1 / 55

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN. Memilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai. Indikator:. Alat serta materi yang sesuai diidentifikasi dan dipilih untuk melaksanakan tugas Jumlah dan sumber diperhitungkan secara tepat untuk m enyelesaikan pekerjaan. Tujuan Pembelajaran :.

vita
Download Presentation

MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN Memilihjenispenggandaandokumenyang sesuai Bisnis Manajemen

  2. Indikator: • Alat serta materi yang sesuai diidentifikasi dan dipilih untuk melaksanakan tugas • Jumlah dan sumber diperhitungkan secara tepat untuk menyelesaikan pekerjaan Bisnis dan Manajemen

  3. TujuanPembelajaran: Setelahberdiskusisiswadapat: • Menjelaskanpengertianpenggandaan • Menjelaskanfungsipenggandaan • Menyebutkan Jenis-jenis alat pengganda. • Menyebutkanbagian-bagiandarijenismesinpengganda • Menjelaskanfungsimasing-masingbagiandariberbagaimesinpengganda. • Menjelaskanhal-hal yang harusdiperhatikanuntukmemilihperalatanpengganda Bisnis dan Manajemen

  4. PengertianPenggandaan: • MenurutKamusBesarBahasa Indonesia BalaiPustaka, ditulisartikatapenggandaan, yakni : proses, cara, perbuatanmenggandakan. • Jadikatamenggandakandapatdiartikan, usahamemperbanyakataumelipatkanbeberapa kali dokumen. • Dapatdiartikan pula penggandaandokumen, berartisuatuperbuatanmenggandakanataumemperbanyakdokumensesuaikebutuhandenganmenggunakanalatpengganda. Bisnis dan Manajemen

  5. FungsiPenggandaan • Memberikanpelayananmemperbanyakdokumen, untukpimpinandemikelancarantugasrutin • Memberikanpelayananmemperbanyakdokumen, untukbagian-bagianlainnya • Memberikanpelayananmemperbesarataumemperkeciltulisanataugambar, daridokumen, sesuaikeinginanpimpinan • Bertanggungjawabataspekerjaan yang telahdipercayakanpimpinankepadanya • Memberikanpelayanansesegeramungkinsecara optimal Bisnis dan Manajemen

  6. Jenis-JenisAlatPengganda: • Mesinfoto copy biasa, yakni : suatualatuntukmenyalinkembalidokumenatauilustrasidenganmenggunakancahaya, panas, bahankimia, ataumuatanlistrikstatis. • Mesinrissograph, yakni : mesinpembuat copy untukjumlah yang besardenganmenggunakan master copy, dapatmemperbesardanmemperkecil, sertadapatmerubahwarnasesuaikeinginan. • Mesinstensil, yakni : suatualatpenggandadokumendenganmenggunakan sheet stensil, koreksilak Bisnis dan Manajemen

  7. MesinFoto Copy • Prosesfoto copy dimulaipadasaatdokumenasli yang akandiduplikasikandiletakkanpadapermukaankaca. Kemudiandokumentersebutdisinaridengancahaya yang berjalan. • Bagiankertasputihakanmemantulkancahayalebihbanyakdaripadabagian yang berwarna, untuklebihjelaspelajarilahterlebihdahulubagian-bagiandarimesinfoto copy, sebagaiberikut : Bisnis dan Manajemen

  8. Bagian-BagianMesinFotokopi • Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy Bisnis dan Manajemen

  9. Bagian-BagianMesinFotokopi • Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah Bisnis dan Manajemen

  10. Bagian-BagianMesinFotokopi • Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy Bisnis dan Manajemen

  11. Bagian-BagianMesinFotokopi • Tombol on–off (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin. Bisnis dan Manajemen

  12. Bagian-BagianMesinFotokopi • Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan Bisnis dan Manajemen

  13. Bagian-BagianMesinFotokopi • Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin Bisnis dan Manajemen

  14. Bagian-BagianMesinFotokopi • Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu Bisnis dan Manajemen

  15. Bagian-BagianMesinFotokopi • Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5 Bisnis dan Manajemen

  16. Mesinfoto copy besardilengkapijugabeberapabagianlagi, yakni: • Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy Bisnis dan Manajemen

  17. Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni • Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak Bisnis dan Manajemen

  18. Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni • Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-Misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak Bisnis dan Manajemen

  19. Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni • Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4 Bisnis dan Manajemen

  20. Mesin foto copy kecil (Portable) • Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm) Bisnis dan Manajemen

  21. Mesin foto copy sedang (standar) • Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm) Bisnis dan Manajemen

  22. Mesin foto copy besar • Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis Bisnis dan Manajemen

  23. Mesin Stensil • Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bisnis dan Manajemen

  24. Ada 2 macam mesin stensil Mesin stensil manual Mesin stensil manual dan elektrik Bisnis dan Manajemen

  25. Cara perawatan mesin stensil • Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain. • Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung. • Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah). • Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin • Setelah dibersihkan, pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas. Bisnis dan Manajemen

  26. Memilihjenispenggandaandokumen yang sesuai: • Spesifikasialat/mesin yang dibutuhkandalampenggandaandokumen. dalammemilihperalatanpenggandadokumen, perlumemperhatikanhal-halberikut: • Jumlahsalinan yang dibutuhkan • Jenisdankualitaskertas yang digunakan • Perlutidaknyapenduplikasianwarna • Mesindipergunakanuntukpemakaian yang intensifatau yang biasa Bisnis dan Manajemen

  27. MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN Melakukanpenggandaan Bisnis Manajemen

  28. Indikator: • Dokumendigandakan dan dikumpulkan . • Dokumen digandakan sesuai standar untuk dipresentasikan • Penggandaan dijilid sesuai dengan spesifikasi • Pekerjaan diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan Bisnis dan Manajemen

  29. TujuanPembelajaran: Melalui pengamatan siswa dapat: • Melakukan penggandaan dokumen sesuai petunjuk yang terdapat pada manual book • Mengoperasikan mesin pengganda sesuai dengan fungsi masing-masing bagian dari berbagai mesin pengganda. • Melakukan penjilidan sesuai dengan spesifikasi Bisnis dan Manajemen

  30. PengoperasianMesinFoto Copy • Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON Bisnis dan Manajemen

  31. PengoperasianMesinFoto Copy • Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah Bisnis dan Manajemen

  32. PengoperasianMesinFoto Copy • Dengan menekan tombol pengatur hasil copy. Bisnis dan Manajemen

  33. PengoperasianMesinFoto Copy • Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki Bisnis dan Manajemen

  34. PengoperasianMesinFoto Copy • Tekan tombol cetak (start) Bisnis dan Manajemen

  35. PengoperasianMesinFoto Copy • Jika sudah selesai tekan tombol OFF Bisnis dan Manajemen

  36. Cara pengoperasian mesin stensil 1. Sebelummengetikpada sit stensilsebaiknyahurufpadatutsdibersihkanterlebihdahuludengan sikat kawat halus karena sering kotor terkenaendapanbeaskarbonatautip-eks. 2. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil. 3. Pengetikanpada sit stensilsebaiknyatidakperlu tergesa-gesa. Hal ini dikarenakan kesalahanpengetikanmemangdapatdibetulkandengankoreksi, tetapiakanmenghasilkancetakan yang kurangmemuaskan. 4. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapidenga normal hentakansajasudah cukupuntukmenghasilkancetakan yang baik. Bisnis dan Manajemen

  37. Cara pengoperasian mesin stensil 5. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin. 6. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta. Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master dapat pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas atau dengan pemotong stensil elektronik. 7. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan tangan atau listrik. Bisnis dan Manajemen

  38. PenjilidanDokumen: • Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang besar untuk buku atau diklat. Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples, dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral. Bisnis dan Manajemen

  39. Mesin binding manual • Penggunaan mesin ini lebih praktis, mengingat kemampuan menampung yang besar, karena penjilidan denganmesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan Bisnis dan Manajemen

  40. PenjilidanDokumen: • Mesin Jilid (Binding Machine) Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku, diktat, kalender meja, boolet, dan sebagainya. Berdasarkan jenisnya, mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu: • Mesin penjilid buku • Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring) • Berdasarkan tenaga penggeraknya, mesin penjilid dibagi dua yaitu: • Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia) • Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik) Bisnis dan Manajemen

  41. Cara kerja mesin binding adalah sebagai berikut : • SusunDokumen yang akandijilidsesuainomoratauUrutannya • Tepikertas yang akandijiliddiberilubangsecaraotomatis • Gigiplastikpenjilid spiral dibukakemudiankedalamlubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi • Untukmembukajilidantinggalmembukaseluruhgigiplastikpenjilid Bisnis dan Manajemen

  42. Cara mempergunakan mesin penjilid : • Posisigagang (handle) tegaklurus, kertas yang akandijiliddiratakan, penuntunan kertas diletakkan pada papan kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak sampai menyentuhtepibagiandalam (sekalimelubangi 15 lembar). • Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik dan menekangagangkedepansampaikertasituberlubang, kemudianposisigagangdikembalikantegaklurus. • Plastikpenjiliddipasanpadagigipemegangplastikdengan posisi ujung gigi ring plastik di depan dengan punggungdibelakang. Bisnis dan Manajemen

  43. Cara mempergunakan mesin penjilid : • Gagangdidorongkearahbelakangmesinsecukupnyauntukmembukagigirinplastikpenjilid. • Kertas yang akandijiliddimasukkansecarategaksedemikianrupa agar tiap-tiaplubangkertastepatpadaujunggigi ring plastikpenjiliddengan cover menghadapkedepan. • Kertas yang akandijiliddiletakkanmendatardengan cover dibawahdangagangditarikkembalipadaposisitegaklurushinggaujunggigi ring plastikpenjilidmenutuplagi. • Tariklahkertaslaporan yang barudijilidkeatassampailepas. Bisnis dan Manajemen

  44. Cara pemeliharaan mesin penjilid: • Seluruhpermukaanselaludibersihkansupayatidakmudahberkarat. • Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangidibersihkan • As dan per mesin sesekali diberi pelumas. Bisnis dan Manajemen

  45. MENANGANI PENGGANDAAN DOKUMEN Mendistribusikandokumen Bisnis Manajemen

  46. Indikator: • Dokumen yang sudah lengkap dikirimkan kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan • Dokumen asli disimpan di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya Bisnis dan Manajemen

  47. TujuanPembelajaran: Siswadapat: • Mengirimdokumenkepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan • Menyimpandokumen asli di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya Bisnis dan Manajemen

  48. ProsedurDistribusi • Ada 2 macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu Prosedur distribusi internal dan prosedur distribusi eksternal • Prosedur distribusi internal ditempuh melalui 9 kegiatan, yaitu : Bisnis dan Manajemen

  49. a. Penerimaan Tugaspenerimaansuratdilakukandengan 4 cara : • Mengumpulkandanmenghitungjumlahsurat yang masuk • Menelitiketepatanalamatpengirim • Menggolongkansuratsesuaidenganjenisnya • Menandatangaibuktipenerimaansebagaitandabahwasurattelahditerima Bisnis dan Manajemen

  50. b. Penyortiran • Pekerjaan penyortiran meliputi 3 tugas ; • Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekertaris, karyawan dansurat-suratdinaslainnya • Mengolongkansuratdinaskedalamsuratdinasrutin, suratdinaspentingdansuratdinasrahasia • Memisahkansurat-surat yang memerlukanpenanganankhusus, sepertisurattercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dansebaginya. Mencatatnyadalambukupenerimaantersendiri agar dapatditerimaolehorang yang memengberhak. Bisnis dan Manajemen

More Related