STRATEGINIO PLANAVIMO SISTEMA IR SAVIVALDYBĖS PLĖTROS STRATEGIJOS RENGIMAS

1. EUROPOS SĄJUNGAEuropos socialinis fondas KURKIME ATEITĮ DRAUGE! STRATEGINIO PLANAVIMO SISTEMA IR SAVIVALDYBĖS PLĖTROS STRATEGIJOS RENGIMAS

2. Strateginio planavimo sąvokos. Strateginio planavimo esmė ir tikslai. Strateginio planavimo patirtis užsienio valstybėse. Praktinė užduotis. M. Arimavičiūtė G. Mačys E. Trasauskas Finansų ministerijos mokymo centras, 2007

3. Strateginio planavimo sąvokos

4. Strategija Strategija – tai sprendimų visuma, apibrėžianti institucijos svarbiausius ateities tikslus ir veiksmus bei priemones tiems tikslams pasiekti. Strategija – strateginio valdymo proceso rezultatas

5. Strateginis valdymas Tai nuolatinis, dinamiškas ir nuoseklus procesas, kuriuo remdamasi institucija laiku prisitaiko prie išorinės aplinkos pokyčių ir veiksmingiau panaudoja savo išteklius.

6. Strateginis planavimas Formalizuota sistema, užtikrinanti realizavimą viso strateginio valdymo proceso, kurio metu nustatomos veiklos kryptys ir būdai, kaip efektyviausiai panaudoti turimus ir planuojamus gauti finansinius, materialinius ir žmogiškuosius išteklius misijai vykdyti, numatytiems tikslams pasiekti, taip pat veiklos stebėsena ir atsiskaitymas už rezultatus.

7. Strateginio planavimo dokumentas Tai dokumentas, kuriame pateikiami vienos ar kelių valdymo sričių plėtros strateginiai tikslai, numatomi mechanizmai jiems įgyvendinti ir siektini rezultatai.

8. Valdymo srities plėtros strategija Tai strateginio planavimo dokumentas, kuriame pagal valdymo srities būklės analizę suformuluojami valdymo srities plėtros tikslai ir numatomas jų įgyvendinimas.

9. Strateginis veiklos planas Detalus institucijos veiklosplanavimo dokumentas, kuriame, atsižvelgiant į aplinkos ir išteklių analizę, suformuluoti institucijos misija ir strateginiai tikslai, aprašomos institucijos vykdomos programos ir numatomi finansavimo šaltiniai joms įgyvendinti.

10. Sutrumpintas strateginis veiklos planas Strateginio planavimo dokumentas, kuriame glaustai pateikiamas strateginio veiklos plano turinys: institucijos misija, strateginiai tikslai, vykdomos programos, šių programų tikslai ir siekiami rezultatai.

11. Vyriausybės prioritetiniai strateginiai tikslai Tai kasmet prireikus Vyriausybės nutarimu nustatomos ar tikslinamos svarbiausios atitinkamo laikotarpio veiklos kryptys arba pagrindiniai tikslai

12. Aplinkos ir išteklių analizė Aplinkos analizė (PEST analizė) valdymo srities arba institucijos politinių, ekonominių, socialinių ir technologinių aplinkos veiksnių įvertinimas. Išteklių analizė – valdymo srities arba institucijos turimų žmogiškųjų, finansinių ir materialinių išteklių sudėties, struktūros ir vaidmens analizė.

13. Stiprybių, silpnybių, galimybių ir grėsmių analizė Analizė, kuria apibendrinami ir sujungiami aplinkos ir išteklių analizės rezultatai, suklasifikuojami strategiją lemiantys veiksniai į keturias grupes: stiprybes, silpnybes, galimybes ir grėsmes (SSGG).

14. Institucijos misija Institucijos vadovo suformuoti institucijos paskirtis ir įsipareigojimai, rodantys su institucija susijusius esamus ir numatomus visuomenės poreikius, naudojami tolesniuose institucijos strateginio veiklos plano rengimo etapuose.

15. Institucijos filosofija ir kultūra Institucijos filosofija tai –jos elgesio standartas, nusakantis pagrindines vertybes, lūkesčius ir principus, kuriais naudojasi institucija, siekdama savo tikslų ir vykdydama savo misiją. Institucijos kultūra – tai visuma vertybių, įsitikinimų ir metodų, kuriais remiantis įgyvendinamos valdymo funkcijos ir aptarnaujami klientai.

16. Programa Institucijos programa – strateginio veiklos plano dalis, kurioje nustatyti programos tikslai, uždaviniai, priemonės (įskaitant projektus), vertinimo kriterijai, numatomi asignavimai. Tarpinstitucinės programa – strateginio veiklos plano dalis, kurioje numatytus tikslus ir uždavinius įgyvendina kelios institucijos, veikiančios skirtingose valdymo srityse ir atitinkamas priemones įtraukiančios į savo strateginius veiklos planus.

17. Tikslai Strateginis tikslas – ilgos trukmės tam tikroje valdymo srityje (srityse) užsibrėžtas siekis, rodantis valdymo srities plėtros strategijos (visos strategijos ar atitinkamos jos dalies) arba programos (ar kelių programų) įgyvendinimo planuojamą efektą. Tikslas – per programos ar valdymo srities plėtros strategijos vykdymo laikotarpį užsibrėžtas siekis, paprastai rodantis vieno ar kelių uždavinių įgyvendinimo planuojamą rezultatą.

18. Uždavinys ir priemonė Uždavinys – per nustatytą laikotarpį planuojama veikla, užtikrinanti programos ar valdymo srities tikslo įgyvendinimą. Priemonė ar projektas – užsibrėžto uždavinio įgyvendinimo būdas ir veiksmai, kuriems naudojami žmogiškieji, finansiniai ir materialiniai ištekliai.

19. Vertinimo kriterijus Tai yra rodiklis, suteikiantis informaciją apie institucijos strateginio tikslo (ar valdymo srities plėtros strategijos), programos tikslo ar uždavinio įgyvendinimą.

20. Produkto kriterijus Uždavinio įgyvendinimo vertinimo kriterijus, t. y. materialinis ar intelektinis produktas ir (ar) paslaugos, kurie atsiranda tikslingai naudojant išteklius uždaviniui įgyvendinti.

21. Rezultato kriterijus Programos tikslo pasiekimo vertinimo kriterijus –nauda, kurią, įgyvendinus programą, gauna tiesioginiai programos naudos gavėjai.

22. Efekto kriterijus Institucijos strateginio tikslo arba valdymo srities plėtros strategijos tikslo pasiekimo vertinimo kriterijus– nauda, kurią, įgyvendinus atitinkamą strateginį tikslą, gauna ne tik tiesioginiai programos naudos gavėjai, bet ir kitos grupės.

23. Poveikio vertinimas Sprendimo priėmimo proceso etapas, kurio metu surenkama ir analizuojama informacija, jos pagrindu įtvirtinamas rengiamo projekto įgyvendinimo galimas teigiamas ir/ar neigiamas ilgalaikis ir /ar trumpalaikis poveikis.

24. Sprendimų projektai Sprendimų projektai – norminių teisės aktų projektai, norminių teisės aktų koncepcijų projektai, strateginių sprendimų, strategijų, programų, sutarčių, derybinių pozicijų projektai. Sprendimų projektų rengėjai – savivaldybės institucijos, įstaigos, savivaldybės tarnautojai, darbo grupės, komisijos ir panašiai.

25. Sprendimų projektų poveikio vertinimas Sprendimų projektų poveikio bazinis vertinimas – sprendimo priėmimo proceso etapas, kurio metu atliekama sprendimo projekto įgyvendinimo galimų pasekmių bendro pobūdžio prognozė, argumentuojama, ar tikslinga atlikti išplėstinį vertinimą. Sprendimų projektų poveikio išplėstinis vertinimas – sprendimo priėmimo proceso etapas, kurio metu atliekama išsami, įvairiapusiška padarinių, galinčių atsirasti įgyvendinus pasirinktą sprendimą, prognozė.

26. Strateginio planavimo ir valdymo esmė ir tikslai

27. Strategijos sąvokų įvairovė Yra įvairių požiūrių , skirtingai traktuojančių strategijos sąvokas.Visus šiuos požiūrius galima vadinti strategijos mokyklomis.

28. Mintzberg išskirtos organizacijos strategijos rengimo mokyklos

29. Strategijos reikšmės Atsižvelgiant į situaciją, strategijai galima suteikti šias reikšmes: 1. Planas (plan) – aiški veiksmų, kuriais vadovai siekia numatyti veiklos kryptį seka 2. Manevras (ploy) – tam tikras veiksmas, kuriuo siekiama pergudrauti oponentą ir jį“nuvesti į šalį“ 3. Įprastas elgsenos modelis (pattern) - tam tikras pasikartojantis sąmoningas arba nesąmoningas elgsenos būdas veiksmų grandinėje, kaip nuoseklus elgesio modelis, kuris visada „išlenda“ reikia to ar nereikia 4. Pozicija (position) – priemonės, nustatančios organizacijos padėtį rinkoje, palyginti su konkurentais 5. Perspektyva (perspective) – organizacijos pobūdžio ir raidos koncepcija, apimanti kolektyvines nuomones, siekius ir elgseną, t.y. požiūris į organizacijos vaidmenį ir padėtį

30. Strategijos esmė Strategijos esmę plačiau atskleidžia tokie momentai: 1.Strategija turi apibrėžtą tikslinę orientaciją 2.Neatsiejama strategijos dalis yra priemonės jai įgyvendinti 3.Strategija susiejama su tam tikru vidutinės trukmės (3-7metai) perspektyviniu laiko periodu 4.Strategija formuojama atsižvelgiant į institucijos ištekinį potencialą, kuris lemia institucijos silpnybes ir stiprybes 5.Strategija kuriama atsižvelgiant į institucijos galimybes ir grėsmes jai 6.Strategija yra tuo efektyvesnė, kuo didesnį indėlį įneša į vertės kūrimą 7.Strategija yra tuo efektyvesnė, kuo didesnį konkurencinį pranašumą įgyvendina institucija

31. Strategijos ir politikos santykis Naujoji šalies politinio valdymo funkcija yra ilgalaikio valstybės valdymo strategijos kūrimas. Viešojo sektoriaus strategijos kūrimas ir jos keitimas yra laikomas tarpiniu uždaviniu, priklausančiu ir politikos ir veiklos valdymo lygiams. Savo ruožtu politika gali būti strategijų šaltiniu.

32. Strateginis valdymas Organizacijos strateginiu valdymu laikomas nuolatinis, dinamiškas ir nuoseklus procesas, kuriuo remiantis organizacija laiku prisitaiko prie išorinės aplinkos pokyčių ir efektyviau naudoja išteklius. Strateginio valdymo bendrieji principai ir specifika priklauso nuo organizacijos: Veiklos pobūdžio (produkcijos, paslaugų ar idėjų teikimo) Finansavimo šaltinių (komercinės ar nekomercinės organizacijos) Nuosavybės(valstybės ar privačios organizacijos) Dydžio(mažos ar didelės organizacijos) Diversifikacijos laipsnio (vienos ar kelių veiklos sričių organizacijos)

33. Strateginio valdymo tikslai 1 Nustatyti strateginę kryptį 2 Nustatyti išteklių prioritetus 3 Nustatyti meistriškumo standartus 4 Prisitaikyti prie aplinkos pokyčių 5 Sudaryti objektyvų veiklos kontrolės ir analizės pagrindą

34. Valdymo ciklas: Analizė: aplinkos, išteklų ir SSGG Monotoringas ir kontrolė Nuolatinis veiklos bei programų tobulinimas Strategijos rengimas: misija; strateginiai tikslai; Įgyvendinimas

35. Strateginė analizė Ji apima veiklos rezultatų analizę, aplinkos tendencijų įvertinimą, visuotinai pripažintų vertybių ir organizacijos galių analizę. Išorinė aplinka - tai veiksniai, egzistuojantys už organizacijos ribų, kurių aukščiausio lygio vadovybė per trumpą laiką paprastai negali pakeisti. Vidinė aplinka - tai veiksniai, egzistuojantys pačioje organizacijoje. Aukščiausio lygio vadovybė jų taip pat per trumpą laiką negali pakeisti. Ji formuoja organizacijos pranašumus ir trukumus, aprėpiančius organizacijos atsakomybės ir valdžios struktūrą, vertybes, žmogiškuosius bei finansinius išteklius ir kita.

36. Strategijos kūrimas. Šioje stadijoje parengiamas strateginis planas. Atliekamos šios funkcijas: • patvirtinama organizacijos misija ir vizija; • nustatomos svarbiausios problemos ir tikslai; • nustatomos pagrindinės vertybės; • išskiriamos svarbiausios interesų sritys; • nustatomos ir įvertinamos strateginės alternatyvos, priimami sprendimai. Strateginis planas, įvertinantis organizacijos pranašumus ir trūkumus, yra derinamas su aplinkos grėsmėmis ir galimybėmis. Šioje stadijoje išskiriamos svarbiausios interesų sritys.

37. Strategijos įgyvendinimas. Paprastai šioje stadijoje atliekamos tokios funkcijos: rengiamos strategijos įgyvendinimo programos ir projektai; sudaromas programinis biudžetas; sudaromos darbo grupės; išplėtojami strateginiai žmogiškieji ištekliai; atliekamas valdymas pagal tikslus. Pagrindinės priemonės apima personalo sukomplektavimą, jo įgūdžių tobulinimą, materialių išteklių įsigijimą, infrastruktūros plėtojimą, konsultacinę pagalbą ir finansinių išteklių paskirstymą.

38. Strateginė kontrolė. Šioje stadijoje lyginant numatytus rezultatus su faktiniais kontroliuojama organizacijos strateginė veikla. Atliekamos šios funkcijos: • sukuriama kontrolės sistema, kuri turi laiku pateikti išvadas dėl organizacijos veiklos ir užtikrinti suplanuotų veiksmų įgyvendinimą; • vykdomi analitiniai tyrimai; • nustatoma, ko galima pasimokyti iš organizacijos patirties; • rekomenduojama patikslinti strategiją ir jos įgyvendinimą. Šioje stadijoje nustatoma, ar reikia tikslinti strateginį planą arba kurią nors jo dalį, apriboti arba išplėsti tam tikrus projektus.

39. Strateginio planavimo funkcija Planavimas yra pirminė valdymo funkcija. Jis suformuoja pagrindą likusioms trims funkcijoms. Tik suformavus planą atsiranda galimybė parinkti vykdytojus, suformuoti struktūrą, deleguoti funkcijas ir paskirstyti užduotis, motyvuoti vykdytojus ir jiems vadovauti, užtikrinti komunikaciją tarp vykdytojų, vertinti jų darbo kokybę.

40. Planavimo procesas Kaip galime ten patekti ? Taktika (planai) Ištekliai Kaip sužinoti, ar jau atvykome ? Koordinacija Ataskaitos Sąmata

41. Strateginio planavimo logika Planavimas logiškai susideda iš šių žingsnių: Proceso inicijavimas. Planavimo prielaidų apibrėžimas. Tikslų formulavimas. Alternatyvų identifikavimas. Alternatyvų įvertinimas. Geriausios alternatyvos parinkimas. Atraminių planų formavimas. Plano įgyvendinimas.

42. Strateginio planavimo (valstybės institucijose ir savivaldybėse) privalumai: 1. Galimybė analizuoti ir vertinti valstybės instituciją ar savivaldybę kaip sistemą, siekiant, kad visi jos padaliniai siektų užsibrėžtų tikslų 2. Aiškesnis suvokimas valstybės institucijų ar savivaldybių tikslų ir racionalesnis paskirstymas finansinių materialinių ir darbo išteklių 3. Geresnis koordinavimas valstybės institucijos ar savivaldybės padalinių veiklos ir jos koregavimas, atsižvelgiant į pasikeitimus 4. Geresnė kontrolė siekiant įgyvendinti tikslus ir skatinti valstybės institucijos ar savivaldybės tarnautojus

43. Analitinio strategijos formavimo modelio samprata Analitiniame strategijos rengimo modelyje pirmiausia atliekama veiklos situacijos ir turimų išteklių analizė, tik po to formuluojama vizija, misija ir t.t. Akcentuojama tai, ką organizacija sugeba, o ne bandoma numatyti, ką ji turėtų arba galėtų atlikti.

44. Analitiniam strategijos formavimo modeliui budinga logika Kur mes esame dabar (misija,filosofija, ištekliai,konkurencinė pozicija, veiklos ir rinkos )? Ką norime pasiekti(misija, tikslai strateginės alternatyvos)? Ar galime tai pasiekti (organizacinis potencialas ir ištekliai)? Kokia tinkamiausia strategija (kaip tikslai dera su vadovų ir interesų grupių poreikiais)? Ką reikia daryti nedelsiant?

45. Kūrybinio strategijos formavimo modelio samprata Kitaip negu analitiniame modelyje, kūrybiniame siekiama „atitrūkti“ nuo organizacijos realybės, atpalaiduoti mąstymą, kurti netgi idealizuotą ateities viziją, kuri yra patraukli ir mobilizuojanti, po 25 to grįžtama į objektyviai egzistuojančią organizaciją su jos turimais ištekliais ir bandoma ieškoti būdų, kaip bent priartėti prie šios vizijos.

46. Kūrybiniam strategijos formavimo modeliui budinga logika Kokios organizacijos norime (jos vizija, misija ir filosofija)? Svarbiausios tendencijos, reikšmingos mūsų organizacijos veiklai Dabartinė situacijos analizė (dabartinė misija, vartotojai, rinkos, rodantys, kaip toli esama organizacijos situacija nuo norimos) Organizacijos SSGG analizė norimos vizijos aspektu. Kokie strateginiai tikslai? Kokios galimos strateginės alternatyvos? Kokia strategija geriausiai tinka? Kokių reikia išteklių ir kaip jais apsirūpinsime?

47. Planavimo etapai(pagal K.Kileną) Tikslų iškėlimas. Prielaidų nustatymas. Alternatyvų nustatymas. Geriausios alternatyvos pasirinkimas. Plano sudarymas. Plano vykdymas.

48. Planavimo etapai (pagal G Kuncą, O Donelą) Galimybių įvertinimas. Tikslų nustatymas. Prielaidų įvertinimas. Alternatyvų nustatymas. Alternatyvų palyginimas ir įvertinimas. Veiklos plano pasirinkimas. Pagalbinių planų sudarymas. Biudžeto, kaip skaitmeninės plano išraiškos, sudarymas.

49. Planavimo etapai (pagal M .Meskoną, M Albertą, F. Hedouri) Misijos nustatymas. Tikslų nustatymas. Išorinės aplinkos analizė. Organizacijos vidinių stiprių ir silpnų pusių nustatymas. Strateginių alternatyvų analizė. Strategijos pasirinkimas. Strategijos įgyvendinimas. Strategijos įvertinimas

50. K.Andrews strategijos formavimo konceptualus modelis Aplinkos analizė Vadovų vertybės Esamų tikslų, strategijos ir politikos identifikavimas Pagrindinės strateginės galimybės ir grėsmės Strateginių alternatyvų nustatymas Strateginių sprendimų priėmimas Patvirtinta tikslai, strategija, politika Socialinė atsakomybė Resursų analizė