 13

14. AnnexesQuelques outils techniques Liste des tâches à répartir Ex. Contenus de paniers Ex. Données technico économiques (CA Tarn et Garonne) Ex. Quantités à implanter (CA Ile-de-France) Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme 14

15. Liste des tâches à répartir Liste des tâches à répartir Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme 15

16. Exemple de contenus de paniers Exemples de contenus de paniers Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme • Exemple de panier d'hiver • 1kg de carottes, • 1 kg de pommes de terre, • 500g de céleri, • 1kg de poireaux, • 1kg de choux ; • 500g de betterave, • 500 g navets, • 500g d’échalotes, • 160g de mâche. • Exemple de panier d'été • 1 salade verte • 1kg tomates • 600g courgettes • 500g aubergine • 1 concombres • 500g poivrons • 500g carottes • 1 maïs • persil • ail • 500g blettes 16

17. Ex. données technico économiqueChambre d’agriculture du Tarn-et-Garonne Données technico économique Paniers hebdomadaires Bienvenue à la ferme 17

18. Ex. Quantités à implanterChambre d’agriculture d’Ile de France L’exemple a été construit pour 40 à 70 paniers avec les cultures les plus couramment rencontrées dans la région Ile de France - Données : 2005 Télécharger le pdf complet Quantités à implanter Surfaces sous abris nécessaires pour la production de 40 à 70 paniers hebdomadaires à 15 € 18

19. Ex. Quantités à implanter Chambre d’agriculture d’Ile de France Quantités à implanter Surfaces en plein champs nécessaires pour la production de 40 à 70 paniers hebdomadaires à 15 € 19

20. Ex. Quantités à implanter Chambre d’agriculture d’Ile de France Quantités à implanter Surfaces en plein champs nécessaires pour la production de 40 à 70 paniers hebdomadaires à 15 € 20

21. Ex. Quantités à implanter Chambre d’agriculture d’Ile de France Quantités à implanter 21