ARAHAN PERBENDAHARAAN (BAB A, B DAN C)

1. ARAHAN PERBENDAHARAAN (BAB A, B DAN C)

2. Arahan Perbendaharaan adalah arahan-arahan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan di bawah kuasa seksyen 4 Akta Prosedur Kewangan, 1957 (Disemak – 1972) tentang perkara-perkara mengenai tatacara kewangan dan perakaunan dan adalah mengikat semua pegawai perakaunan bagi Pesekutuan dan bagi Negeri-negeri dalam Malaysia

3. Seksyen 4 Akta Prosedur Kewangan 1957 (Disemak 1972) Memperuntukkan bahawa “tiap- tiap pegawai perakaunan adalah tertakluk kepada Akta itu dan hendaklah menjalankan apa-apa kewajipan menyenggara buku dan menyediakan akaun yang ditetapkan oleh atau di bawah Akta itu atau oleh arahan-arahan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan mengenai perkara prosedur kewangan dan perakaunan yang tidak bertentangan dengannya.

4. Dibahagi kepada 3 bab : • 1. BAB A – PROSEDUR KEWANGAN • 2. BAB B – PROSEDUR PERAKAUNAN • 3. BAB C – AUDIT, KEHILANGAN DAN • PROSEDUR HAPUS KIRA • Bermula dari AP 1 hingga AP 328

5. BAB A – PROSEDUR KEWANGAN - Bersifat perihal - Penjelasan prosedur pemberian kuasa oleh badan perundangan bagi perbelanjaan (belanja mengurus atau pembangunan) - Bagaimana perbelanjaan dilakukan - Kuasa dan Kawalan Perbelanjaan - Kumpulan Wang Disatukan - Anggaran Hasil dan perbelanjaan - Anggaran Perbelanjaan Bagi Projek Modal atau Projek Pembangunan - Pindah Peruntukan dan Anggaran Tambahan

6. BAB B – PROSEDUR PERAKAUNAN I – Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (i) Terimaan (ii) Bayaran (iii) Panjar (iv) Kebankrapan (v) Cek dan Draf (vi) Peti Besi atau Bilik Kebal (vii) Pengangkutan Mata Wang

7. II – PERAKAUNAN (i) Penyelenggaraan Akaun (ii) Akaun Amanah (iii) Deposit (iv) Tatacara Pengendalian Akaun Amanah III – PROSEDUR PEROLEHAN BEKALAN PERKHIDMATAN DAN KERJA (i) Pembelian, Tender dan Kontrak (ii) Perabot dan Kelengkapan Pejabat (iii) Percetakan dan Alat tulis

8. BAB C – AUDIT, KEHILANGAN DAN PROSEDUR HAPUS KIRA - Fungsi Jabatan Audit Negara kepada Akaun Awam - Prosedur Kehilangan/Kecurian - Prosedur Hapus Kira/Pelupusan

9. BAB A – PROSEDUR KEWANGAN • I – PENDAHULUAN • (I) KUASA DAN KAWALAN PERBELANJAAN • - Bermula dari AP 4 hingga AP 21 • - Prosedur mengenai pemberian kuasa oleh • badan perundangan bagi perbelanjaan • (mengurus atau pembangunan) dan • bagaimana perbelanjaan tersebut dilakukan • dengan tertakluk kepada kawalan • Perbendaharaan • - Contoh ; AP 13 – Kawalan Perbendaharaan • atas perbelanjaan wang awam Persekutuan • oleh Pegawai Pengawal boleh dijalankan • pada tiga peringkat iaitu :

10. (i)Merangka dan mengemukakan cadangan dan kelulusannyaoleh Perbendaharaan (ii) Pelaksanaan atau pentadbiran sesuatu program/ projek (iii) Peringkat Audit dan Laporan (II) KUMPULAN WANG DISATUKAN - Bermula dari AP 22 hingga 28 AP 22 – segala hasil yang diterima perlu dimasukkan dalam Kumpulan Wang Disatukan - Kerajaan boleh juga memegang wang amanah dan diakaunkan dalam Akaun Amanah Disatukan - Kerajaan boleh memegang wang sebagai pinjaman (yang perlu dibayar balik) dan diakaunkan dalam Akaun Pinjaman Disatukan

11. AP 23 – Wang Amanah boleh dikategorikan kepada (a) Wang Awam yang Kerajaan tidak berhak mendapat faedah sebagai empunya. - dipecahkan kepada 3 jenis (b) Wang Awam yang Kerajaan berhak mendapat faedah sebagai empunya tetapi yang telah diuntukkan oleh Badan Perundangan. - dipecahkan kepada 3 jenis II – ANGGARAN (I) ANGGARAN HASIL DAN PERBELANJAAN - Bermula dari AP 29 hingga AP 42 (termasuk yang telah dimansuhkan)

12. Contoh : AP 29 – Penyediaan Anggaran Perbelanjaan dan Hasil oleh Pegawai Pengawal AP 34 – Anggaran Perbelanjaan disediakan seberapa tepat yang boleh (amaun yang sebenarnya yang dijangka dan dibelanjakan) AP 35 – Setiap Maksud Perbelanjaan hendaklah dipecahkan mengikut Program dan Aktiviti serta Kod Objek Am Contoh Kod Objek Am ialah 10000 – Emolumen, 20000 – Perkhidmatan Dan Bekalan, 30000 – Aset, 40000 – Pemberian Dan Kenaan Tetap dan 50000 - Perbelanjaan Lain

13. (II) ANGGARAN PERBELANJAAN BAGI PROJEK MODAL ATAU PROJEK PEMBANGUNAN - Bermula dari AP 43 hingga AP 47 - Contoh AP 43 : Bagi perbelanjaan pembangunan, jika projek itu akan mengambil masa lebih daripada satu tahun untuk disempurnakan, peruntukan yang dimasukkan dalam Anggaran bagi sesuatu tahun itu tidak boleh lebih dari amaun wang yang dijangka akan dibelanjakan dalam tahun itu. Walau bagaimanapun hendaklah juga ditunjukkan jumlah anggaran harga projek, jumlah anggaran Rancangan Lima Tahun Semasa, amaun sebenarnya yang telah dibelanjakan setakat mana akaunnya telah disempurnakan dan amaun yang dijangka akan dibelanjakan pada tahun semasa.

14. (III) PINDAH PERUNTUKAN DAN ANGGARAN TAMBAHAN - Bermula dari AP 48 hingga AP 52 - Berkaitan dengan Perubahan Jawatan Awam - Contoh AP 48 : Tiada apa-apa perubahan tentang jawatan awam yg diperuntukkan di bawah sesuatu Maksud Perbelanjaan Anggaran Persekutuan boleh dibuat, sama ada dengan menambah atau mengurang bilangan atau mengubah tangga gaji gred jawatan yang ditunjukkan itu, melainkan kelulusan Perbendaharaan telah didapati terlebih dahulu. Kelulusan itu hendaklah dinyatakan dengan suatu Waran Perjawatan.

15. BAB B – PROSEDUR PERAKAUNAN I – MENGAWAL TERIMAAN DAN BAYARAN DAN MENYIMPAN WANG AWAM (I) AM - Bermula dari AP 53 hingga AP 59 - AP 53 – berkaitan dengan Tanggungjawab Pegawai Pengawal iaitu melaksanakan kewajipan kewangan pejabat masing-masing : (a) Tanggungjawab memungut wang awam (b) Menyimpan wang awam dengan selamat (c) Bertanggungjawab terhadap laporan akaun (d) Sebarang perwakilan kuasa mestilan secara bertulis

16. AP 54 : Pegawai Pengawal dikehendaki mengawal perbelanjaan - Mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi peruntukan - Jika perbelanjaan telah melebihi peruntukan, suatu laporan lengkap perlu disediakan oleh Pegawai Pengawal kepada Perbendaharaan AP 55 : Perbelanjaan Darurat - Boleh dilakukan demi kepentingan perkhidmatan Awam dengan kadar segera dan masa tidak mengizinkan bagi mendapat kebenaran secara biasa - Perlu mendapat kelulusan segera dari Perbendaharaan dengan mengemukakan laporan lengkap

17. AP 56 : Berkaitan dengan Tarikh Pembayaran AP 57 : Pengawasan atas perbelanjaan - Tidak boleh sewenang-wenangnya meluluskan sebarang penambahan harga hanya untuk menyempurnakan perolehan AP 58 : Pembayaran yang memerlukan kebenaran khas - Hanya boleh dipertimbangkan dengan syarat jabatan mempunyai baki peruntukan dalam tahun bayaran itu kena dibayar AP 59 : Pembayaran bagi barang-barang dan perkhidmatan yang dibekalkan dengan suci tidak boleh ditahan

18. - Pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang atau perkhidmatan yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada Kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh Pegawai Kerajaan yang bertanggungjawab. - Jika Perbendaharaan berpuashati bahawa suatu tanggungan kontrak telah dilakukan, tetapi berpendapat bahawa seseorang pegawai mungkin telah bersalah pada melakukannya, bil itu hendak lah dibayar segera. - Pegawai berkenaan hendaklah segera menghantar laporan tidak lewat dari 60 hari

19. (II) TERIMAAN - Bermula dari AP 60 hingga AP 91 Contoh : AP 60 : Borang Resit - Resit mesti dikeluarkan semasa urusan dibuat dan diserahkan kepada pembayar - Bagi terimaan wang melalui pos, resit hendaklah dikeluarkan pada hari itu juga AP 61 : Memberitahu orang awam - Orang hendaklah diberitahu bahawa mereka hendak lah meminta resit bagi semua wang yang dibayar AP 62 : Meminda sesuatu resit adalah dilarang - Semua resit yang telah rosak hendaklah dibatal dan disimpan

20. AP 63 : Berkaitan dengan Kaunterfoil AP 64 : Hasil Yang Dipungut Dengan Setem AP 65 : Tanggungjawab Pemungut - Tanggungjawab Pemungut Wang Awam untuk menyimpan resit dengan selamat AP 66 : Menyimpan dan mengeluarkan resit yang belum diguna - Mestilah disimpan dalam stok, dikunci dengan selamat di bawah kawalannya sendiri atau di bawah kawalan seorang pegawai kanan yang tidak menyediakan resit atau membuat pungutan. - Pegawai hendaklah mengeluarkan stok resit yang hendak digunakan sahaja

21. AP 67 : Daftar Borang Hasil - Menunjukkan semua stok resit dan lesen yang diterima dan yang telah dikeluarkan AP 68 : Menyimpan selamat buku resit - Resit hendaklah disimpan ditempat yang dikunci dengan selamat AP 69 : Kebenaran bertulis untuk menerima wang - Pegawai yang memungut wang mestilah telah diberi kebenaran khusus secara bertulis AP 70 : Dua pegawai dikehendaki bagi mengeluarkan resit - Resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima wang dan disahkan oleh seorang pegawai lain

22. (III) BAYARAN - Bermula dari AP 92 hingga AP 110 Contoh : AP 92 (b) (i) & (ii) : Tanggungjawab bagi perbelanjaan yang tidak dibenarkan - Pegawai yang memberi kebenaran sesuatu belanja tanpa kuasa yang sepatutnya akan dipertanggung jawabkan kepadanya AP 93 : Awasan sebelum membayar bil - Semua pembayaran mestilah tidak melebihi peruntukan yang diluluskan

23. AP 95 : Buku Vot - Pegawai Pengawal hendaklah menyelenggara sebuah Buku Vot yang menunjukkan dengan jelas tiap-tiap program dan aktiviti mengikut kumpulan wang yang berkenaan. AP 97 (a) : Pembayaran dengan ce berpalang - Semua bayaran (kecuali yang dibuat dengan wang runcit/gaji & elaun/rekupan wang runcit) hendaklah dibuat dengan menggunakan cek berpalang AP 97 (d) : Pembayaran dengan wang runcit - Amaun telah dinaikkan sehingga tidak melebihi RM500 - Di KUIM masih < RM100

24. AP 99 (f) : Baucar tidak boleh dibuat atas nama lebih daripada satu orang AP (g) : Pembayaran kepada orang lain daripada yang dinamakan dalam baucar - Surat kuasa yang membenarkannya mestilah dilampirkan AP 100 (a) : Tuntutan perjalanan pegawai awam - Tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10 haribulan dalam bulan yang berikutnya. AP 103 (a) : Bil hendaklah dibayar dengan segera - Dalam masa sebulan mestilah selesai dibuat pembayaran

25. (IV) PANJAR - Bermula dari AP 111 hingga AP 113 - Contoh : AP 111 : Membenarkan panjar (V) KEBANKRAPAN - Hanya AP 114 : Wang yang kena dibayar pada penghutang yang mati (VI) CEK DAN DRAF - Bermula dari AP 115 hingga AP 124 - Contoh : AP 115 : Pemeriksaan stok cek - pemeriksaan mesti dibuat bagi memastikan cek tidak hilang

26. AP 116 : Penyimpanan stok cek - mana-mana stok cek yang tidak digunakan hendak lah disimpan dalam peti besi yang kuncinya dipegang oleh seorang pegawai. AP 117 : Tempoh laku cek - Hendaklah dicetak “Laku dalam tempoh hanya tiga bulan dari tarikh” AP 118 : Cek yang tidak diserahkan dalam tempoh 3 bulan hendaklah disifatkan sebagai terbatal AP 119 : Menandatangani cek - Mestilah pegawai yang telah diberi kuasa

27. (VII) PETI BESI ATAU BILIK KEBAL - Bermula dari AP 125 hingga AP 135 - Contoh : AP 125 : Peti Besi atau Bilik Kebal Perbendaharaan - Hanya peti besi atau bilik kebal yang kukuh yang mempunyai kunci berasingan atau menggunakan kunci berkombinasi boleh digunakan bagi menyimpan wang awam. AP 126 : Penyimpanan selamat wang tunai, cek dsb - (a) semua wang tunai,cek,stem dsb yang berharga hendaklah disimpan dalam peti besi atau bilik kebal dengan seberapa segera.

28. AP 128 : Bilik Kebal - Kunci bilik kebal hendaklah disimpan oleh dua orang pegawai yang berasingan. AP 129 : Penyimpanan anak kunci - Pemegang anak kunci adalah bertanggungjawab menyimpan kunci dengan selamat dan jika didapati cuai, tindakan tatatertib akan diambil ke atasnya. AP 133 : Penyimpanan barang-barang persendirian - Penyimpanan barang-barang persendirian adalah tidak dibenarkan kecuali setelah mendapat kelulusan Perbendaharaan

29. (VIII) PENGANGKUTAN MATA WANG - Bermula dari AP 136 hingga AP 137 - Contoh : AP 136 : Pengangkutan Mata Wang AP 137 : Tanggungjawab bagi wang tunai dalam perjalanan

30. II – PERAKAUNAN (I) AM - Bermula dari AP 138 hingga AP 140 - Contoh : AP 138 : Kewajipan Akauntan Negara AP 139 : Kewajipan Akauntann Jabatan Mengakaun Sendiri (II) PENYELENGGARAAN AKAUN - Bermula dari AP 141 hingga AP 150 - Contoh :

31. AP 141 : Cara penyenggaraan akaun Perbendaharaan AP 150 : Pemusnahan buku akaun dan rekod kewangan (III) AKAUN AMANAH - Bermula dari AP 151 hingga AP 155 - Contoh : AP 155 : Wang Lebihan dan penutupan Akaun Amanah (IV) DEPOSIT - Bermula dari AP156 hingga AP 163 - Contoh :

32. AP 158 : Tanggungjawab Pegawai Pengawal atas Pemulangan Deposit AP 162 : Deposit yang tidak dituntut hendaklah diwartakan (V) TATACARA PENGENDALIAN AKAUN AMANAH - Bermula dari AP 164 hingga AP 165

33. III – PROSEDUR PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA (I) AM - Bermula AP 166 hingga AP 167 - Contoh ; AP 166 : Pihak Berkuasa Pusat Bagi Perolehan Kerajaan - Perbendaharaan adalah pihak berkuasa pusat bagi perolehan Kerajaan sama ada di Malaysia atau di luar negara. (II) PEMBELIAN, TENDER DAN KONTRAK - Bermula dari AP 168 hingga AP 236

34. - Dipecahkan kepada sub topik iaitu : (a) Perolehan Kerja (b) Perolehan Perkhidmatan (c) Lembaga Perolehan - Contoh : AP 169.1 : Kajian pasaran dalam perolehan - Menjadi kewajipan setiap pegawai yang mengurus kan perolehan untuk membuat kajian pasaran utk menyemak barang yang dibeli itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan. AP 169.2 : Keutamaan kepada barang buatan tempatan - Keutamaan hendaklah diberikan kepada barang buatan tempatan dgn syarat-syarat yang telah ditetapkan.

35. AP 170 : Sebutharga AP 170.1 : Bekalan bernilai tidak melebihi RM200 ribu AP 171.1 : Perolehan melebihi RM200 ribu dipelawa secara tender AP 172.1 : Tender hendaklah diberi publisiti AP 173.2 : Pembelian Darurat - Pembelian yang perlu dibuat segera atau serta-merta di mana kelewatan perolehan akan memudaratkan dan menjejas perkhidmatan dan kepentingan awam. AP 175 : Deposit Tender

36. AP 178.1 (a) : Kontrak Pusat Perbendaharaan AP 184 : Pendaftaran Kontraktor AP 190 : Perolehan Perkhidmatan AP 192 : Perlantikan Ahli Lembaga Perolehan AP 197 : Urusan Pembukaan Tender/Sebutharga AP 200.3 Wang Tahanan AP 200.4 Tempoh Tanggungan Kecacatan AP 202 : Arahan Perubahan Kerja

37. (III) PERABOT DAN KELENGKAPAN PEJABAT - Bermula dari AP 286 hingga AP 291 - Merangkumi pembelian dan penyenggaraan peralatan pejabat (IV) PERCETAKAN DAN ALAT TULIS - Bermula dari AP 292 hingga AP 300 - Contoh; AP 295 : Perolehan Percetakan - Perolehan percetakan yang bernilai tidak melebihi RM 50 ribu hendaklah dibuat secara sebutharga dgn Syarikat Percetakan yang berdaftar dengan Kem Kewangan.

38. BAB C – AUDIT, KEHILANGAN DAN PROSEDUR HAPUSKIRA I – AUDIT - Bermula dari AP 301 hingga AP 313 - Contoh : AP 301 – 303 : Tanggungjawab Pegawai Pengawal AP 304 : Laporan Tahunan Ketua Audit Negara AP 305 : Kuasa Ketua Audit Negara AP 307 : Akaun hendaklah dikemukakan untuk diaudit

39. AP 311 : Pemeriksaan mengejut pungutan hasil, wang tunai, baki bank, setem dan rekod kewangan II – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA - Bermula dari AP 314 hingga AP 328 - Contoh : AP 315 : Melaporkan kehilangan kepada polis AP 316 : Laporan Awal AP 320 : Penahanan kerja pegawai yang bertanggung jawab atas kehilangan

40. AP 323 : Hapus kira dan syor surcaj AP 325 : Mendapatkan surcaj di bawah Seksyen 21 Akta Prosedur Kewangan

41. SEKIAN DAN SELAMAT BERJAYA